PAGE律師事務(wù)所檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)律師事務(wù)所檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，維護(hù)檔案的完整與安全，充分發(fā)揮檔案在律師業(yè)務(wù)及事務(wù)所管理中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本律師事務(wù)所實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本律師事務(wù)所全體人員及各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則律師事務(wù)所設(shè)立專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對(duì)全所檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實(shí)、準(zhǔn)確、完整原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映律師業(yè)務(wù)活動(dòng)及事務(wù)所管理的實(shí)際情況，做到準(zhǔn)確無誤、完整齊全，不得遺漏、篡改或偽造檔案信息。3.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和使用，提高檔案利用效率，滿足律師業(yè)務(wù)工作及事務(wù)所管理對(duì)檔案信息的需求。4.依法合規(guī)原則檔案管理工作應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門律師事務(wù)所設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)全所檔案的綜合管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本所檔案管理制度，制定檔案管理工作規(guī)劃和年度計(jì)劃，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.建立健全檔案管理制度和工作流程，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)和考核，提高檔案管理水平。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的建設(shè)、維護(hù)和管理，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案安全存放。5.開展檔案信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和遠(yuǎn)程查詢利用。6.組織檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行處理。7.負(fù)責(zé)向有關(guān)部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，及時(shí)掌握檔案管理工作情況。8.積極提供檔案利用服務(wù)，為律師業(yè)務(wù)工作和事務(wù)所管理提供檔案信息支持。（二）檔案管理人員檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉律師業(yè)務(wù)工作流程，責(zé)任心強(qiáng)，嚴(yán)守檔案保密制度。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)檔案的具體收集、整理、保管、利用等工作，嚴(yán)格按照檔案管理工作規(guī)范和流程操作。2.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，建立檔案檢索工具，方便檔案的查找和利用。3.做好檔案庫房的日常管理工作，定期檢查檔案保管狀況，確保檔案安全。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。4.負(fù)責(zé)檔案的借閱登記、歸還檢查等工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。5.協(xié)助檔案管理部門負(fù)責(zé)人開展檔案信息化建設(shè)工作，錄入檔案信息，維護(hù)檔案管理信息系統(tǒng)。6.參與檔案的鑒定、銷毀工作，提供檔案鑒定意見。7.完成檔案管理部門交辦的其他工作任務(wù)。（三）各業(yè)務(wù)部門各業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)檔案的收集、整理和初步立卷工作，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案移交檔案管理部門。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集本部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.按照檔案管理要求，對(duì)本部門收集的文件材料進(jìn)行分類整理，初步立卷，并編制卷內(nèi)目錄。3.在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的業(yè)務(wù)檔案移交檔案管理部門，辦理交接手續(xù)。4.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的檔案信息支持。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類律師事務(wù)所檔案分為業(yè)務(wù)檔案、行政檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等四大類。1.業(yè)務(wù)檔案業(yè)務(wù)檔案是律師事務(wù)所承辦各項(xiàng)法律業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括訴訟案件檔案、非訴訟法律事務(wù)檔案等。訴訟案件檔案：按照案件類別可進(jìn)一步分為民事案件檔案、刑事案件檔案、行政案件檔案等。每個(gè)案件檔案又可細(xì)分為案件受理階段、審理階段、執(zhí)行階段等不同階段的文件材料。非訴訟法律事務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)類型可分為法律顧問檔案、合同審查檔案、專項(xiàng)法律事務(wù)檔案等。2.行政檔案行政檔案是律師事務(wù)所行政管理活動(dòng)中形成的文件材料，包括事務(wù)所的各項(xiàng)規(guī)章制度、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、對(duì)外聯(lián)絡(luò)文件、資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書等。3.財(cái)務(wù)檔案財(cái)務(wù)檔案是律師事務(wù)所財(cái)務(wù)收支活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等文件材料，以及與財(cái)務(wù)審計(jì)有關(guān)的資料。4.人事檔案人事檔案是律師事務(wù)所員工個(gè)人基本情況、工作經(jīng)歷、考核評(píng)價(jià)、培訓(xùn)教育、獎(jiǎng)懲情況等方面的文件材料。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查詢，對(duì)各類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)采用分類編號(hào)法，具體規(guī)則如下：1.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)訴訟案件檔案編號(hào)：按照“年份+案件類別+案件順序號(hào)”的格式編制。例如，2023年民事案件第10號(hào)，編號(hào)為2023M010。非訴訟法律事務(wù)檔案編號(hào)：按照“年份+業(yè)務(wù)類型+檔案順序號(hào)”的格式編制。例如，2023年法律顧問業(yè)務(wù)第5號(hào)，編號(hào)為2023F005。2.行政檔案編號(hào)按照“年份+檔案類別+檔案順序號(hào)”的格式編制。例如，2023年事務(wù)所規(guī)章制度類第3號(hào)，編號(hào)為2023XZ003。3.財(cái)務(wù)檔案編號(hào)按照“年份+會(huì)計(jì)年度+檔案類別+檔案順序號(hào)”的格式編制。例如，2023年會(huì)計(jì)憑證類第15冊(cè)，編號(hào)為20232023KZ015。4.人事檔案編號(hào)按照員工個(gè)人身份證號(hào)碼編制，確保一人一號(hào)，便于識(shí)別和管理。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍各部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，及時(shí)收集本部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)和行政管理過程中形成的各類文件材料，包括但不限于以下內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門：案件受理通知書、委托代理合同、授權(quán)委托書、證據(jù)材料、法律文書、庭審記錄、結(jié)案報(bào)告等。