PAGE公安交警檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公安交警檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公安交警工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公安交警工作實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于各級(jí)公安交警部門及其所屬單位在履行職責(zé)過程中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公安交警檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由各級(jí)公安交警部門的檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公安交警工作的實(shí)際情況，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和可靠性。3.完整系統(tǒng)原則全面收集和整理公安交警工作中形成的各類檔案，保持檔案的完整性和系統(tǒng)性，便于查找和利用。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置各級(jí)公安交警部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，配備相應(yīng)的檔案管理人員。檔案管理機(jī)構(gòu)可根據(jù)實(shí)際情況，設(shè)置綜合檔案室、業(yè)務(wù)檔案室等。（二）檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本部門檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案保管制度，做好檔案的安全保管工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù)，確保檔案的實(shí)體安全。4.負(fù)責(zé)檔案的信息化建設(shè)，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用，提高檔案管理工作效率。5.開展檔案的開發(fā)利用工作，為公安交警工作提供檔案信息服務(wù)，積極主動(dòng)地為領(lǐng)導(dǎo)決策、案件查處、業(yè)務(wù)工作等提供檔案支持。6.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平。7.對(duì)所屬單位的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，確保全系統(tǒng)檔案管理工作的規(guī)范統(tǒng)一。三、檔案的收集（一）收集范圍1.文書檔案上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與公安交警工作相關(guān)的文件、指示、通知等。本部門形成的各類文件，包括請(qǐng)示、報(bào)告、決定、命令、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。下級(jí)單位上報(bào)的各類文件、報(bào)表等。2.業(yè)務(wù)檔案交通事故檔案，包括事故現(xiàn)場(chǎng)勘查記錄、當(dāng)事人陳述、證人證言、鑒定結(jié)論、事故認(rèn)定書等。車輛管理檔案，包括機(jī)動(dòng)車注冊(cè)登記、轉(zhuǎn)移登記、抵押登記、注銷登記等相關(guān)資料，以及駕駛?cè)丝荚嚒l(fā)證、審驗(yàn)等檔案。交通違法處理檔案，包括違法記錄、處罰決定書、繳款憑證等。其他業(yè)務(wù)檔案，如交通警衛(wèi)任務(wù)檔案、專項(xiàng)行動(dòng)檔案等。3.聲像檔案公安交警工作中形成的照片、錄音帶、錄像帶、光盤等聲像資料，如交通事故現(xiàn)場(chǎng)照片、交通指揮視頻、重大活動(dòng)影像等。4.實(shí)物檔案公安交警部門獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗等實(shí)物。具有保存價(jià)值的警用裝備、器材等實(shí)物。（二）收集要求1.明確責(zé)任各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.定期收集文書檔案應(yīng)按照文件形成的時(shí)間順序，定期進(jìn)行收集；業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在業(yè)務(wù)工作結(jié)束后及時(shí)收集歸檔；聲像檔案和實(shí)物檔案應(yīng)隨時(shí)收集。3.確保質(zhì)量收集的檔案應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確，字跡清晰、圖表工整，載體及包裝符合要求。（三）收集程序1.歸檔通知檔案管理機(jī)構(gòu)定期向各部門發(fā)出檔案歸檔通知，明確歸檔范圍、時(shí)間要求和歸檔方式。2.部門整理各部門按照歸檔通知要求，對(duì)本部門形成的檔案進(jìn)行初步整理，分類裝訂成冊(cè)，并填寫檔案移交清單。3.檔案移交各部門將整理好的檔案按時(shí)移交至檔案管理機(jī)構(gòu)，檔案管理人員對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、簽收，辦理交接手續(xù)。四、檔案的整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）文書檔案整理1.分類文書檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。年度：以文件形成的自然年度為依據(jù)進(jìn)行分類。保管期限：分為永久、長(zhǎng)期（30年）、短期（10年）三種。機(jī)構(gòu)（問題）：根據(jù)文件內(nèi)容所涉及的機(jī)構(gòu)或問題進(jìn)行分類。2.編號(hào)按照分類方案對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。3.編目編制文件目錄，包括文件編號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁號(hào)、備注等項(xiàng)目，準(zhǔn)確反映文件的基本信息。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持文件的整齊美觀。（三）業(yè)務(wù)檔案整理1.交通事故檔案整理按照事故發(fā)生的時(shí)間順序排列，將事故現(xiàn)場(chǎng)勘查記錄、當(dāng)事人陳述、證人證言、鑒定結(jié)論、事故認(rèn)定書等相關(guān)材料依次整理歸檔。對(duì)每份材料進(jìn)行編號(hào)，編制檔案目錄，注明材料名稱、日期、來源等信息。2.車輛管理檔案整理機(jī)動(dòng)車檔案按照車輛類別、登記時(shí)間順序進(jìn)行整理，將注冊(cè)登記、轉(zhuǎn)移登記、抵押登記、注銷登記等相關(guān)資料分別裝訂成冊(cè)。駕駛?cè)藱n案按照駕駛?cè)诵彰?、檔案編號(hào)順序整理，將考試、發(fā)證、審驗(yàn)等檔案材料分類歸檔。建立車輛和駕駛?cè)藱n案索引，方便查詢和管理。3.交通違法處理檔案整理按照違法記錄的時(shí)間順序排列，將違法通知書、處罰決定書、繳款憑證等材料整理歸檔。對(duì)每份違法記錄進(jìn)行編號(hào)，注明違法時(shí)間、地點(diǎn)、違法行為等信息，編制檔案目錄。（四）聲像檔案整理1.分類聲像檔案按照載體形式、內(nèi)容主題等進(jìn)行分類。2.