PAGE工程檔案接收移交制度一、總則（一）目的為加強公司工程檔案的管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，規(guī)范工程檔案的接收與移交工作，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項目檔案的接收、整理、保管、移交等管理活動。（三）基本原則1.真實性原則：工程檔案應(yīng)如實反映工程建設(shè)全過程的實際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：涵蓋工程建設(shè)各個環(huán)節(jié)的文件資料，確保檔案齊全完整。3.系統(tǒng)性原則：按照工程建設(shè)程序和檔案形成規(guī)律，對檔案進行科學(xué)分類、系統(tǒng)整理。4.規(guī)范性原則：檔案的形成、整理、保管和移交應(yīng)符合國家及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。二、工程檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善工程檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.指導(dǎo)、協(xié)調(diào)各工程項目部門的檔案管理工作。3.負(fù)責(zé)接收、審核、整理、保管和提供利用公司工程項目檔案。4.組織對工程檔案的鑒定、銷毀等工作。（二）工程項目部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門工程項目檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的真實、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，及時向檔案管理部門移交工程檔案。3.配合檔案管理部門做好工程檔案的審核、鑒定等工作。（三）項目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.對本項目工程檔案管理工作負(fù)總責(zé)，確保檔案工作與工程建設(shè)同步進行。2.協(xié)調(diào)解決工程檔案管理工作中存在的問題，督促項目人員及時完成檔案整理和移交任務(wù)。（四）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉工程檔案管理業(yè)務(wù)，嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定和流程開展工作。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案質(zhì)量。3.做好檔案的保管、統(tǒng)計和安全保密工作，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.積極為公司各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。三、工程檔案的形成與收集（一）形成要求1.工程建設(shè)過程中產(chǎn)生的各類文件資料，包括但不限于項目前期文件、設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件等，均應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及時形成。2.文件資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備，采用耐久性強的書寫材料和載體。（二）收集范圍1.項目立項階段：項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等。2.設(shè)計階段：初步設(shè)計、施工圖設(shè)計文件、設(shè)計變更通知等。3.施工階段：施工組織設(shè)計、施工技術(shù)交底、工程質(zhì)量檢驗記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、隱蔽工程驗收記錄、工程進度記錄等。4.監(jiān)理階段：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細(xì)則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等。5.竣工驗收階段：竣工驗收報告、工程質(zhì)量保修書、竣工圖等。6.其他與工程建設(shè)相關(guān)的文件資料，如工程招投標(biāo)文件、合同協(xié)議等。（三）收集時間1.項目前期文件應(yīng)在項目立項后及時收集整理。2.設(shè)計文件應(yīng)在設(shè)計完成后按規(guī)定收集。3.施工過程中的文件資料應(yīng)隨工程進度同步收集，每月定期整理歸檔。4.竣工驗收文件應(yīng)在工程竣工驗收后一個月內(nèi)收集齊全并移交。（四）收集方式1.各工程項目部門指定專人負(fù)責(zé)文件資料的收集工作，確保文件資料及時、準(zhǔn)確收集。2.對于外來文件，如設(shè)計變更通知、上級部門文件等，應(yīng)及時登記、簽收，并按要求分發(fā)至相關(guān)部門。四、工程檔案的整理與立卷（一）整理原則1.遵循工程建設(shè)程序和文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.按照檔案的類別、來源、時間等進行分類整理，便于查找和利用。（二）分類方法1.工程前期文件：按項目立項、可行性研究、環(huán)境影響評價等類別分類。2.設(shè)計文件：按初步設(shè)計、施工圖設(shè)計等分類。3.施工文件：按建筑工程、安裝工程等專業(yè)分類，再按施工階段細(xì)分。4.監(jiān)理文件：按監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細(xì)則等分類。5.竣工驗收文件：按竣工驗收報告、竣工圖等分類。（三）立卷要求1.同一項目的文件資料應(yīng)集中立卷，不得分散。2.卷內(nèi)文件應(yīng)排列有序，按照文件形成時間或重要程度依次排列。3.卷內(nèi)文件應(yīng)編制頁號，單面書寫的文件在右下角編寫頁號，雙面書寫的文件正面在右下角，背面在左下角編寫頁號。4.卷內(nèi)文件應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)包括序號、文件題名、日期、頁號等內(nèi)容。（四）裝訂要求1.卷內(nèi)文件應(yīng)采用線裝或膠裝方式裝訂，不得散裝。2.裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和查閱。五、工程檔案的審核與驗收（一）審核內(nèi)容1.檔案的完整性：檢查檔案是否涵蓋工程建設(shè)全過程的各類文件資料，有無遺漏。2.檔案的準(zhǔn)確性：審核文件內(nèi)容是否真實、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)是否可靠，簽字蓋章是否齊全。3.