PAGE山西大學(xué)檔案館制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)山西大學(xué)檔案館的管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，保障學(xué)校各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于山西大學(xué)檔案館全體工作人員以及校內(nèi)各單位和個(gè)人在檔案形成、移交、利用等過(guò)程中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則山西大學(xué)檔案館對(duì)全校各類(lèi)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實(shí)性原則檔案的形成應(yīng)真實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案。3.完整性原則全面收集學(xué)校在教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案，保證檔案內(nèi)容的齊全完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、學(xué)校秘密和個(gè)人隱私的檔案信息予以保密。二、檔案收集與歸檔（一）收集范圍1.黨群類(lèi)檔案包括學(xué)校黨委、工會(huì)、團(tuán)委等組織在工作中形成的各類(lèi)文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.行政類(lèi)檔案學(xué)校行政部門(mén)在行政管理活動(dòng)中產(chǎn)生的各類(lèi)文件、通知、報(bào)告、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要等。3.教學(xué)類(lèi)檔案教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程教案、教學(xué)日歷、學(xué)生成績(jī)冊(cè)、實(shí)習(xí)報(bào)告、畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）等。4.科研類(lèi)檔案科研項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書(shū)、研究計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、科研成果報(bào)告、學(xué)術(shù)論文發(fā)表及獲獎(jiǎng)證書(shū)等。5.基建類(lèi)檔案學(xué)校基本建設(shè)項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、工程合同、竣工驗(yàn)收文件等。6.設(shè)備類(lèi)檔案學(xué)校購(gòu)置的各類(lèi)儀器設(shè)備的申購(gòu)審批文件、合同協(xié)議、技術(shù)資料、使用說(shuō)明書(shū)、維修記錄等。7.財(cái)會(huì)類(lèi)檔案會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)決算文件等。8.聲像類(lèi)檔案學(xué)校在重大活動(dòng)、教學(xué)科研成果展示等過(guò)程中形成的照片、錄音、錄像等資料。（二）歸檔要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集與整理工作，確保檔案材料的及時(shí)、準(zhǔn)確收集。2.歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整、字跡清晰、簽署完備，符合檔案整理規(guī)范要求。3.不同載體的檔案應(yīng)分別整理，按照一定的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編號(hào)、編目。4.各部門(mén)應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前將上一年度形成的檔案移交至檔案館。（三）移交程序1.各部門(mén)填寫(xiě)檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的類(lèi)別、數(shù)量、移交時(shí)間等信息。2.檔案館對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與移交部門(mén)溝通，要求補(bǔ)充或更正。3.雙方在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，完成檔案移交工作。三、檔案整理與分類(lèi)（一）整理原則遵循檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。（二）分類(lèi)方法1.按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等因素進(jìn)行分類(lèi)。2.黨群類(lèi)檔案按照組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)，行政類(lèi)檔案按照職能分類(lèi)，教學(xué)類(lèi)檔案按照學(xué)科門(mén)類(lèi)和教學(xué)環(huán)節(jié)分類(lèi)，科研類(lèi)檔案按照項(xiàng)目類(lèi)別分類(lèi)，基建類(lèi)檔案按照工程項(xiàng)目分類(lèi)，設(shè)備類(lèi)檔案按照設(shè)備類(lèi)別分類(lèi)，財(cái)會(huì)類(lèi)檔案按照會(huì)計(jì)年度和檔案種類(lèi)分類(lèi)，聲像類(lèi)檔案按照載體形式和內(nèi)容主題分類(lèi)。（三）編號(hào)與編目1.對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。2.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、保管期限等信息，以便快速檢索檔案。四、檔案保管與保護(hù)（一）保管環(huán)境1.檔案館應(yīng)具備符合檔案保管要求的庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[具體溫度范圍]，相對(duì)濕度控制在[具體濕度范圍]。2.庫(kù)房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全。（二）檔案裝具1.使用符合檔案保管要求的檔案柜、檔案盒等裝具，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)存放。2.檔案裝具應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其安全性和可靠性。（三）檔案保管期限1.根據(jù)檔案的重要性和歷史價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期（[具體年限]）、短期（[具體年限]）三種。2.對(duì)保管期限已滿(mǎn)的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和處置，需要繼續(xù)保存的應(yīng)重新確定保管期限，不需要保存的應(yīng)按照程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。（四）檔案保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性。