編號(hào)為每份聲像檔案編制唯一的編號(hào)，注明錄制時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容摘要等信息。3.編目編制聲像檔案目錄，包括編號(hào)、題名、錄制時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容摘要、載體形式等項(xiàng)目。4.存儲(chǔ)將聲像檔案存儲(chǔ)在合適的載體上，如光盤、磁帶等，并做好備份，同時(shí)建立聲像檔案存儲(chǔ)索引，便于查找和利用。（五）實(shí)物檔案整理1.登記對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄實(shí)物名稱、來源、日期、保存價(jià)值等信息。2.編號(hào)為每件實(shí)物檔案編制編號(hào)，便于管理和查找。3.存放將實(shí)物檔案存放在專門的陳列柜或庫房中，確保實(shí)物的安全和完整。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。庫房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）檔案裝具檔案裝具應(yīng)符合檔案保管要求，選用質(zhì)量好、堅(jiān)固耐用的檔案柜、檔案架等。檔案裝具應(yīng)分類編號(hào)，便于存放和查找檔案。（三）檔案存放檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，不同類別、不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放。檔案存放應(yīng)排列有序，便于查找和利用。（四）檔案保管期限1.永久保管上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件。本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料。本機(jī)關(guān)召開的重要會(huì)議、舉辦的重大活動(dòng)等形成的主要文件材料。本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料。本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料。本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料，以及本機(jī)關(guān)制發(fā)的一般性文件材料，可根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限為長(zhǎng)期（30年）或短期（10年）。2.長(zhǎng)期保管本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料。本機(jī)關(guān)召開會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料。本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料。本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料。本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性的報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.短期保管本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的短期臨時(shí)性文件材料。本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理工作中形成的短期臨時(shí)性文件材料。（五）檔案定期檢查檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，重點(diǎn)檢查檔案的保管狀況、數(shù)量變化、安全情況等。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。（六）檔案統(tǒng)計(jì)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，及時(shí)掌握檔案的動(dòng)態(tài)信息。檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，上報(bào)上級(jí)檔案管理部門和本部門領(lǐng)導(dǎo)。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和本部門檔案管理制度，確保檔案利用的合法性。2.服務(wù)公安交警工作原則檔案利用工作應(yīng)緊密圍繞公安交警工作實(shí)際，為領(lǐng)導(dǎo)決策、案件查處、業(yè)務(wù)工作等提供有力支持。3.方便利用原則簡(jiǎn)化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為利用者提供便捷的服務(wù)。（二）利用范圍1.公安交警部門內(nèi)部利用為領(lǐng)導(dǎo)決策提供檔案信息參考。為案件查處提供證據(jù)材料。為業(yè)務(wù)工作提供歷史資料和數(shù)據(jù)支持。為檔案編研、統(tǒng)計(jì)分析等工作提供素材。2.外部利用根據(jù)法律法規(guī)規(guī)定，為司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法機(jī)關(guān)等提供檔案查閱服務(wù)。按照有關(guān)規(guī)定，為社會(huì)公眾提供檔案查閱服務(wù)，但應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，確保檔案信息安全。（三）利用方式1.查閱利用者可到檔案管理機(jī)構(gòu)查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，利用者應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理機(jī)構(gòu)辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定時(shí)間，借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀檔案。3.復(fù)制利用者如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)填寫復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制，并加蓋檔案管理機(jī)構(gòu)印章。復(fù)制的檔案資料應(yīng)與原件內(nèi)容一致，具有同等效力。（四）利用登記檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間理由、檔案名稱、數(shù)量、歸還時(shí)間等信息。利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，便于統(tǒng)計(jì)和查詢。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的存毀。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用情況等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合鑒定。對(duì)已超過保管期限、失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核后，可予以銷毀。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊(cè)檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，編制銷毀