PAGE村檔案管理相關(guān)制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本村檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為村務(wù)管理、決策以及村民權(quán)益保障等提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本村各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀以及查閱利用等工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本村檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由村檔案管理部門負(fù)責(zé)全村檔案的統(tǒng)籌管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案應(yīng)如實(shí)反映本村各項(xiàng)工作的歷史過程和實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的完整性，不得隨意篡改、偽造檔案信息。3.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高檔案的使用效率，滿足村務(wù)管理、村民需求以及歷史研究等方面的需要。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置設(shè)立村檔案管理室，配備專職或兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本村檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集與整理負(fù)責(zé)收集本村在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等材料，確保檔案的齊全完整。按照檔案整理的規(guī)范要求，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，使其系統(tǒng)化、條理化。2.檔案保管妥善保管檔案，做好檔案庫(kù)房的安全防護(hù)工作，包括防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等，確保檔案實(shí)體安全。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。對(duì)電子檔案進(jìn)行備份管理，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)和有效利用，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)。3.檔案鑒定與銷毀根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見。對(duì)確已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，確保銷毀過程的合規(guī)性和檔案信息的安全性。4.檔案查閱利用建立檔案查閱利用登記制度，對(duì)查閱利用檔案的人員、目的、內(nèi)容、時(shí)間等進(jìn)行詳細(xì)記錄。按照規(guī)定的權(quán)限和程序，為查閱利用檔案的人員提供服務(wù)，確保檔案的合理使用。積極協(xié)助查閱利用人員解決查閱過程中遇到的問題，提供必要的幫助和指導(dǎo)。5.檔案統(tǒng)計(jì)與編研做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)檔案的數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等信息，并定期向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。開展檔案編研工作，根據(jù)村務(wù)管理和村民需求，編寫檔案參考資料、大事記等，為村務(wù)決策和村民了解村情提供依據(jù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類上級(jí)黨委、政府及有關(guān)部門下發(fā)的與本村工作相關(guān)的文件、通知、指示、批復(fù)等。本村制定的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、決議、決定、規(guī)章制度、會(huì)議記錄、紀(jì)要等。本村各類行政事務(wù)處理過程中形成的文件、材料，如請(qǐng)示、報(bào)告、函件、合同協(xié)議等。2.經(jīng)濟(jì)發(fā)展類本村經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)決算、審計(jì)報(bào)告等。本村產(chǎn)業(yè)項(xiàng)目申報(bào)、審批、實(shí)施過程中形成的文件、資料，包括項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)、招投標(biāo)文件、合同協(xié)議等。本村集體資產(chǎn)登記、管理、處置等方面的文件、資料，如資產(chǎn)清查報(bào)告、評(píng)估報(bào)告、處置方案等。3.社會(huì)事務(wù)類本村村民戶籍管理、社會(huì)保障、民政救助、計(jì)劃生育等方面的文件、資料。本村教育、文化活動(dòng)、醫(yī)療衛(wèi)生、體育健身等方面的文件、資料，如教育規(guī)劃、文化活動(dòng)記錄、醫(yī)療服務(wù)檔案、體育賽事資料等。本村社會(huì)治安綜合治理、人民調(diào)解、信訪工作等方面的文件、資料，如治安巡邏記錄、調(diào)解協(xié)議書、信訪處理文件等。4.黨群工作類本村黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作等方面的文件、資料，如黨組織換屆選舉文件、黨員名冊(cè)、黨員教育活動(dòng)記錄等。本村共青團(tuán)、婦聯(lián)、民兵等群團(tuán)組織工作中形成的文件、資料，如團(tuán)組織活動(dòng)記錄、婦女工作文件、民兵訓(xùn)練資料等。5.其他類本村獲得的各類榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案的照片、證書復(fù)印件等相關(guān)資料。本村在重大活動(dòng)、突發(fā)事件等過程中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、照片、錄像等。（二）收集要求1.各部門和個(gè)人應(yīng)及時(shí)將工作中形成的檔案材料收集齊全，定期移交村檔案管理室。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案內(nèi)容。3.對(duì)重要的檔案材料應(yīng)進(jìn)行原件收集，如無法收集原件的，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件存放處。（三）整理方法1.分類根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容特點(diǎn)，將檔案分為行政管理、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)事務(wù)、黨群工作、其他等五大類。