PAGE工商銀行檔案管理制度一、總則（一）目的為加強中國工商銀行（以下簡稱“本行”）檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在本行經營管理、業(yè)務發(fā)展和歷史研究等方面的作用，依據國家有關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本行實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本行各級機構、各部門及全體員工在各項業(yè)務活動中形成的具有保存價值的各種載體形式的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本行檔案實行集中統(tǒng)一管理，由各級檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則檔案應如實反映本行各項業(yè)務活動的真實情況，不得篡改、偽造檔案內容。3.完整性原則應全面收集、整理本行在業(yè)務活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要文件和信息。4.保密性原則嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及本行商業(yè)秘密、客戶信息等敏感內容的檔案，采取有效的保密措施，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則檔案管理應便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的利用效率，滿足本行經營管理和業(yè)務發(fā)展的需要。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門1.總行檔案管理部門負責制定全行檔案管理制度、規(guī)劃和標準，指導和監(jiān)督各級機構檔案管理工作；集中管理總行機關及部分重要檔案；組織開展檔案鑒定、銷毀等工作；提供檔案信息服務。2.分行檔案管理部門貫徹執(zhí)行總行檔案管理制度，結合本地實際情況制定具體實施細則；負責本分行機關及轄屬機構檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作；定期向總行檔案管理部門報送檔案管理工作情況。3.支行檔案管理部門負責本支行檔案的日常管理工作，按照上級要求做好檔案的收集、整理、歸檔和保管等工作，確保檔案的安全和完整。（二）各部門職責1.業(yè)務部門負責本部門業(yè)務活動中形成檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交至檔案管理部門；配合檔案管理部門做好檔案的鑒定和利用等工作；指定專人負責檔案管理工作，確保檔案工作與業(yè)務工作同步進行。2.綜合管理部門協(xié)助檔案管理部門做好綜合性檔案的管理工作；負責本部門形成檔案的整理和歸檔；在檔案管理部門的指導下，做好本部門檔案的日常維護和保管工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案包括本行在行政管理、黨群工作、業(yè)務經營等活動中形成的各類文件、通知、報告、決議、合同、協(xié)議等。2.業(yè)務檔案涵蓋公司金融業(yè)務、個人金融業(yè)務、信貸業(yè)務、風險管理、財務管理、運營管理等各項業(yè)務活動中形成的業(yè)務記錄、客戶資料、交易憑證、審批文件等。3.科技檔案涉及本行信息系統(tǒng)建設、軟件開發(fā)、硬件設備維護等方面形成的技術文檔、圖紙、數據等。4.聲像檔案包括本行在重大活動、會議、調研等過程中形成的照片、錄音、錄像等資料。5.電子檔案以電子形式存在的各類文件、數據、報表等，與紙質檔案具有同等效力。（二）收集要求1.各部門應按照檔案管理部門的要求，及時收集本部門在業(yè)務活動中形成的檔案，確保檔案的齊全完整。2.收集的檔案應保持原始材料的真實性和完整性，不得隨意涂改、剪裁或丟失。3.對于重要業(yè)務檔案，應實行雙套制管理，即同時保存紙質檔案和電子檔案，并確保兩者內容一致。（三）整理方法1.文書檔案按照年度保管期限機構（問題）分類法進行整理。將每年形成的文書檔案按照保管期限分為永久、定期（30年、10年），然后按照機構或問題進行排列，編制歸檔文件目錄。2.業(yè)務檔案根據不同業(yè)務類型，按照業(yè)務流程和時間順序進行整理。例如，信貸業(yè)務檔案可按照貸款申請、調查、審批、發(fā)放、回收等環(huán)節(jié)進行分類整理；客戶檔案可按照客戶類別、開戶時間等進行排列。3.科技檔案按照項目階段文件類型進行整理。將科技項目檔案按照項目名稱進行分類，每個項目再按照項目實施階段（如可行性研究、設計、開發(fā)、測試、驗收等）進行排列，最后按照文件類型（如技術文檔、圖紙、測試報告等）進行細分。