PAGE巡視檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司巡視檔案管理，確保巡視工作資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮巡視檔案在公司管理和監(jiān)督中的作用，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部開展的各類巡視工作所形成的檔案管理，包括但不限于巡視計(jì)劃、巡視通知、巡視報(bào)告、整改報(bào)告等相關(guān)文件資料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：巡視檔案應(yīng)如實(shí)反映巡視工作的全過程及實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集巡視工作中形成的各類文件、記錄、資料等，保證檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：檔案管理應(yīng)遵循統(tǒng)一的格式、標(biāo)準(zhǔn)和流程，確保檔案的規(guī)范性和一致性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密和敏感信息的巡視檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。（四）管理職責(zé)1.巡視工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)審定巡視檔案管理制度，對(duì)巡視檔案管理工作進(jìn)行宏觀指導(dǎo)和監(jiān)督。協(xié)調(diào)解決巡視檔案管理工作中的重大問題。2.巡視工作辦公室負(fù)責(zé)巡視檔案的日常收集、整理、歸檔、保管和利用等具體工作。指導(dǎo)和督促巡視組做好巡視檔案的整理和移交工作。3.巡視組負(fù)責(zé)在巡視工作過程中及時(shí)收集、整理相關(guān)文件資料，并按照要求進(jìn)行初步分類和裝訂。在巡視工作結(jié)束后，將整理好的巡視檔案及時(shí)移交巡視工作辦公室。二、巡視檔案的收集與整理（一）收集范圍1.巡視工作準(zhǔn)備階段形成的文件資料，包括巡視工作方案、巡視組人員組成及分工、巡視通知等。2.巡視工作實(shí)施階段形成的各類記錄，如巡視談話記錄、問卷調(diào)查表、查閱資料清單、工作底稿等。3.巡視組與被巡視單位溝通交流的文件，如會(huì)議紀(jì)要、反饋意見等。4.巡視報(bào)告及相關(guān)附件，包括問題清單、線索清單、整改建議等。5.被巡視單位的整改報(bào)告及相關(guān)支撐材料。6.其他與巡視工作有關(guān)的文件資料。（二）收集要求1.巡視組應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件資料的收集工作，確保各類文件資料及時(shí)、完整收集。2.收集的文件資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，簽字、蓋章等手續(xù)齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.分類按照巡視工作流程，將巡視檔案分為巡視準(zhǔn)備、巡視實(shí)施、巡視報(bào)告、整改落實(shí)等類別。在每個(gè)類別下，再根據(jù)文件資料的性質(zhì)和內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如巡視實(shí)施類可分為談話記錄、查閱資料記錄、問題線索記錄等。2.編號(hào)為每份文件資料編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案類別、年份、順序號(hào)等信息，便于查找和管理。例如，巡視報(bào)告的編號(hào)格式為：XS[年份][順序號(hào)]，其中“XS”代表巡視報(bào)告，[年份]為報(bào)告年份，[順序號(hào)]為該年份巡視報(bào)告的順序編號(hào)。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文件名稱、日期、來源、保管期限等內(nèi)容。目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并與檔案實(shí)體相對(duì)應(yīng)。每份文件資料應(yīng)在首頁右上角加蓋檔號(hào)章，注明其編號(hào)、類別、保管期限等信息。（四）裝訂要求1.采用A4紙張規(guī)格，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件。2.對(duì)于紙張較大的文件，應(yīng)折疊成A4規(guī)格后裝訂；對(duì)于紙張較小的文件，可粘貼在A4紙上后裝訂。3.裝訂線外應(yīng)保留一定的空白，便于編目和查閱。三、巡視檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間巡視工作結(jié)束后，巡視組應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將整理好的巡視檔案移交巡視工作辦公室。巡視工作辦公室應(yīng)在收到檔案后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔工作。（二）歸檔流程1.巡視組將巡視檔案移交巡視工作辦公室時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.巡視工作辦公室對(duì)接收的巡視檔案進(jìn)行核對(duì)，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與巡視組溝通并要求補(bǔ)充或更正。3.核對(duì)無誤后，巡視工作辦公室按照檔案分類和編號(hào)順序進(jìn)行排列，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年份、起止編號(hào)等信息。4.將檔案盒存放在專用的檔案柜中，并建立檔案臺(tái)賬，記錄檔案的存放位置、數(shù)量及變動(dòng)情況。（三）保管期限巡視檔案根據(jù)其重要程度和性質(zhì)，確定不同的保管期限，具體如下：1.巡視報(bào)告、整改報(bào)告及相關(guān)重要文件資料，保管期限為[X]年。2.巡視談話記錄、問卷調(diào)查表、查閱資料清單、工作底稿等過程性文件資料，保管期限為[X]年。3.其他一般性文件資料，保管期限為[X]年。（四）保管要求1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案安全。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。四、巡視檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.公司內(nèi)部相關(guān)部門因工作需要查閱巡視檔案，以了解巡視工作情況，為決策提供參考依據(jù)。2.對(duì)巡視發(fā)現(xiàn)問題的整改情況進(jìn)行跟蹤檢查時(shí)查閱相關(guān)檔案。3.接受上級(jí)部門或外部審計(jì)、檢查時(shí)，按照要求提供巡視檔案資料。（二）利用流程1.查閱人填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.將申請(qǐng)表提交巡視工作辦公室，巡視工作辦公室根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核。對(duì)于涉及公司機(jī)密或敏感信息的檔案查閱申請(qǐng)，需經(jīng)巡視工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)。3.審核通過后，巡視工作辦公室安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。4.查閱人如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)巡視工作辦公室同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。復(fù)印或摘錄的檔案資料應(yīng)與原件核對(duì)無誤，并注明出處。5.查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還巡視工作辦公室，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱巡視檔案的，借閱人應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和巡視工作辦公室負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)巡視工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、丟失或損壞。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告巡視工作辦公室，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱人歸還檔案時(shí)，巡視工作辦公室應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與借閱人核實(shí)并處理。五、巡視檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.巡視檔案保管期限屆滿后，由巡視工作辦公室組織相關(guān)人員對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，成員包括巡視工作辦公室人員、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員。2.鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值和保管期限等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、文件名稱、日期、保管期限等內(nèi)容，并經(jīng)鑒定小組全體成員簽字確認(rèn)。（二）銷毀流程1.將檔案銷毀清單報(bào)巡視工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，由巡視工作辦公室指定專人負(fù)責(zé)銷毀檔案。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀過