PAGE交警大隊檔案三合一制度一、總則（一）目的為進一步加強交警大隊檔案管理工作，提高檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化水平，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合交警大隊實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于交警大隊各部門在工作中形成的各類檔案，包括但不限于交通事故處理檔案、交通違法處理檔案、車輛管理檔案、駕駛?cè)斯芾頇n案、隊伍建設(shè)檔案、財務(wù)管理檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則交警大隊檔案實行集中統(tǒng)一管理，由大隊檔案管理部門負責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實完整原則檔案管理人員應(yīng)嚴格按照檔案形成的規(guī)律和特點，及時收集、整理各類檔案，確保檔案內(nèi)容真實、完整，能夠準(zhǔn)確反映交警大隊的工作全貌。3.安全保密原則加強檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護措施，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。嚴格限制檔案的查閱和使用范圍，對涉及國家機密、工作秘密和個人隱私的檔案，要嚴格按照保密規(guī)定進行管理。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案管理效率，為交警大隊各項工作提供及時、有效的檔案信息服務(wù)。建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案的價值。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定交警大隊檔案管理制度和工作流程，并組織實施。2.負責(zé)交警大隊各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，為檔案的查閱和利用提供便利。4.負責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的信息化水平。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。6.對交警大隊各部門檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期開展檔案管理工作考核。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負責(zé)本部門各類檔案的收集、整理和初步立卷工作，確保檔案材料的齊全、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的檔案移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.嚴格遵守檔案管理規(guī)定，妥善保管本部門在工作中形成的檔案，不得擅自銷毀、涂改、丟失檔案。4.積極配合檔案管理部門開展檔案查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認真履行檔案管理崗位職責(zé)，遵守檔案管理工作紀(jì)律，保守檔案機密。2.負責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等，確保檔案管理工作的規(guī)范有序。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，確保檔案的安全。4.積極開展檔案信息化工作，負責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲、維護和管理，提高檔案管理的信息化水平。5.按照規(guī)定的程序和要求，為交警大隊各部門及相關(guān)人員提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好檔案利用登記和跟蹤反饋工作。6.參與檔案的鑒定、銷毀等工作，對擬銷毀的檔案進行審核，確保檔案銷毀工作的合法合規(guī)。三、檔案收集與整理（一）收集范圍交警大隊各部門應(yīng)按照檔案管理的要求，及時收集本部門在工作中形成的各類文件材料，包括但不限于以下內(nèi)容：1.交通事故處理檔案：包括事故現(xiàn)場勘查記錄、事故認定書、當(dāng)事人陳述材料、證人證言、鑒定報告、賠償調(diào)解書等。2.交通違法處理檔案：包括交通違法行為照片、視頻資料、處罰決定書、繳款憑證等。3.車輛管理檔案：包括車輛注冊登記資料、行駛證、駕駛證、車輛檢驗記錄、車輛報廢證明等。4.駕駛?cè)斯芾頇n案：包括駕駛?cè)藞竺Y料、考試成績、駕駛證核發(fā)記錄、駕駛證審驗記錄等。5.隊伍建設(shè)檔案：包括人員招聘、培訓(xùn)、考核、獎懲、任免等文件材料。6.財務(wù)管理檔案：包括財務(wù)預(yù)算、決算報表、會計憑證、賬簿、審計報告等。7.其他與交警大隊工作相關(guān)的文件材料，如會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)、請示報告等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案形成部門應(yīng)按照檔案管理的規(guī)定，對文件材料進行分類整理，確保每份文件材料都有明確的來源和出處。3.對于重要文件材料，應(yīng)及時進行備份，防止文件丟失或損壞。4.收集的檔案材料應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案材料。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。具體整理原則如下：1.遵循文件形成規(guī)律按照文件材料形成的時間順序、重要程度等進行分類整理，使檔案具有系統(tǒng)性和邏輯性。2.保持文件之間的有機聯(lián)系將同一事件、同一項目、同一業(yè)務(wù)流程中形成的文件材料集中在一起，便于查找和利用。3.區(qū)分不同價值根據(jù)文件材料的重要性、保存期限等因素，將檔案分為不同的類別和保管期限，實行分類管理。4.便于保管和利用檔案整理應(yīng)便于檔案的裝訂、上架、存放和查閱，提高檔案管理的工作效率。（四）整理方法1.分類按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案、電子檔案等類別。其中，文書檔案按照年度、保管期限進行分類；業(yè)務(wù)檔案按照不同業(yè)務(wù)類型進行分類，如交通事故處理檔案、交通違法處理檔案等；聲像檔案按照載體形式和內(nèi)容進行分類，如照片檔案、視頻檔案等；電子檔案按照文件格式和存儲位置進行分類。