PAGE廣東省人事檔案制度一、總則（一）目的為了加強廣東省人事檔案管理，規(guī)范人事檔案收集、整理、保管、利用等工作，維護人事檔案的真實性、完整性和保密性，充分發(fā)揮人事檔案在人才選拔、任用、培養(yǎng)、考核等方面的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合我省實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于廣東省行政區(qū)域內(nèi)各級各類機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體以及其他組織（以下統(tǒng)稱“單位”）的人事檔案管理工作。（三）基本原則1.真實性原則：人事檔案應(yīng)如實反映人員的基本情況、工作經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、獎懲情況等信息，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集與人員相關(guān)的各類材料，保證人事檔案材料齊全完整，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴格遵守保密規(guī)定，對人事檔案內(nèi)容予以保密，防止檔案信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標準和規(guī)范進行人事檔案的整理、保管和利用，確保檔案管理工作有序進行。二、人事檔案的內(nèi)容（一）履歷材料1.個人經(jīng)歷登記表、簡歷表等，詳細記錄人員從參加工作至今的工作經(jīng)歷，包括工作單位、職務(wù)、任職時間等信息。2.學歷、學位證書復印件，反映人員的教育背景，包括入學時間、畢業(yè)時間、所學專業(yè)等。（二）自傳材料個人撰寫的自傳，應(yīng)包含個人成長經(jīng)歷、思想演變過程、工作業(yè)績等方面的內(nèi)容，有助于全面了解人員的綜合素質(zhì)。（三）鑒定、考核、考察材料1.年度考核登記表、任職期滿考核材料等，記錄人員在一定時期內(nèi)的工作表現(xiàn)、業(yè)績評價等情況。2.干部考察材料，用于選拔任用干部時對考察對象的全面評價，包括政治素質(zhì)、工作能力、廉潔自律等方面。（四）學歷學位、培訓和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料1.學歷學位證書原件及驗證材料，確保學歷學位的真實性和有效性。2.參加各類培訓的結(jié)業(yè)證書、培訓報告等，反映人員的學習培訓經(jīng)歷。3.專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評審表、聘任文件等，體現(xiàn)人員的專業(yè)技術(shù)水平和職務(wù)晉升情況。（五）政審材料1.入黨、入團政審材料，審查人員的政治歷史情況，確保其政治立場堅定，符合黨團組織要求。2.出國（境）政審材料，用于人員因工作需要出國（境）時的政治審查。（六）黨團材料1.入黨志愿書、入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書等，記錄人員加入中國共產(chǎn)黨的過程和思想轉(zhuǎn)變情況。2.入團志愿書、入團申請書等，反映人員加入共青團組織的相關(guān)情況。（七）獎勵材料1.各級政府、部門頒發(fā)的獎勵證書、表彰決定等，體現(xiàn)人員在工作中取得的突出成績和獲得的榮譽。2.單位內(nèi)部的獎勵文件和證書，鼓勵員工積極工作，為單位發(fā)展做出貢獻。（八）處分材料受到黨紀政紀處分的決定、通報等材料，如實記錄人員的違規(guī)違紀行為及相應(yīng)處理結(jié)果。（九）工資、任免、出國（境）等材料1.工資變動審批表、工資發(fā)放記錄等，反映人員的工資待遇情況。2.任免文件，記錄人員的職務(wù)任免情況，包括任職時間、免職原因等。3.出國（境）審批表、護照復印件等，用于管理人員的出國（境）情況。（十）其他可供組織參考的材料如個人總結(jié)、述職報告、科研成果、論文著作等，豐富人事檔案內(nèi)容，全面展現(xiàn)人員綜合素質(zhì)。三、人事檔案的收集與整理（一）收集1.各單位應(yīng)指定專人負責收集本單位人員的人事檔案材料，確保材料及時、準確、完整地收集上來。2.對于新入職人員，應(yīng)在入職一個月內(nèi)將其人事檔案材料收集齊全，并按照規(guī)定進行整理歸檔。3.人事檔案材料的形成部門應(yīng)及時將相關(guān)材料送交檔案管理部門，不得積壓或延誤。（二）整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案內(nèi)容分類標準，對收集到的人事檔案材料進行分類整理。2.每份材料應(yīng)保持完整，不得擅自裁剪、涂改或抽取材料。3.材料應(yīng)按照時間順序或重要程度進行排列，確保檔案順序清晰，便于查閱。4.對破損、褪色的材料應(yīng)進行修復或復制，保證檔案材料的質(zhì)量。5.編制檔案目錄，詳細記錄檔案內(nèi)容和存放位置，方便查找和管理。四、人事檔案的保管（一）保管機構(gòu)1.各單位應(yīng)設(shè)立專門的人事檔案保管機構(gòu)，配備必要的檔案保管設(shè)備和設(shè)施，確保檔案安全存放。2.檔案保管機構(gòu)應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，保證檔案不受損壞。（二）保管要求1.人事檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別和編號順序排列，便于查找和管理。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.