PAGE水管站檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)水管站檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在水管站各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于水管站全體工作人員及與水管站業(yè)務(wù)相關(guān)的各類(lèi)檔案管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指水管站在工作活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：水管站檔案由專門(mén)的檔案管理部門(mén)或人員集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映水管站的工作實(shí)際情況，不得篡改或偽造。3.完整性原則：全面收集、整理水管站工作活動(dòng)中產(chǎn)生的各類(lèi)檔案，確保檔案的齊全完整。4.安全性原則：采取有效措施，保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善水管站檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)水管站各類(lèi)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.對(duì)水管站各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，確保檔案管理工作規(guī)范有序。4.組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)工作活動(dòng)中形成檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并按規(guī)定定期向檔案管理部門(mén)移交。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案管理的日常工作，確保檔案的及時(shí)收集和妥善保管。3.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的整理、鑒定、銷(xiāo)毀等工作，積極提供利用檔案的相關(guān)信息。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案工作，遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、上架、保管等。3.做好檔案的借閱、查閱登記工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，確保檔案的安全。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問(wèn)題。5.積極參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案信息的錄入、維護(hù)和管理。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.水管站行政管理工作中形成的文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.水管站工程建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等文件資料。3.水管站水資源管理、水利工程運(yùn)行管理、防汛抗旱等業(yè)務(wù)工作中產(chǎn)生的各類(lèi)資料。4.水管站設(shè)備采購(gòu)、維修、保養(yǎng)等方面的文件和記錄。5.水管站與上級(jí)主管部門(mén)、其他相關(guān)單位的往來(lái)文件、函件等。6.水管站工作人員的人事檔案、培訓(xùn)記錄、考核材料等。7.水管站開(kāi)展的各類(lèi)活動(dòng)的照片、錄像、音頻等聲像資料。8.其他具有保存價(jià)值的文件和資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)、完整。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得隨意涂改、剪裁或損毀。3.對(duì)收集到的檔案應(yīng)進(jìn)行初步整理，按照檔案的形成時(shí)間、類(lèi)別等進(jìn)行分類(lèi)存放，并編制簡(jiǎn)單的目錄。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為行政管理類(lèi)、工程建設(shè)類(lèi)、業(yè)務(wù)工作類(lèi)、人事檔案類(lèi)、聲像檔案類(lèi)等類(lèi)別。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，以便快速檢索和查閱。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間各部門(mén)應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案整理完畢，并向檔案管理部門(mén)移交歸檔。對(duì)于一些重大項(xiàng)目或緊急事項(xiàng)形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或事項(xiàng)處理完畢后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門(mén)兼職檔案員對(duì)本部門(mén)整理好的檔案進(jìn)行核對(duì)和清點(diǎn)，確保檔案的齊全完整。2.填寫(xiě)檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門(mén)對(duì)接收的檔案進(jìn)行再次審核和整理，按照檔案管理的要求進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等工作，然后上架保管。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：反映水管站主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)水管站工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。2.長(zhǎng)期保管的檔案：在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)水管站工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)水管站工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（四）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜架上，排列整齊，便于查找。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.建立檔案庫(kù)房管理制度，嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，確保檔案的安全。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和水管站檔案管理制度的規(guī)定。2.方便利用原則：簡(jiǎn)化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為水管站各項(xiàng)工作提供便利。3.安全保密原則：在檔案利用過(guò)程中，嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息的安全。（二）利用方式1.查閱：水管站工作人員因工作需要查閱檔案的，可直接到檔案管理部門(mén)查閱。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)。2.借閱：外單位人員因特殊原因需要借閱水管站檔案的，須經(jīng)水管站分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門(mén)可提供檔案的復(fù)制件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制日期、用途等信息。（三）借閱手續(xù)1.填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息。2.經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。3.檔案管理人員根據(jù)審批意見(jiàn)，辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱者發(fā)放檔案，并登記借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。4.借閱者應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損毀或丟失。如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱者歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。六章檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.全面審查原則：對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，確定檔案的保存價(jià)值。2.實(shí)事求是原則：根據(jù)檔案的實(shí)際情況，客觀公正地判斷檔案的保存價(jià)值，避免主觀隨意性。3.定期鑒定原則：定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的質(zhì)量和安全。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、各部門(mén)兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的保存價(jià)值確定其保管期限。2.分析比較法：將檔案與同類(lèi)檔案進(jìn)行比較，分析其重要程度和保存價(jià)值。3.效益評(píng)估法：評(píng)估檔案對(duì)水管站工作和社會(huì)發(fā)展的效益，確定其保存價(jià)值。（四）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行審核，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，報(bào)水管站分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息，一式兩份。3.檔案管理部門(mén)按照批準(zhǔn)的銷(xiāo)毀清冊(cè)，組織實(shí)施檔案銷(xiāo)毀工作。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀工作的徹底性。4.銷(xiāo)毀工作結(jié)束后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將銷(xiāo)毀清冊(cè)歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立水管站檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)水管站現(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)或選用適合水管站檔案管理的信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問(wèn)控制等措施，保障檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的