檔案的規(guī)范性：檢查檔案的分類、整理、編目、裝訂等是否符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。（二）審核程序1.工程項目部門在檔案整理完成后，應(yīng)首先進行自查，確保檔案質(zhì)量符合要求。2.自查合格后，將檔案提交至檔案管理部門進行審核。3.檔案管理部門對提交的檔案進行全面審核，提出審核意見，不符合要求的，退回工程項目部門限期整改。（三）驗收要求及程序1.對于重點工程項目或大型工程項目，在工程竣工驗收前，應(yīng)組織專門的檔案驗收。2.檔案驗收由檔案管理部門會同工程項目部門及相關(guān)專業(yè)人員組成驗收小組進行。3.驗收小組按照檔案驗收標(biāo)準(zhǔn)對工程檔案進行全面檢查，形成驗收意見。4.驗收合格的，出具檔案驗收報告；驗收不合格的，責(zé)令工程項目部門限期整改，重新組織驗收。六、工程檔案的保管（一）保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。（二）保管方式1.按照檔案的類別、年度、項目等進行分類存放，便于查找和管理。2.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期檢查和更新，確保數(shù)據(jù)安全。（三）保管期限1.工程檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括工程竣工驗收報告、工程質(zhì)量保修書、竣工圖等重要文件資料。3.長期保管的檔案期限一般為30年，包括工程建設(shè)過程中的重要文件。4.短期保管的檔案期限一般為10年，主要為一般性文件資料。（四）保管期限的劃分與確定1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定和工程實際情況，對工程檔案的保管期限進行劃分和確定。2.在檔案整理過程中，應(yīng)明確標(biāo)注每份檔案的保管期限。（五）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行檢查，每年至少進行一次全面檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（六）安全保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。2.檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入。3.查閱、借閱檔案應(yīng)履行嚴(yán)格的審批手續(xù)，確保檔案安全。七、工程檔案的移交（一）移交范圍1.工程項目竣工驗收合格后，應(yīng)將整理歸檔的工程檔案全部移交至檔案管理部門。2.對于停建、緩建工程的檔案，暫由工程項目部門保管，待工程復(fù)工或處置時，按規(guī)定移交。（二）移交時間1.工程項目竣工驗收后一個月內(nèi)，工程項目部門應(yīng)向檔案管理部門移交工程檔案。2.如遇特殊情況不能按時移交的，應(yīng)提前向檔案管理部門說明原因，并簽訂延期移交協(xié)議。（三）移交程序1.工程項目部門填寫工程檔案移交清單，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容。2.檔案管理部門對移交清單進行審核，確認(rèn)無誤后，雙方在移交清單上簽字蓋章。3.工程項目部門按照移交清單將檔案移交給檔案管理部門，檔案管理部門接收后出具接收證明。（四）交接手續(xù)1.移交雙方應(yīng)辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)，明確責(zé)任。2.交接過程中，應(yīng)對檔案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性等進行認(rèn)真核對，確保交接準(zhǔn)確無誤。（五）電子檔案移交1.除紙質(zhì)檔案外，工程項目部門應(yīng)同時向檔案管理部門移交電子檔案。2.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進行整理存儲，確保數(shù)據(jù)的可讀性和可用性。3.移交電子檔案時，應(yīng)提供電子檔案的目錄清單和說明，便于檔案管理部門管理和利用。八、工程檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限與范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱工程檔案的，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.查閱范圍應(yīng)根據(jù)工作需要嚴(yán)格限定，不得查閱與工作無關(guān)的檔案內(nèi)容。（二）借閱權(quán)限與范圍1.因特殊情況需要借閱工程檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱范圍應(yīng)嚴(yán)格控制，借閱人不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出公司。（三）查閱與借閱手續(xù)1.查閱或借閱檔案時，查閱人或借閱人應(yīng)在檔案管理部門登記，填寫查閱或借閱登記表。2.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案，并對查閱或借閱情況進行監(jiān)督。3.查閱或借閱完畢后，查閱人或借閱人應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（四）查閱與借閱的注意事項1.查閱或借閱檔案時，應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。2.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。3.查閱或借閱人員應(yīng)遵守檔案管理部門的各項規(guī)定，愛護檔案。九、工程檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定依據(jù)1.根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定和公司工程檔案保管期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)，對已到保管期限的工程檔案進行鑒定。2.結(jié)合工程實際情況，對已失去保存價值的檔案進行鑒定。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、工程項目部門相關(guān)人員及專業(yè)技術(shù)人員組成。2.鑒定小組負(fù)責(zé)對工程檔案進行全面鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對達到保管期限的檔案進行清理，列出需鑒定的檔案清單。2.鑒定小組對清單中的檔案進行逐一審查，根據(jù)鑒定依據(jù)確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清單，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進行銷毀