PAGE易班檔案管理制度總則目的為加強(qiáng)易班檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。本制度適用于易班平臺(tái)內(nèi)涉及的各類(lèi)檔案管理工作，包括但不限于用戶(hù)信息檔案、活動(dòng)記錄檔案、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)檔案等，以規(guī)范檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)，保障易班平臺(tái)的正常運(yùn)行和各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。適用范圍本制度適用于易班平臺(tái)運(yùn)營(yíng)管理過(guò)程中產(chǎn)生的所有檔案資料，涵蓋易班平臺(tái)的各級(jí)管理部門(mén)、工作人員以及參與易班活動(dòng)的用戶(hù)等所涉及的各類(lèi)檔案?；驹瓌t1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映易班平臺(tái)的各項(xiàng)活動(dòng)和工作實(shí)際情況，不得偽造、篡改檔案信息。2.完整性原則：全面收集易班平臺(tái)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)檔案資料，確保檔案的齊全、完整，不遺漏重要信息。3.保密性原則：對(duì)涉及易班平臺(tái)用戶(hù)隱私、商業(yè)機(jī)密等敏感信息的檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案的整理、分類(lèi)、編號(hào)等符合要求，便于管理和查詢(xún)。5.便利性原則：檔案管理應(yīng)注重提高工作效率，方便檔案的查閱、利用，為易班平臺(tái)的決策、業(yè)務(wù)開(kāi)展等提供及時(shí)有效的支持。檔案管理職責(zé)分工檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善易班檔案管理制度，明確檔案管理的流程、標(biāo)準(zhǔn)和要求。2.統(tǒng)籌規(guī)劃易班檔案管理工作，組織協(xié)調(diào)各部門(mén)開(kāi)展檔案收集、整理、保管等工作。3.對(duì)易班檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)和共享。4.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查、評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題，不斷提高檔案管理水平。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。6.組織開(kāi)展檔案的鑒定、銷(xiāo)毀等工作，按照規(guī)定程序處理過(guò)期、無(wú)用的檔案。各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)在易班平臺(tái)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)檔案資料的收集、整理，并定期移交至檔案管理部門(mén)。2.明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確歸檔，對(duì)所移交檔案的完整性、真實(shí)性負(fù)責(zé)。3.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、利用等工作，按照規(guī)定提供相關(guān)檔案資料。4.協(xié)助檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案安全檢查、清理等工作，共同維護(hù)檔案管理秩序。檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、專(zhuān)業(yè)化。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂等工作，保證檔案資料整理有序、標(biāo)識(shí)清晰。3.做好檔案的存儲(chǔ)保管工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)、清查，確保檔案的安全存放，防止檔案損壞、丟失。4.熟練掌握檔案管理系統(tǒng)的操作技能，負(fù)責(zé)檔案信息的錄入、更新、維護(hù)等工作，保證檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。5.按照規(guī)定程序辦理檔案的查閱、借閱、歸還等手續(xù)，為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。6.積極參與檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。檔案的收集與整理收集范圍1.用戶(hù)注冊(cè)信息檔案：包括用戶(hù)姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式、注冊(cè)時(shí)間、注冊(cè)方式等。2.易班活動(dòng)檔案：涵蓋各類(lèi)線上線下活動(dòng)的策劃方案、活動(dòng)通知、活動(dòng)照片、視頻資料、參與人員名單、活動(dòng)總結(jié)等。3.易班平臺(tái)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)檔案：如用戶(hù)活躍度數(shù)據(jù)、功能使用頻率數(shù)據(jù)、內(nèi)容發(fā)布與傳播數(shù)據(jù)等統(tǒng)計(jì)報(bào)表及相關(guān)分析報(bào)告。4.易班工作文檔檔案：包括工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、工作匯報(bào)、規(guī)章制度、合同協(xié)議等。5.易班宣傳推廣檔案：宣傳海報(bào)、宣傳文案、推廣活動(dòng)記錄、媒體報(bào)道等資料。6.易班與外部合作檔案：合作協(xié)議、合作項(xiàng)目方案、合作成果報(bào)告、往來(lái)信函等。7.其他與易班平臺(tái)運(yùn)營(yíng)相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件、資料、記錄等。收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門(mén)產(chǎn)生的各類(lèi)檔案資料，確保檔案的齊全、完整。2.