PAGE職業(yè)學(xué)校檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)職業(yè)學(xué)校檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本校實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門(mén)、各年級(jí)組、各學(xué)科組以及全體教職員工和學(xué)生形成的各類檔案。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由學(xué)校檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全校檔案管理工作。2.真實(shí)性原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，如實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理學(xué)校在教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、學(xué)校商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。5.服務(wù)性原則：以服務(wù)學(xué)校發(fā)展、服務(wù)教學(xué)科研、服務(wù)師生員工為宗旨，充分開(kāi)發(fā)利用檔案資源，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)學(xué)校設(shè)立專門(mén)的檔案管理部門(mén)，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)全校檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本校檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全校檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)，指導(dǎo)各部門(mén)、各年級(jí)組、各學(xué)科組的檔案工作。3.負(fù)責(zé)接收、整理、保管全校各類檔案，建立健全檔案檢索體系，確保檔案的安全和完整。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定做好檔案的銷毀工作。5.積極開(kāi)展檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等提供檔案服務(wù)。6.負(fù)責(zé)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。（三）各部門(mén)、各年級(jí)組、各學(xué)科組職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)、本年級(jí)組、本學(xué)科組在工作中形成的各類檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的齊全完整。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)、本年級(jí)組、本學(xué)科組檔案工作的日常管理，并接受學(xué)校檔案管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.嚴(yán)格遵守學(xué)校檔案管理制度，積極配合學(xué)校檔案管理部門(mén)做好檔案管理工作。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.黨群類：包括學(xué)校黨組織、工會(huì)、共青團(tuán)等組織形成的文件材料。2.行政類：包括學(xué)校行政工作中形成的文件材料。3.教學(xué)類：包括學(xué)校教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)研究等活動(dòng)中形成的文件材料。4.學(xué)生類：包括學(xué)生學(xué)籍管理、獎(jiǎng)懲、招生、就業(yè)等方面形成的文件材料。5.科研類：包括學(xué)?？蒲许?xiàng)目管理、科研成果等方面形成的文件材料。6.基建類：包括學(xué)?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工等方面形成的文件材料。7.設(shè)備類：包括學(xué)校教學(xué)、科研、行政等設(shè)備的購(gòu)置、使用、維護(hù)等方面形成的文件材料。8.財(cái)務(wù)類：包括學(xué)校財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、賬簿等方面形成的文件材料。9.聲像類：包括學(xué)校在教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等聲像材料。10.電子類：包括學(xué)校在信息化建設(shè)過(guò)程中形成的電子文件、數(shù)據(jù)等。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)采用“年度類別流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.年度：采用公元紀(jì)年，如“2023”表示檔案形成的年份。3.類別：按照上述檔案分類順序，用兩位數(shù)字表示，如“01”表示黨群類，“02”表示行政類等。4.流水號(hào)：按照檔案形成時(shí)間先后順序，從“001”開(kāi)始依次編號(hào)。例如，2023年黨群類第5份檔案的編號(hào)為“202301005”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.學(xué)校各部門(mén)、各年級(jí)組自成立以來(lái)形成的各類文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像材料等。2.學(xué)校教職員工在教學(xué)、科研、管理等工作中形成的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案，如教案、講稿、科研成果、獲獎(jiǎng)證書(shū)等。3.學(xué)校學(xué)生在學(xué)習(xí)過(guò)程中形成的各類檔案，如學(xué)籍檔案、成績(jī)單、實(shí)習(xí)報(bào)告、畢業(yè)論文等。4.學(xué)校舉辦的各類活動(dòng)、會(huì)議、培訓(xùn)等形成的文件材料。5.學(xué)校與上級(jí)主管部門(mén)、其他單位往來(lái)的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)、各年級(jí)組應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的文件材料進(jìn)行整理，并移交學(xué)校檔案管理部門(mén)。2.教職員工應(yīng)在工作結(jié)束后，及時(shí)將個(gè)人業(yè)務(wù)檔案整理歸檔，并移交學(xué)校檔案管理部門(mén)。3.學(xué)生應(yīng)在畢業(yè)時(shí)，按照學(xué)校要求將個(gè)人檔案整理歸檔，并移交學(xué)校檔案管理部門(mén)。4.學(xué)校舉辦的各類活動(dòng)、會(huì)議、培訓(xùn)等，主辦部門(mén)應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后，及時(shí)將相關(guān)文件材料整理歸檔，并移交學(xué)校檔案管理部門(mén)。5.學(xué)校與上級(jí)主管部門(mén)、其他單位往來(lái)的文件材料，由相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)收集整理，并移交學(xué)校檔案管理部門(mén)。（三）整理方法1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照檔案分類方案，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類整理。3.對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)檔案盒封面、盒脊、備考表等。4.裝訂成冊(cè)的檔案，應(yīng)拆除金屬物，采用三孔一線的方法裝訂。5.電子文件應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，確保文件的可讀性和完整性。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。5.嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校檔案管理制度為依據(jù)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，從學(xué)校工作的實(shí)際需要出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、各相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員。鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作計(jì)劃，組織實(shí)施檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，分析其內(nèi)容和形式，確定其保存價(jià)值。2.綜合分析：結(jié)合學(xué)校的歷史沿革、發(fā)展規(guī)劃、工作重點(diǎn)等，綜合考慮檔案的利用頻率和潛在價(jià)值。（四）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.凡是反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)學(xué)校工作有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.凡是在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。3.凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有參考價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年至15年。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門(mén)編制檔案銷毀清冊(cè)，列出檔案的名稱、編號(hào)、年度、保管期限等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組審核后，報(bào)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀工作應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門(mén)和相關(guān)部門(mén)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，確保檔案銷毀徹底。4.檔案銷毀后，檔案管理部門(mén)應(yīng)將檔案銷毀清冊(cè)永久保存。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立健全檔案統(tǒng)計(jì)制度，并按照規(guī)定及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.檔案統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案的收進(jìn)數(shù)、移出數(shù)、整理數(shù)、保管數(shù)、利用數(shù)等。3.定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析研究，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）移交工作1.學(xué)校因機(jī)構(gòu)變動(dòng)、撤銷、合并等原因，需要對(duì)檔案進(jìn)行移交的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交時(shí)，移交單位應(yīng)編制檔案移交清冊(cè)，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容，并與接收單位辦理交接手續(xù)。3.接收單位應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，對(duì)移交的檔案進(jìn)行妥善保管和利用。八、檔案的利用（一）利用范圍1.為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供檔案資料支持。2.為教職員工的職稱評(píng)定、崗位聘任、績(jī)效考核等提供檔案依據(jù)。3.為學(xué)生的學(xué)籍管理、畢業(yè)就業(yè)等提供檔案服務(wù)。4.為社會(huì)各界了解學(xué)校歷史和發(fā)展情況提供檔案查閱服務(wù)。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理部門(mén)查閱檔案原件或復(fù)印件。2.借閱：對(duì)確需借出使用的檔案，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)，并限期歸還。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門(mén)可提供檔案的復(fù)制服務(wù)。（三）利用手續(xù)1.校內(nèi)人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱、借閱手續(xù)。2.校外單位或個(gè)人查閱、借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信或個(gè)人有效