4.聲像檔案按照時間順序或主題進行整理，并配以文字說明。照片檔案應注明拍攝時間、地點、人物、事件等信息；錄音、錄像檔案應標注錄制內容、時間、地點等。5.電子檔案按照電子文件的類別、年度、保管期限等進行分類存儲，并建立相應的索引和目錄，便于檢索和利用。四、檔案的保管（一）保管場所1.總行、分行應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案密集架、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。2.支行應根據實際情況，設置相對獨立的檔案保管區(qū)域，保證檔案存放環(huán)境符合要求。（二）保管要求1.檔案應按照分類方案進行有序存放，便于查找和利用。2.定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的數量和質量。如發(fā)現檔案有損壞、丟失等情況，應及時采取措施進行處理。3.對電子檔案應進行定期備份，備份數據應存儲在不同的介質上，并異地存放，防止數據丟失。4.嚴格控制檔案庫房的溫度、濕度，保持庫房清潔衛(wèi)生，防止檔案受到自然因素的損害。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據國家有關法律法規(guī)和本行檔案管理制度，對已超過保管期限的檔案進行鑒定，確定其是否仍具有保存價值。2.鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、嚴格把關的原則，確保鑒定結果的科學性和準確性。（二）鑒定組織1.總行成立檔案鑒定工作領導小組，由分管行長擔任組長，檔案管理部門、業(yè)務部門、審計部門等相關人員組成。負責全行檔案鑒定工作的組織領導和決策。2.分行、支行相應成立檔案鑒定工作小組，負責本機構檔案鑒定工作的具體實施。（三）鑒定方法1.逐卷（件）審查檔案內容，分析其歷史價值、現實利用價值和法律憑證作用。2.參考檔案的保管期限、業(yè)務活動的重要程度、文件的形成背景等因素，綜合判斷檔案是否需要繼續(xù)保存。（四）銷毀程序1.經鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，詳細列出檔案的名稱、文號、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊經檔案鑒定工作領導小組或工作小組審核批準后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實性和徹底性。監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上簽字確認。4.檔案銷毀后，應將銷毀情況記錄在案，永久保存。六、檔案的統(tǒng)計與檢索（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應建立健全檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理編目、保管利用等情況進行統(tǒng)計。2.定期編制檔案統(tǒng)計報表，向上級檔案管理部門和本行相關領導報送檔案管理工作情況，為檔案管理決策提供依據。（二）檢索工具1.建立完善的檔案檢索體系，編制多種檢索工具，如檔案目錄、索引、指南等，方便檔案的查找和利用。2.利用現代信息技術，開發(fā)電子檔案檢索系統(tǒng)，實現檔案信息的快速檢索和查詢。七、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和本行檔案管理制度，確保檔案利用工作的合法性和規(guī)范性。2.服務為本原則以滿足本行經營管理和業(yè)務發(fā)展需要為出發(fā)點，積極為利用者提供優(yōu)質、高效的檔案信息服務。3.保密安全原則在檔案利用過程中，嚴格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露，維護本行的商業(yè)秘密和客戶信息安全。（二）利用范圍1.本行內部人員因工作需要查閱、借閱檔案，用于業(yè)務辦理、決策支持、歷史研究等。2.外部單位因法律法規(guī)要求或與本行合作需要，在履行相關手續(xù)后，可查閱、借閱本行部分檔案。（三）利用程序1.本行內部人員利用填寫檔案查閱、借閱申請表，注明利用目的、檔案名稱、文號等信息，經所在部門負責人審批后，提交檔案管理部門。檔案管理部門根據申請內容，審核是否符合利用條件。如符合條件，安排專人提供檔案查閱或借閱服務，并做好登記記錄。查閱檔案應在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出。如需借閱檔案，應按照規(guī)定的借閱期限及時歸還。2.外部單位利用外部單位應向本行提交正式的查閱、借閱申請函，說明利用目的、所需檔案內容等，并加蓋單位公章。本行相關部門對外