3.采用現(xiàn)代技術(shù)手段對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案管理的效率和利用水平。五、檔案利用與服務(wù)（一）利用范圍1.校內(nèi)各單位和個(gè)人因教學(xué)、科研、管理等工作需要，可查閱、借閱檔案館保存的檔案。2.校外單位和個(gè)人因特殊需要查閱檔案，須經(jīng)學(xué)校相關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱利用者可到檔案館查閱檔案，檔案館工作人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、用途和歸還時(shí)間等信息，經(jīng)檔案館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[具體天數(shù)]，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用限制1.涉及國(guó)家機(jī)密、學(xué)校秘密和個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱、借閱和公開(kāi)。2.對(duì)重要檔案的利用應(yīng)進(jìn)行登記和跟蹤，確保檔案的安全和完整。（四）服務(wù)措施1.檔案館應(yīng)不斷完善服務(wù)設(shè)施，提高服務(wù)質(zhì)量，為利用者提供便捷、高效的服務(wù)。2.加強(qiáng)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，編制檔案參考資料、專(zhuān)題匯編等，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供決策支持。六、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案館負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員和檔案專(zhuān)家組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限、重要性、歷史價(jià)值等因素，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和學(xué)校實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對(duì)保管期限已滿(mǎn)的檔案進(jìn)行鑒定，逐卷逐件審查檔案的內(nèi)容和價(jià)值。2.對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定確定為無(wú)保存價(jià)值的檔案，填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清單，注明檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息。3.檔案銷(xiāo)毀清單經(jīng)檔案館負(fù)責(zé)人審核、學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。（四）銷(xiāo)毀方式檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，由監(jiān)銷(xiāo)人員簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立先進(jìn)、高效、安全的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和共享。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.圖像處理對(duì)掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)錄入將檔案的題名、責(zé)任者、日期、保管期限等信息錄入檔案管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。4.掛接存儲(chǔ)將數(shù)字化檔案圖像與數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案信息進(jìn)行掛接，實(shí)現(xiàn)檔案信息的一體化管理。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入與編輯實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入、修改、刪除等操作。2.檢索查詢(xún)提供多種檢索方式，如題名檢索、責(zé)任者檢索、日期檢索等，方便利用者快速查找所需檔案。3.借閱管理對(duì)檔案的借閱申請(qǐng)、審批、歸還等流程進(jìn)行管理，實(shí)時(shí)跟蹤檔案借閱情況。4.統(tǒng)計(jì)分析對(duì)檔案的數(shù)量、種類(lèi)、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理設(shè)置用戶(hù)權(quán)限，對(duì)檔案信息進(jìn)行加密存儲(chǔ)，確保檔案信息的安全。（四）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防數(shù)據(jù)丟失。2.制定數(shù)據(jù)恢復(fù)預(yù)案，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)故障時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。八、檔案工作人員職責(zé)（一）館長(zhǎng)職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)檔案館的管理工作，制定檔案館的發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃。2.組織實(shí)施檔案管理制度，確保檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。3.負(fù)責(zé)檔案工作人員的隊(duì)伍建設(shè)，組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。4.協(xié)調(diào)與校內(nèi)各單位的關(guān)系，做好檔案的收集、整理、保管和利用工作。5.負(fù)責(zé)檔案館的經(jīng)費(fèi)管理和設(shè)備設(shè)施的維護(hù)更新。（二）檔案管理人員職責(zé)1.按照檔案管理規(guī)定，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、編目等工作。2.做好檔案的保管和保護(hù)工作，定期檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.為利用者提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，解答利用者的咨詢(xún)。4.負(fù)責(zé)檔案信息化管理系統(tǒng)的操作和維護(hù)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。5.參與檔案鑒定和銷(xiāo)毀工作，協(xié)助做好檔案統(tǒng)計(jì)分析工作。（三）檔案移交部門(mén)職責(zé)1.明確本部門(mén)檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和移交工作。2.按