PAGE銀行業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)銀行業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，為銀行業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)、管理決策、風(fēng)險(xiǎn)防控等提供有力支持，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及銀行業(yè)相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本行各級(jí)機(jī)構(gòu)及全體員工在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)中形成的各類檔案，包括但不限于會(huì)計(jì)檔案、信貸檔案、業(yè)務(wù)合同檔案、人事檔案、行政檔案等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映銀行業(yè)務(wù)活動(dòng)和管理過(guò)程的實(shí)際情況。2.完整性原則：確保檔案資料的齊全、完整，不遺漏重要信息。3.安全性原則：采取有效措施保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失、泄露。4.規(guī)范性原則：檔案的形成、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。5.時(shí)效性原則：及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行整理、歸檔，確保檔案信息的時(shí)效性和可用性。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)本行檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。制定和完善檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。集中管理各類重要檔案，定期對(duì)檔案進(jìn)行整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用服務(wù)。2.各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案的真實(shí)、完整和規(guī)范。配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。按照規(guī)定的范圍和程序查閱、利用本部門業(yè)務(wù)檔案。3.檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、裝訂、編目、上架、保管等。維護(hù)檔案管理系統(tǒng)，確保檔案信息的準(zhǔn)確錄入和安全存儲(chǔ)。為檔案利用者提供服務(wù)，辦理檔案查閱、借閱、復(fù)制等手續(xù)。二、檔案的形成與收集（一）檔案形成要求1.銀行業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類文件、資料、記錄等，應(yīng)按照規(guī)定的格式、內(nèi)容和簽署要求及時(shí)形成，確保字跡清晰、內(nèi)容完整、手續(xù)齊全。2.電子文件應(yīng)符合電子檔案管理的相關(guān)要求，具備可識(shí)別、可讀取、可長(zhǎng)期保存的格式，并進(jìn)行有效的電子簽名或數(shù)字認(rèn)證。（二）收集范圍1.會(huì)計(jì)檔案：包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)等。2.信貸檔案：涵蓋客戶基本資料、借款合同、擔(dān)保合同、貸前調(diào)查資料、貸后管理資料等。3.業(yè)務(wù)合同檔案：各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議及其相關(guān)附件。4.人事檔案：?jiǎn)T工個(gè)人基本信息、履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等資料。5.行政檔案：本行行政公文、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度等。6.其他檔案：如審計(jì)檔案、紀(jì)檢檔案、科技檔案、宣傳檔案等。（三）收集流程1.各業(yè)務(wù)部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)對(duì)形成的檔案資料進(jìn)行收集、整理，確保資料齊全、完整。2.對(duì)于跨部門形成的檔案，由主辦部門負(fù)責(zé)牽頭收集，相關(guān)部門予以配合。3.收集的檔案資料應(yīng)進(jìn)行初步核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與相關(guān)人員溝通解決，確保檔案的質(zhì)量。三、檔案的整理與立卷（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（二）整理方法1.分類按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等因素進(jìn)行分類。例如，會(huì)計(jì)檔案可按年度、保管期限分類；信貸檔案可按客戶類別、貸款品種分類。建立科學(xué)合理的分類體系，確保各類檔案分類清晰、層次分明。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)方法應(yīng)便于記憶和查詢，例如采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字相結(jié)合的編碼方式。3.裝訂對(duì)紙張檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式，保持文件的原貌。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。目錄應(yīng)打印或書寫清晰，一式多份，分別存放于檔案庫(kù)、檔案管理部門和利用部門。（三）立卷要求1.按照立卷原則和方法，將具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組合成案卷。2.案卷應(yīng)大小適中，厚度適宜，一般不超過(guò)2厘米。3.同一案卷內(nèi)的文件材料應(yīng)按照一定的順序排列，如時(shí)間順序、重要程度等。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、通風(fēng)設(shè)備、防蟲藥品投放裝置等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，嚴(yán)禁存放易燃、易爆、腐蝕性物品。（二）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、20年、30年等。2.具體檔案的保管期限按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)、銀行業(yè)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及本行實(shí)際情況確定。例如，會(huì)計(jì)憑證保管期限為30年，年度財(cái)務(wù)報(bào)告保管期限為永久。（三）保管措施1.對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類存放，建立檔案存放索引，便于查找和管理。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。4.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全保密教育，嚴(yán)格遵守檔案保管的各項(xiàng)規(guī)定，防止檔案丟失、泄露等事故發(fā)生。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的真實(shí)性、完整性和有效性。2.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素進(jìn)行綜合鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定鑒定標(biāo)準(zhǔn)、組織鑒定工作、提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.定期鑒定：每年定期對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.專項(xiàng)鑒定：根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展、法律法規(guī)變化等情況，對(duì)特定類型的檔案進(jìn)行專項(xiàng)鑒定。3.綜合評(píng)估：對(duì)檔案的內(nèi)容、形式、價(jià)值等進(jìn)行全面評(píng)估，結(jié)合利用情況，判斷檔案是否仍有保存必要。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號(hào)、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定工作小組審核簽字后，報(bào)本行分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門共同監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀后的檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。六、檔案的利用（一）利用范圍1.本行內(nèi)部員工因業(yè)務(wù)工作需要查閱、借閱檔案。2.外部有權(quán)機(jī)關(guān)依法查閱、查詢本行檔案。3.其他經(jīng)本行批準(zhǔn)的單位或個(gè)人因特定事由查閱、利用本行檔案。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可在檔案管理部門指定的場(chǎng)所查閱檔案原件或復(fù)印件。2.借閱：因工作需要確需借出檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時(shí)間。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可為其提供檔案復(fù)印件，但應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用流程1.申請(qǐng)：檔案利用者填寫檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、檔案名稱、編號(hào)、利用方式等內(nèi)容。2.審批：申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)利用范圍和規(guī)定進(jìn)行審批，對(duì)于涉及重要檔案或敏感信息的利用申請(qǐng)，應(yīng)報(bào)本行分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.辦理：檔案管理部門根據(jù)審批意見，為利用者辦理查閱、借閱、復(fù)制等手續(xù)，并提供相應(yīng)的服務(wù)。4.歸還：借閱檔案到期后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案。檔案管理部門對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與借閱人員溝通解決。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的銀行業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，提升檔案信息的共享程度和利用價(jià)值。（二）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入，支持多種格式文件的上傳。2.檢索查詢：提供靈活多樣的檢索方式，如按關(guān)鍵詞、日期、編號(hào)等進(jìn)行檢索，快速定位所需檔案。3.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全和合理利用。4.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案的數(shù)量、類型、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.備份存儲(chǔ)：定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全可靠。（三）數(shù)據(jù)管理1.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化數(shù)據(jù)的質(zhì)量管理，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和一致性。2.建立數(shù)據(jù)更新機(jī)制，及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行更新維護(hù)。3.做好數(shù)據(jù)安全防護(hù)工作，采取加密、防火墻、入侵檢測(cè)等技術(shù)手段，防止數(shù)據(jù)泄露和被篡改。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.本行內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行定期審計(jì)和監(jiān)督檢查。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各業(yè)務(wù)部門檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督和指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的形成、收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案管理工作的質(zhì)量和效率，如檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。3.檔案管理人員的履職情況，包括工作責(zé)任心、業(yè)務(wù)能力等。（三）問題整改1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，明確整改要求和期限。2.被檢查部門應(yīng)針對(duì)問題制定整改措施，認(rèn)