PAGE幼兒園檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)幼兒園檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在幼兒園教育教學(xué)、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于幼兒園各部門及全體教職員工。（三）檔案定義本制度所指檔案是幼兒園在各項(xiàng)工作活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：幼兒園檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映幼兒園各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理幼兒園工作中形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。4.規(guī)范性原則：檔案的整理、分類、編號、裝訂等工作應(yīng)符合國家有關(guān)檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。5.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及幼兒園機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定和完善幼兒園檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理幼兒園各類檔案，對檔案進(jìn)行分類、編號、整理、裝訂、上架等工作。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、接收和征集工作，確保檔案的齊全完整。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。5.定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織銷毀。6.負(fù)責(zé)檔案庫房的管理，做好檔案的安全保護(hù)工作，防止檔案的損壞、丟失和泄密。7.對各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（二）各部門檔案管理人員1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、分類和保管工作，確保檔案的完整和安全。2.按照檔案管理制度的要求定期向綜合檔案室移交檔案。3.積極配合綜合檔案室開展檔案管理工作，提供必要的檔案信息和資料。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類幼兒園檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括幼兒園行政工作中形成的各類文件、會議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.教育教學(xué)類：涵蓋教學(xué)計(jì)劃、教案、教學(xué)活動記錄、幼兒學(xué)習(xí)成果等與教育教學(xué)相關(guān)的檔案。3.師資隊(duì)伍建設(shè)類：包含教師個人檔案、培訓(xùn)記錄、考核評價等資料。4.幼兒管理類：涉及幼兒入園、離園登記、健康檔案、學(xué)籍管理等內(nèi)容。5.后勤管理類：如物資采購、設(shè)備維護(hù)、食堂管理、安全保衛(wèi)等方面的檔案。6.家園合作類：包括家長委員會記錄、家長意見反饋、家園溝通活動資料等。7.財務(wù)檔案類：財務(wù)報表、賬目、憑證等財務(wù)方面的檔案。8.基建檔案類：幼兒園建設(shè)過程中的規(guī)劃圖紙、施工文件、竣工驗(yàn)收資料等。9.聲像檔案類：幼兒園活動照片、錄像、錄音等聲像資料。10.榮譽(yù)檔案類：幼兒園獲得的各類榮譽(yù)證書、獎杯、獎牌等相關(guān)檔案。（二）編號規(guī)則1.每大類檔案用一個大寫英文字母表示，如行政管理類用“A”表示，教育教學(xué)類用“B”表示等。2.每大類檔案下的二級類目用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如行政管理類中的文件用“A01”表示，會議記錄用“A02”表示等。3.二級類目下的具體檔案按順序編號，編號位數(shù)根據(jù)實(shí)際情況確定。例如，一份行政管理類文件的編號為“A01001”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各部門在工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等材料。2.上級主管部門下發(fā)的與幼兒園工作相關(guān)的文件、通知等。3.幼兒園與外部單位簽訂的合同、協(xié)議等。4.教職工個人在教學(xué)、科研、管理等工作中形成的有價值的材料。5.幼兒在園期間形成的各類資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，并按照檔案管理制度的規(guī)定，及時收集本部門的檔案材料，確保檔案的齊全完整。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對重要的會議、活動等應(yīng)及時收集相關(guān)的聲像資料，并做好文字記錄。（三）整理方法1.按照檔案分類方案對收集到的檔案材料進(jìn)行分類。2.對每份檔案材料進(jìn)行編號、編目，填寫檔案目錄清單，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者等內(nèi)容。3.去除檔案材料中的金屬物，對破損的檔案進(jìn)行修補(bǔ)，對紙張規(guī)格不一致的檔案進(jìn)行折疊或裱糊。4.按照檔案裝訂要求進(jìn)行裝訂，保持檔案的整齊美觀。五、檔案的歸檔與移交（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案整理歸檔，并移交綜合檔案室。2.對于重大活動、重要項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時歸檔移交。（二）移交手續(xù)1.各部門檔案管理人員向綜合檔案室移交檔案時，應(yīng)填寫檔案移交清單，清單一式兩份，雙方簽字確認(rèn)后各執(zhí)一份。2.移交的檔案應(yīng)符合整理規(guī)范要求，檔案目錄清單應(yīng)與檔案實(shí)際內(nèi)容相符。3.綜合檔案室接收檔案后，應(yīng)對檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與移交部門溝通解決。六、檔案的保管（一）庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的房間，配備必要的消防器材和溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備。2.庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置檔案架、檔案柜等存儲設(shè)備，檔案架、柜應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。3.庫房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作的有序進(jìn)行。（二）保管措施1.對檔案進(jìn)行分類存放，不同類別的檔案應(yīng)分開存放，并在檔案架、柜上標(biāo)明類別和編號。2.定期對檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲蛀等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進(jìn)行處理。3.做好檔案庫房的溫濕度記錄，根據(jù)溫濕度情況及時進(jìn)行調(diào)節(jié)，保持庫房溫濕度適宜。4.嚴(yán)格控制檔案庫房的訪問權(quán)限，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫房。5.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，防止數(shù)據(jù)丟失。七、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循方便快捷、安全保密的原則，確保檔案的合理使用。2.利用檔案應(yīng)填寫檔案利用登記表，注明利用目的、利用時間、利用人等信息。（二）利用方式1.查閱：因工作需要查閱檔案的人員，可到綜合檔案室查閱。查閱時應(yīng)在查閱室內(nèi)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并登記復(fù)印內(nèi)容。2.借閱：因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱期限一般不超過[X]天，如需延期應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得擅自復(fù)制檔案。3.出具證明：根據(jù)工作需要，綜合檔案室可為有關(guān)單位或個人出具檔案證明。出具證明應(yīng)嚴(yán)格按照檔案內(nèi)容如實(shí)填寫，加蓋幼兒園檔案專用章。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.綜合檔案室定期對檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價值等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的存毀。3.檔案保管期限分為永久、長期（[X]年）和短期（[X]年）三種。（二）銷毀程序1.對經(jīng)過鑒定確定需要銷毀的檔案，編制檔案銷毀清單，清單應(yīng)注明檔案編號、題名、日期、責(zé)任者等內(nèi)容。2.檔案銷毀清單經(jīng)檔案鑒定小組審核簽字后，報幼兒園主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，并由監(jiān)銷人員現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單歸檔保存。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立幼兒園檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化處理1.對重要的檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保圖像清晰可讀。2.對數(shù)字化檔案進(jìn)行分類、命名、標(biāo)注等處理，建立與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)的電子目錄。3.將數(shù)字化檔案存儲到服務(wù)器或存儲設(shè)備中，并進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。（三）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：能夠錄入檔案的基本信息、目錄清單等內(nèi)容。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，方便快捷地查詢所需檔案。3.借閱管理功能：實(shí)現(xiàn)檔案借閱的在線申請、審批、登記等流程。4.統(tǒng)計(jì)分析功能：對檔案的數(shù)量、類別、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。（四）