行政部門：各類規(guī)章制度文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、對(duì)外發(fā)文、收文登記、資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書等。財(cái)務(wù)部門：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。人事部門：員工入職登記表、勞動(dòng)合同、工資表、考核記錄、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲文件等。2.收集要求各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保文件材料的及時(shí)收集和完整保存。收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，并確保其可讀性和可追溯性。（二）檔案整理1.整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接，便于檔案的保管和利用。2.整理方法業(yè)務(wù)檔案整理：按照案件或業(yè)務(wù)項(xiàng)目進(jìn)行整理，將同一案件或業(yè)務(wù)項(xiàng)目的文件材料集中在一起，按照案件辦理流程或業(yè)務(wù)開展順序進(jìn)行排列，依次為案件受理階段、辦理階段、結(jié)案階段等。每個(gè)階段的文件材料再按照文件性質(zhì)、重要程度等進(jìn)行分類排列，編制卷內(nèi)目錄和備考表，裝訂成冊(cè)，填寫案卷封面。行政檔案整理：按照檔案類別進(jìn)行分類，如規(guī)章制度類、會(huì)議記錄類、工作計(jì)劃與總結(jié)類等。同一類別的文件材料按照時(shí)間順序排列，編制目錄，裝訂成冊(cè)或裝盒保存。財(cái)務(wù)檔案整理：按照會(huì)計(jì)年度和檔案類別進(jìn)行整理，如會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)報(bào)表類等。會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按照記賬憑證的編號(hào)順序排列，裝訂成冊(cè)，填寫封面和封底。會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)按照賬簿種類分別整理，財(cái)務(wù)報(bào)表應(yīng)按照年度和報(bào)表種類整理歸檔。人事檔案整理：按照員工個(gè)人檔案進(jìn)行整理，將員工的各類文件材料按照規(guī)定順序排列，如履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、培訓(xùn)材料、獎(jiǎng)懲材料等，建立檔案目錄，裝入檔案袋或檔案盒保存。五、檔案的保管與保護(hù)（一）檔案保管1.檔案庫房建設(shè)檔案庫房應(yīng)選擇干燥通風(fēng)、防火防盜、防蟲防潮的地點(diǎn)，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、防火防盜門、防蟲藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。2.檔案上架存放檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找。不同類別、不同年度的檔案應(yīng)分開存放，避免混淆。3.檔案定期檢查檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、完整性等。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理，如對(duì)受潮檔案進(jìn)行干燥處理，對(duì)破損檔案進(jìn)行修復(fù)等。（二）檔案保護(hù)1.防火檔案庫房應(yīng)配備防火設(shè)備，如滅火器、自動(dòng)噴水滅火系統(tǒng)等。嚴(yán)禁在檔案庫房內(nèi)吸煙和使用明火，對(duì)電氣設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查，確保安全。2.防盜檔案庫房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，加強(qiáng)安全防范措施。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。3.防蟲防潮檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫濕度，定期投放防蟲藥品，防止檔案被蟲蛀、鼠咬。對(duì)受潮檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行干燥處理，防止檔案發(fā)霉變質(zhì)。4.防光防塵檔案庫房應(yīng)采用防光窗簾、遮光燈具等措施，避免檔案直接暴露在陽光下。同時(shí)，應(yīng)保持庫房清潔，定期打掃，防止灰塵對(duì)檔案造成損害。5.檔案數(shù)字化備份為防止檔案原件損壞或丟失，應(yīng)對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化備份，并建立異地存儲(chǔ)機(jī)制。數(shù)字化檔案應(yīng)與原件內(nèi)容一致，存儲(chǔ)格式應(yīng)便于長期保存和查閱利用。六、檔案的利用與借閱（一）檔案利用1.利用范圍本所律師及工作人員因業(yè)務(wù)工作需要，可查閱、利用本所檔案。外部單位或個(gè)人因工作需要查閱本所檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.利用方式查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案供其查閱。查閱時(shí)，利用者應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出庫房。復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案材料，應(yīng)填寫復(fù)制申請(qǐng)單，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，與原件具有同等效力。（二）檔案借閱1.借閱范圍本所律師及工作人員因特殊業(yè)務(wù)需要，可借閱本所檔案。外部單位或個(gè)人原則上不得借閱本所檔案，確因工作需要借閱的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.借閱手續(xù)本所人員借閱檔案，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱時(shí)間、借閱用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。外部單位或個(gè)人借閱檔案，應(yīng)提交單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱時(shí)間、借閱用途等，經(jīng)本所負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。檔案管理人員應(yīng)按照批準(zhǔn)的借閱申請(qǐng)表，辦理檔案借閱登記手續(xù)，向借閱者發(fā)放檔案，并告知借閱期限和借閱注意事項(xiàng)。3.借閱期限檔案借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱歸還借閱者應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還所借檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱者的責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保存價(jià)值。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和本所檔案管理制度，結(jié)合檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要程度等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。具有重要?dú)v史價(jià)值、法律依據(jù)價(jià)值或?qū)Ρ舅鶚I(yè)務(wù)發(fā)展有重大影響的檔案，應(yīng)永久保存。在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)定期保存，保存期限一般為[X]年。已失去保存價(jià)值的檔案，可予以銷毀。3.鑒定程序檔案管理部門定期對(duì)庫存檔案進(jìn)行清查，提出需要鑒定的檔案清單。鑒定小組對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行逐一審查，并根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的保存價(jià)值。鑒定小組對(duì)鑒定結(jié)果進(jìn)行討論，并形成鑒定報(bào)告，明確各類檔案的存毀意見。（二）檔案銷毀