PAGE應(yīng)急建立檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司應(yīng)急管理檔案工作，規(guī)范應(yīng)急檔案的收集、整理、保管、利用等行為，確保應(yīng)急檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效，為公司應(yīng)急管理工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在應(yīng)急管理工作中形成的各類檔案，包括應(yīng)急預(yù)案、應(yīng)急演練記錄、應(yīng)急處置報告、應(yīng)急物資儲備清單等相關(guān)文件和資料。（三）基本原則1.真實性原則：應(yīng)急檔案應(yīng)如實反映應(yīng)急管理工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集應(yīng)急管理工作各個環(huán)節(jié)形成的檔案資料，保證檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標準和規(guī)范對應(yīng)急檔案進行整理、分類、編號和保管，確保檔案管理工作的規(guī)范化。4.保密性原則：對應(yīng)急檔案中涉及的敏感信息和機密內(nèi)容，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。二、管理職責(zé)（一）應(yīng)急管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善應(yīng)急檔案管理制度，并組織實施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門應(yīng)急檔案的收集、整理、保管等工作。3.負責(zé)對應(yīng)急檔案進行集中統(tǒng)一管理，建立應(yīng)急檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的共享和利用。4.定期對應(yīng)急檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的時效性和有效性。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門應(yīng)急檔案的收集、整理和初步保管工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照公司應(yīng)急檔案管理制度的要求，及時將本部門的應(yīng)急檔案移交至應(yīng)急管理部門。3.配合應(yīng)急管理部門做好應(yīng)急檔案的查閱、利用等工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.應(yīng)急預(yù)案：包括綜合應(yīng)急預(yù)案、專項應(yīng)急預(yù)案和現(xiàn)場處置方案，以及應(yīng)急預(yù)案的修訂記錄。2.應(yīng)急演練資料：演練計劃、演練方案、演練總結(jié)報告、演練影像資料等。3.應(yīng)急處置記錄：突發(fā)事件報告、應(yīng)急處置過程記錄、應(yīng)急救援報告、事故調(diào)查處理報告等。4.應(yīng)急物資管理檔案：應(yīng)急物資儲備清單、物資采購合同、物資出入庫記錄、物資維護保養(yǎng)記錄等。5.應(yīng)急培訓(xùn)資料：培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)效果評估報告等。6.與應(yīng)急管理相關(guān)的其他文件和資料，如上級部門的應(yīng)急管理要求、應(yīng)急工作會議紀要等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)應(yīng)急檔案的收集工作，確保檔案資料及時、準確地收集齊全。2.收集的檔案資料應(yīng)原件為主，如無法提供原件，應(yīng)提供清晰、完整的復(fù)印件，并注明原件存放處。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式的通用性和可讀性，并按照規(guī)定進行存儲和備份。四、檔案整理（一）分類標準應(yīng)急檔案按照以下類別進行分類：1.應(yīng)急預(yù)案類：按照綜合應(yīng)急預(yù)案、專項應(yīng)急預(yù)案和現(xiàn)場處置方案的類別分別整理。2.應(yīng)急演練類：按照演練的年度、項目名稱等進行分類。3.應(yīng)急處置類：按照突發(fā)事件的類型、發(fā)生時間等進行分類。4.應(yīng)急物資類：按照物資的種類、用途等進行分類。5.應(yīng)急培訓(xùn)類：按照培訓(xùn)的內(nèi)容、對象等進行分類。6.其他類：上述類別未涵蓋的其他應(yīng)急管理相關(guān)文件和資料。（二）編號規(guī)則應(yīng)急檔案采用分類編號法進行編號，編號格式如下：[類別代碼][年份][流水號]其中，類別代碼按照上述分類標準設(shè)置相應(yīng)的字母代碼；年份為檔案形成的年份，用四位數(shù)字表示；流水號為同一類別檔案的順序號，用三位數(shù)字表示。例如：YJA2023001，表示應(yīng)急預(yù)案類中2023年形成的第1份檔案。（三）整理方法1.對應(yīng)急檔案進行分類排序，確保同一類別的檔案按照時間順序或重要程度排列。2.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。3.對于每份檔案，應(yīng)編寫頁碼，確保頁碼連續(xù)、準確。4.對檔案進行裝訂，保持檔案的整齊、牢固。五、檔案保管（一）保管期限應(yīng)急檔案的保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價值確定，分為永久、長期和短期三種。具體如下：1.永久保管：涉及公司應(yīng)急管理工作的重要決策、重大事件記錄、長期有效的應(yīng)急預(yù)案等檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管：應(yīng)急演練記錄、應(yīng)急處置報告、應(yīng)急物資采購合同等檔案，保管期限為[X]年。3.短期保管：應(yīng)急培訓(xùn)記錄、臨時形成的一般性文件等檔案，保管期限為[X]年。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和編號順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲在服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯υO(shè)備上，并進行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.檔案保管場所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。（三）檔案清查1.應(yīng)急管理部門應(yīng)定期對應(yīng)急檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況符合要求。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或信息不準確等問題，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補救措施。六、檔案利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因應(yīng)急管理工作需要，可查閱、借閱應(yīng)急檔案。外部單位因工作需要查閱公司應(yīng)急檔案的，須經(jīng)公司應(yīng)急管理部門負責(zé)人批準，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：查閱人應(yīng)填寫《應(yīng)急檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到應(yīng)急管理部門查閱檔案。查閱時，應(yīng)在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出。2.借閱：借閱人應(yīng)填寫《應(yīng)急檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人和應(yīng)急管理部門負責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失。（三）利用登記應(yīng)急管理部門應(yīng)建立《應(yīng)急檔案利用登記簿》，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細登記，包括查閱人或借閱人姓名、部門、查閱或借閱時間、查閱或借閱內(nèi)容、歸還時間等信息。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立應(yīng)急檔案鑒定工作小組，由應(yīng)急管理部門負責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門檔案管理人員和相關(guān)專業(yè)人員。鑒定工作小組負責(zé)對應(yīng)急檔案的保管期限、保存價值等進行鑒定。（二）鑒定方法1.依據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、重要程度等因素，對應(yīng)急檔案進行綜合評估，確定其保管期限和保存價值。2.對于保管期限已滿且無保存價值的檔案，鑒定工作小組應(yīng)提出銷毀意見。（三）銷毀程序1.應(yīng)急管理部門根據(jù)鑒定工作小組的意見，編制《應(yīng)急檔案銷毀清單》，清單應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.《應(yīng)急檔案銷毀清單》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由應(yīng)急管理部門組織實施銷毀