PAGE北市區(qū)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)北市區(qū)檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于北市區(qū)各部門、各單位及所屬機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。北市區(qū)檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)全區(qū)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)性原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映北市區(qū)各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則。全面收集和保存北市區(qū)在不同時(shí)期、不同領(lǐng)域形成的各類檔案，保證檔案的系統(tǒng)性和完整性。4.安全性原則。采取有效措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立北市區(qū)檔案管理中心，作為全區(qū)檔案管理的專門機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全區(qū)檔案管理工作。（二）職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定北市區(qū)檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管北市區(qū)各部門、各單位移交的檔案，確保檔案的齊全完整。3.開展檔案信息化建設(shè)，建立和完善檔案信息管理系統(tǒng)，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。4.組織開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為北市區(qū)各項(xiàng)工作提供參考依據(jù)。5.對北市區(qū)各部門、各單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。6.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。7.做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地向上級主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、宣傳工作、紀(jì)檢監(jiān)察等方面形成的文件材料。2.行政管理類：包括機(jī)關(guān)日常工作、會議、人事、財(cái)務(wù)、后勤保障等方面形成的文件材料。3.業(yè)務(wù)工作類：根據(jù)北市區(qū)各部門、各單位的職能，收集在業(yè)務(wù)開展過程中形成的各種文件材料。4.基本建設(shè)類：包括北市區(qū)內(nèi)各類基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目形成的項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等。5.設(shè)備儀器類：包括購置、使用、維護(hù)設(shè)備儀器過程中形成的文件材料。6.會計(jì)檔案類：按照國家有關(guān)會計(jì)檔案管理的規(guī)定，收集財(cái)務(wù)會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等檔案。7.聲像檔案類：包括北市區(qū)在重要活動(dòng)、會議、工程建設(shè)等過程中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。8.電子檔案類：各部門、各單位在工作中形成的電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行收集和歸檔。（二）收集要求1.各部門、各單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集。2.收集的檔案應(yīng)保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。3.對重要的、具有保存價(jià)值的文件材料，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)收集，確保不遺漏。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、時(shí)間、內(nèi)容等因素，將檔案分為不同的類別，如黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性的原則。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，詳細(xì)記錄檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保護(hù)文件材料的原貌，不得隨意裁剪或損壞文件。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理中心應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲藥品、消防器材等，確保檔案保管環(huán)境的安全。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號順序排列上架存放，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.聲像檔案應(yīng)按照載體類型分別存放，對照片、錄音、錄像等進(jìn)行分類整理，并做好標(biāo)識。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和歷史價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：反映北市區(qū)重大歷史事件、重要決策、重要人物等具有長遠(yuǎn)歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義的檔案。2.長期保管的檔案：在較長時(shí)間內(nèi)對北市區(qū)工作具有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為16年至50年。3.短期保管的檔案：在較短時(shí)間內(nèi)對北市區(qū)工作具有參考價(jià)值的檔案，保管期限一般為5年以下。（四）檔案的清點(diǎn)與檢查1.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量與目錄相符，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查找原因并進(jìn)行處理。2.每年對檔案進(jìn)行全面檢查一次，檢查檔案的保管狀況、載體質(zhì)量等，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。五、檔案的利用（一）利用范圍1.北市區(qū)各部門、各單位因工作需要，可查閱本部門、本單位形成的檔案。2.外單位因工作需要，經(jīng)北市區(qū)檔案管理中心批準(zhǔn)，可查閱相關(guān)檔案。3.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行利用。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理中心查閱紙質(zhì)檔案或電子檔案。查閱時(shí)應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，經(jīng)檔案管理中心負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過[具體期限]，借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造檔案。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理中心負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理中心印章，與原件具有同等效力。（三）利用登記檔案管理中心應(yīng)建立檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、單位、查閱或借閱時(shí)間、查閱或借閱內(nèi)容、利用方式等信息。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和北市區(qū)檔案管理規(guī)定為依據(jù)，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，準(zhǔn)確判斷檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織成立北市區(qū)檔案鑒定小組，由檔案管理中心負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對擬銷毀的檔案進(jìn)行審核鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進(jìn)行審查，分析檔案的內(nèi)容和價(jià)值，確定其保管期限。2.綜合評估法：結(jié)合檔案的形成背景、利用情況、社會需求等因素，對檔案的價(jià)值進(jìn)行綜合評估。（四）銷毀程序1.檔案管理中心定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案的編號、名稱、日期、保管期限、數(shù)量等信息，并經(jīng)檔案管理中心負(fù)責(zé)人審核簽字。3.將檔案銷毀清冊報(bào)北市區(qū)檔案鑒定小組進(jìn)行審核鑒定，經(jīng)鑒定小組組長簽字同意后，方可進(jìn)行銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)在檔案鑒定小組的監(jiān)督下進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息徹底消除。5.銷毀完畢后，檔案管理中心應(yīng)在檔案銷毀清冊上注明銷毀日期、銷毀方式等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立北市區(qū)檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化處理1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.對掃描后的電子文件進(jìn)行圖像處理，包括去污、裁剪、拼接等操作，提高圖像質(zhì)量。3.按照檔案分類編號規(guī)則，對數(shù)字化檔案進(jìn)行命名和存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實(shí)現(xiàn)檔案信息的批量錄入和單個(gè)錄入，確保錄入信息準(zhǔn)確無誤。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、日期、編號等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理功能：對檔案借閱情況進(jìn)行登記、審批和跟蹤管理，確保檔案借閱安全。4.統(tǒng)計(jì)分析功能：對檔案的數(shù)量、種類、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理功能：設(shè)置用戶權(quán)限，對系統(tǒng)訪問進(jìn)行安全控制，防止檔案信息泄露。（四）數(shù)據(jù)備份與安全1.定期對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)