對電子人事檔案應(yīng)進行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進行數(shù)據(jù)維護和更新。4.嚴格控制檔案查閱人員范圍，無關(guān)人員不得進入檔案保管場所。（三）檔案保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，對檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.查閱檔案時，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，查閱人員不得擅自摘抄、復制檔案內(nèi)容。3.對涉及國家機密和個人隱私的檔案材料，應(yīng)采取特殊的保密措施。五、人事檔案的利用（一）利用范圍1.單位內(nèi)部在選拔任用干部、考核評價人員、辦理工資調(diào)整、職稱評定等工作中，可查閱相關(guān)人員的人事檔案。2.上級主管部門、組織人事部門因工作需要，可按照規(guī)定查閱下級單位的人事檔案。3.司法機關(guān)、紀檢監(jiān)察部門等因辦案需要，可依法查閱相關(guān)人員的人事檔案。（二）利用程序1.查閱人事檔案應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱范圍、查閱時間等內(nèi)容，經(jīng)單位負責人批準后，方可查閱。2.檔案管理人員應(yīng)按照查閱申請表的要求，提供相應(yīng)的檔案材料，并做好查閱記錄。3.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得將檔案帶出保管場所。查閱完畢后，應(yīng)及時歸還檔案，并在查閱登記表上簽字確認。4.如需復制檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定進行復制。復制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，與原件具有同等效力。六、人事檔案的轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞原因1.人員工作調(diào)動、辭職、退休等原因，需要將人事檔案轉(zhuǎn)至新的工作單位或相關(guān)部門。2.檔案管理機構(gòu)調(diào)整、合并等原因，需要對人事檔案進行轉(zhuǎn)遞。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)填寫人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單，詳細注明轉(zhuǎn)遞單位、轉(zhuǎn)遞人員姓名、檔案內(nèi)容清單等信息。2.檔案管理部門應(yīng)按照轉(zhuǎn)遞通知單的要求，將人事檔案密封包裝，并在封口處加蓋公章。3.通過機要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞竭M行檔案轉(zhuǎn)遞，確保檔案安全、及時送達。4.接收單位在收到人事檔案后，應(yīng)及時將回執(zhí)寄回原檔案管理部門，確認檔案已收到。七、人事檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立全省統(tǒng)一的人事檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案信息的電子化存儲、查詢、統(tǒng)計、分析等功能，提高人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）信息化管理要求1.各單位應(yīng)按照統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準，將人事檔案材料進行電子化錄入，確保數(shù)據(jù)準確、完整。2.加強對電子人事檔案的安全管理，設(shè)置嚴格的用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和篡改。3.定期對電子人事檔案進行備份，存儲在不同的介質(zhì)和地點，確保數(shù)據(jù)安全可靠。4.利用信息化手段對人事檔案進行動態(tài)管理，及時更新檔案信息，為人員管理提供科學依據(jù)。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體1.各級組織人事部門負責對本地區(qū)人事檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。2.各單位應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督檢查機制，定期對本單位的人事檔案管理工作進行自查自糾。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.人事檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.檔案內(nèi)容的真實性、完整性和保密性，是否存在涂改、偽造、抽取檔案材料等問題。3.檔案信息化管理情況，包括數(shù)據(jù)錄入、安全管理、備份等工作是否規(guī)范。4.檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作責任心，是否具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能。（三）問題處理1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求相關(guān)單位限期整改。2.對違反人事檔案管理制度的單位和個人，應(yīng)依法依規(guī)給予相應(yīng)的處