檔案收集應(yīng)遵循實(shí)時(shí)性原則，對(duì)于易班平臺(tái)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生的重要文件、資料等，應(yīng)在形成后及時(shí)收集歸檔，不得拖延積壓。3.收集的檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、剪裁、損毀檔案內(nèi)容。對(duì)于電子檔案，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性，不得進(jìn)行非法修改或刪除操作。4.檔案收集過(guò)程中，應(yīng)做好交接記錄，明確檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、來(lái)源、交接時(shí)間、交接人員等信息，確保檔案交接的準(zhǔn)確性和可追溯性。整理方法1.分類(lèi)：按照檔案類(lèi)型、形成時(shí)間、來(lái)源等因素進(jìn)行分類(lèi)。如將用戶(hù)注冊(cè)信息檔案分為個(gè)人基本信息類(lèi)、聯(lián)系方式類(lèi)等；將易班活動(dòng)檔案分為線上活動(dòng)類(lèi)、線下活動(dòng)類(lèi)等。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性原則。例如，用戶(hù)注冊(cè)信息檔案編號(hào)可采用“YBR用戶(hù)年份流水號(hào)”的格式，其中“YBR”代表易班用戶(hù)注冊(cè)信息檔案，“年份”為檔案形成年份的后兩位數(shù)字，“流水號(hào)”為該年份內(nèi)該類(lèi)檔案的順序編號(hào)。3.裝訂：對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)按照一定順序進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案內(nèi)容的完整性，不得影響檔案的查閱和使用。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱(chēng)、日期、來(lái)源、保管期限等信息，以便于快速查找和檢索檔案。檔案的保管保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：設(shè)立專(zhuān)門(mén)的紙質(zhì)檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施。檔案應(yīng)存放在專(zhuān)用的檔案柜中，按照類(lèi)別、編號(hào)順序排列存放，便于查找和管理。2.電子檔案保管：采用磁盤(pán)陣列、磁帶庫(kù)等存儲(chǔ)設(shè)備對(duì)電子檔案進(jìn)行備份存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。同時(shí)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)、索引編目，方便檔案的查詢(xún)和利用。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。保管期限1.永久保管：涉及易班平臺(tái)核心業(yè)務(wù)、重大決策、重要?dú)v史資料等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。例如，易班平臺(tái)的發(fā)展規(guī)劃、重要活動(dòng)的策劃方案及總結(jié)、與上級(jí)主管部門(mén)的重要往來(lái)文件等。2.定期保管：根據(jù)檔案性質(zhì)和實(shí)際需要，確定不同的定期保管期限，一般分為3年、5年、10年等。如易班活動(dòng)的一般性資料、用戶(hù)活躍度統(tǒng)計(jì)報(bào)表等可保管3年；易班平臺(tái)的年度工作計(jì)劃、工作總結(jié)等可保管5年；易班與外部合作的重要項(xiàng)目檔案可保管10年。庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案造成損害。2.控制庫(kù)房的溫度和濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境適宜。3.配備必要的消防器材和安全防護(hù)設(shè)備，如滅火器、防火門(mén)、防盜報(bào)警裝置等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。4.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置專(zhuān)人管理，嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房。管理人員應(yīng)熟悉檔案保管知識(shí)，掌握庫(kù)房安全操作規(guī)程，做好庫(kù)房的日常管理工作。檔案的利用查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：易班平臺(tái)內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.外部查閱：因特殊原因需要外部單位或人員查閱易班檔案的，必須經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，并報(bào)易班平臺(tái)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。查閱時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人陪同，嚴(yán)格控制查閱范圍，不得將檔案帶出指定場(chǎng)所，不得擅自復(fù)制、摘抄檔案內(nèi)容。借閱規(guī)定1.易班平臺(tái)內(nèi)部工作人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱檔案的用途、借閱期限等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，確保檔案的安全和完整。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、完整性等，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門(mén)、查閱（借閱）檔案名稱(chēng)及編號(hào)、查閱（借閱）目的、歸還日期等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以便日后查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)分析。