2.編號對每一份檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。文書檔案編號一般采用年度+保管期限+流水號的方式；業(yè)務(wù)檔案編號根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型制定相應(yīng)的編號規(guī)則；聲像檔案編號按照拍攝時間、地點、內(nèi)容等要素進行編制；電子檔案編號與紙質(zhì)檔案編號相對應(yīng)，便于查找和管理。3.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字。文書檔案一般采用A4紙規(guī)格，左側(cè)裝訂；業(yè)務(wù)檔案根據(jù)實際情況進行裝訂，確保檔案的完整性和規(guī)范性。4.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)打印成冊，并建立電子目錄，方便檔案的查閱和檢索。四、檔案保管（一）保管場所1.交警大隊?wèi)?yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、滅火器、防蟲藥品、溫濕度計等，定期對庫房設(shè)施設(shè)備進行檢查和維護，確保其正常運行。3.檔案庫房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，各區(qū)域之間應(yīng)保持相對獨立，避免相互干擾。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序上架存放，并建立檔案存放索引，便于查找和管理。2.對于重要檔案和珍貴檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等，確保檔案的安全。3.電子檔案應(yīng)進行備份存儲，備份存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和更新，防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案存儲應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲方式，如磁盤陣列、磁帶庫等，并建立電子檔案存儲目錄，便于查找和管理。（三）保管期限檔案保管期限分為永久、定期兩種。永久保管的檔案主要包括涉及國家機密、工作秘密、個人隱私以及具有重要歷史價值和憑證作用的檔案；定期保管的檔案根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，分為30年、1O年兩種期限。具體檔案保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定和交警大隊檔案管理的實際情況確定。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況符合要求。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、編號、題名、日期、保管期限、密級等信息是否準(zhǔn)確，檔案是否完整無缺，檔案的保管狀況是否良好等。3.對清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進行整改，如補充缺失的檔案材料、調(diào)整檔案編號、修復(fù)損壞的檔案等。清查結(jié)果應(yīng)形成書面報告，報交警大隊領(lǐng)導(dǎo)審閱，并作為檔案管理工作考核的重要依據(jù)。五、檔案利用（一）利用范圍交警大隊檔案主要供本大隊各部門及相關(guān)人員在工作中查閱、利用。查閱、利用檔案應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理規(guī)定，不得損害國家利益、集體利益和他人合法權(quán)益。（二）利用方式1.查閱因工作需要查閱檔案的，查閱人員應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。查閱人員應(yīng)在檔案查閱室內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進行復(fù)印。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，借閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀檔案。借閱期滿后應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并追究借閱人員的責(zé)任。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細登記。登記內(nèi)容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人員姓名、所在部門、查閱（借閱）檔案名稱、編號、查閱（借閱）目的、查閱（借閱）期限、歸還日期等信息。檔案利用登記應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整，確保檔案利用情況可查、可控。（四）利用反饋檔案管理部門應(yīng)定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，了解檔案利用的需求和效果，及時調(diào)整檔案管理工作策略和方法，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。同時，檔案管理部門應(yīng)積極收集檔案利用人員的反饋意見，對檔案管理工作中存在的問題及時進行改進，不斷完善檔案管理工作。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴格保密的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織交警大隊成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干以及相關(guān)部門負責(zé)人組成。檔案鑒定工作小組負責(zé)對檔案的鑒定工作進行組織、指導(dǎo)和審核。（三）鑒定方法1.直接鑒定法檔案鑒定人員應(yīng)逐份審查檔案材料，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、價值等因素，確定檔案的保管期限和存毀價值。2.綜合分析法結(jié)合交警大隊的工作實際和檔案管理的要求，對檔案進行綜合分析，判斷檔案的重要性和保存價值。3.專家咨詢法對于一些專業(yè)性較強、價值難以確定的檔案，可以邀請相關(guān)領(lǐng)域的專家進行咨詢，聽取專家意見，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，編制《檔案銷毀清冊》?！稒n案銷毀清冊