在每大類下再根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行二級(jí)分類，如行政管理類下可分為上級(jí)文件、本村文件、會(huì)議記錄等；經(jīng)濟(jì)發(fā)展類下可分為經(jīng)濟(jì)規(guī)劃、財(cái)務(wù)檔案、產(chǎn)業(yè)項(xiàng)目檔案等。2.編號(hào)按照分類方案，對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)可采用“年度類別順序號(hào)”的格式，如“2023行政管理001”，表示2023年度行政管理類的第1份檔案。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，一份單獨(dú)成冊(cè)，便于查閱。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，對(duì)破損的檔案進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防蟲、防盜、防火、防光、防塵等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。（二）檔案存放1.按照檔案的分類和編號(hào)順序，將檔案存放在檔案柜或貨架上，確保檔案存放有序，便于查找。2.對(duì)電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份管理，備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本村實(shí)際情況，確定檔案的保管期限，保管期限分為永久、定期（30年、10年）。2.永久保管的檔案主要是反映本村歷史發(fā)展、重大決策、重要事件等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；定期保管的檔案在保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的，可按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（四）檔案保管檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完好程度、保管環(huán)境等。2.每月至少進(jìn)行一次庫(kù)房巡查，每季度進(jìn)行一次全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。3.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的檔案損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、復(fù)制等措施，確保檔案的安全和完整。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立由村檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員以及檔案管理人員組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。2.對(duì)反映本村歷史發(fā)展、重大決策、重要事件等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管；對(duì)在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，可列為定期保管；對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出存毀意見。2.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。3.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案鑒定小組組長(zhǎng)審核簽字后，報(bào)村主要領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀實(shí)施1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案管理人員和指定的監(jiān)銷人員共同在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀過程中，監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真監(jiān)督銷毀情況，銷毀完畢后，在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。六、檔案的查閱利用（一）查閱利用范圍1.本村村民因個(gè)人事務(wù)需要查閱與本人權(quán)益相關(guān)的檔案，如戶籍檔案、社會(huì)保障檔案、土地承包檔案等。2.本村工作人員因工作需要查閱相關(guān)業(yè)務(wù)檔案，如行政管理檔案、經(jīng)濟(jì)發(fā)展檔案、社會(huì)事務(wù)檔案等。3.上級(jí)部門、其他單位以及社會(huì)組織因工作需要查閱本村相關(guān)檔案，需經(jīng)村主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱利用程序1.查閱利用檔案的人員應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息。2.《檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，提交村檔案管理室。3.檔案管理人員根據(jù)審批意見，為查閱利用人員提供相應(yīng)的檔案，并按照規(guī)定的查閱利用范圍進(jìn)行服務(wù)。4.查閱利用人員應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.查閱利用完畢后，查閱利用人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）查閱利用登記1.建立《檔案查閱登記表》，詳細(xì)記錄查閱利用檔案的人員姓名、單位、查閱日期、查閱內(nèi)容、審批意見等信息。2.《檔案查閱登記表》應(yīng)長(zhǎng)期保存，以便查詢和統(tǒng)計(jì)檔案的利用情況。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)本村檔案的信息化管理，提高檔案管理的效率和水平，方便檔案的查閱和利用，為村務(wù)管理提供更加便捷的服務(wù)。（二）電子檔案管理1.對(duì)本村形成的電子文件應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行收集、整理、歸檔，確保電子檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.電子檔案應(yīng)采用統(tǒng)一的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放。3.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、檢索等管理，實(shí)現(xiàn)電子檔案的在線查閱和利用。4.加強(qiáng)電子檔案的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止電子檔案信息泄露和被篡改。（三）檔案數(shù)字化1.對(duì)具有