檔案的鑒定與銷(xiāo)毀鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各部門(mén)業(yè)務(wù)骨干和檔案管理人員。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查。對(duì)于已超過(guò)保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，可考慮銷(xiāo)毀；對(duì)于仍有一定利用價(jià)值但保管期限已滿的檔案，可適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限或進(jìn)行數(shù)字化處理后繼續(xù)保存。2.審查檔案內(nèi)容是否涉及易班平臺(tái)的核心機(jī)密、商業(yè)秘密、法律糾紛等重要信息，對(duì)于涉及此類(lèi)信息的檔案，應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行妥善處理，不得隨意銷(xiāo)毀。3.參考檔案的歷史價(jià)值、文化價(jià)值等因素，對(duì)于具有重要?dú)v史意義或文化價(jià)值的檔案，應(yīng)予以保留，進(jìn)行特殊保管或向相關(guān)部門(mén)移交。銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行逐一審核，形成檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)，明確檔案的存毀意見(jiàn)。2.對(duì)于確定銷(xiāo)毀的檔案，編制《檔案銷(xiāo)毀清單》，詳細(xì)列出檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息。3.《檔案銷(xiāo)毀清單》經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、易班平臺(tái)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷(xiāo)毀。4.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底，防止檔案信息泄露。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清單》上簽字確認(rèn)銷(xiāo)毀情況。5.檔案銷(xiāo)毀后，應(yīng)將《檔案銷(xiāo)毀清單》及相關(guān)鑒定材料進(jìn)行整理歸檔，永久保存。檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)1.建立易班檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。系統(tǒng)應(yīng)具備完善的用戶(hù)權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、安全審計(jì)等功能，確保檔案信息的安全可靠。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)與易班平臺(tái)的其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行有效集成，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和交互，提高工作效率和管理水平。數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將紙質(zhì)檔案和電子檔案的相關(guān)信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)與原始檔案一致，不得隨意更改。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，包括數(shù)據(jù)的清理、校驗(yàn)、備份等工作，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的質(zhì)量和穩(wěn)定性。安全保障1.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，采用防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、加密技術(shù)等手段，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.制定嚴(yán)格的系統(tǒng)訪問(wèn)權(quán)限管理制度，對(duì)不同用戶(hù)設(shè)置不同的操作權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問(wèn)和操作檔案信息。3.定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)系統(tǒng)安全隱患，保障系統(tǒng)的正常運(yùn)行。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機(jī)制1.建立檔案管理監(jiān)督機(jī)制，由易班平臺(tái)內(nèi)部審計(jì)部門(mén)或?qū)ｉT(mén)的監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案收集整理的及時(shí)性和準(zhǔn)確性、檔案保管的安全性、檔案利用的規(guī)范性等方面。檢查方式1.定期檢查：每[X]年組織一次全面的檔案管理工作檢查，對(duì)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)檢查，形成檢查報(bào)告，提出改進(jìn)意見(jiàn)和建議。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，不定期對(duì)部分部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。3.專(zhuān)項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案管理中的重點(diǎn)問(wèn)題或薄弱環(huán)節(jié)，開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)檢查，深入分析原因，采取有效措施加以解決。問(wèn)題整改1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)制定整改措施，明確整改責(zé)任人和整改期限，認(rèn)真進(jìn)行整改。2.整改完成后，應(yīng)向監(jiān)督檢查部門(mén)提交整