PAGE檔案管理制度拍照穿搭一、總則（一）目的本檔案管理制度旨在規(guī)范公司/組織內各類檔案的管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保存，為公司/組織的各項工作提供有力的支持和保障。同時，為涉及檔案管理相關工作場景中的拍照及穿搭行為制定規(guī)范，以維護檔案管理工作的嚴肅性和專業(yè)性。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內所有部門及員工，包括但不限于紙質檔案、電子檔案等各類檔案資料的管理，以及在檔案收集、整理、存儲、借閱、銷毀等過程中涉及的拍照和相關人員的穿搭要求。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內容必須真實反映公司/組織的各項活動和業(yè)務往來，確保檔案信息的可信度。2.完整性原則：全面收集和保存與公司/組織相關的各類檔案，保證檔案資料的齊全和完整。3.準確性原則：檔案的記錄和整理應準確無誤，避免出現(xiàn)錯誤信息或歧義。4.保密性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司/組織的保密規(guī)定，對涉及機密的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。5.規(guī)范性原則：檔案管理工作應遵循統(tǒng)一的標準和規(guī)范，確保檔案管理的科學性和系統(tǒng)性。二、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司/組織的檔案管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.統(tǒng)籌規(guī)劃檔案管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、存儲、檢索等工作。3.定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案的完整性和準確性。4.負責檔案的數(shù)字化處理工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的效率和便捷性。5.對檔案管理人員進行培訓和指導，提高其業(yè)務水平和綜合素質。6.負責檔案管理工作中的安全防范措施，保障檔案的實體安全和信息安全。（二）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的齊全和完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.在檔案管理部門的指導下，協(xié)助開展檔案的查閱、利用等工作。4.負責本部門檔案管理工作中的日常安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并協(xié)助處理。（三）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案管理制度，認真履行檔案管理職責，確保檔案管理工作的規(guī)范和有序。2.負責檔案的具體收集、整理、編目、上架、保管等工作，保證檔案的質量和安全。3.按照規(guī)定的程序和要求，辦理檔案的借閱、歸還、查閱等手續(xù)，為公司/組織內部人員提供檔案利用服務。4.對檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行記錄和反饋，提出改進建議和措施。（四）公司/組織領導職責1.負責審批檔案管理制度和檔案管理工作計劃，確保檔案管理工作符合公司/組織的發(fā)展戰(zhàn)略和實際需求。2.對檔案管理工作中的重大事項進行決策，協(xié)調解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題和困難。監(jiān)督檔案管理工作的執(zhí)行情況，對檔案管理部門的工作進行指導和評價。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司/組織設立、變更、終止等過程中形成的各類文件、證書、批文等檔案資料。2.公司/組織的各類會議文件、紀要、決議等檔案資料。3.公司/組織的工作計劃、總結、報告、統(tǒng)計報表等檔案資料。4.公司/組織的財務檔案，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。5.公司/組織的人力資源檔案，包括員工入職、離職、晉升、獎懲等相關資料。6.公司/組織的業(yè)務合同、協(xié)議、訂單等檔案資料。7.公司/組織的技術檔案，包括研發(fā)項目資料、技術圖紙、工藝文件等。8.公司/組織的市場營銷檔案，包括市場調研報告、廣告宣傳資料、客戶信息等。9.公司/組織的行政管理檔案，包括辦公用品采購記錄、車輛使用記錄、辦公設備維護記錄等。10.其他與公司/組織相關的具有保存價值的檔案資料。（二）檔案收集要求1.各部門兼職檔案員應及時收集本部門產生的各類檔案資料，確保檔案資料的時效性。2.檔案資料應保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、偽造或損毀。3.對于重要的檔案資料，應進行備份或復制，以防止原件丟失或損壞。4.收集的檔案資料應齊全完整，并附帶必要的說明和注釋，以便于后續(xù)的整理和查閱。（三）檔案整理方法1.分類：按照檔案的來源、內容、形式等因素進行分類，可分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、業(yè)務檔案等類別。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的管理和檢索。3.編目：對檔案進行編目，編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便于快速查找和利用檔案。4.裝訂：對于紙質檔案，應進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固，便于長期保存。四、檔案的存儲與保管（一）檔案存儲方式1.紙質檔案：應存放在專門的檔案庫房內，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。檔案應按照類別、年度、保管期限等順序排列上架，便于查找和管理。2.電子檔案：應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行定期備份。電子檔案應按照與紙質檔案相對應的分類和編號進行存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，便于檢索和利用。（二）檔案保管期限1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，應永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案期限分為3年、5年、10年、15年、20年等，具體保管期限根據(jù)檔案的性質和重要程度確定。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。2.對于破損、褪色、變質等檔案，應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性和可讀性。3.嚴格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。4.檔案庫房應配備必要的消防器材和安全設施，確保檔案的安全。5.對電子檔案應采取加密、備份等安全措施，防止電子檔案信息泄露或丟失。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.公司/組織內部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.涉及機密的檔案，查閱人員應嚴格遵守公司/組織的保密規(guī)定，經公司/組織領導批準后方可查閱。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱公司/組織檔案的，應提前向公司/組織提出申請，經公司/組織領導批準，并簽訂保密協(xié)議后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，詳細說明查閱檔案的目的、內容、范圍等信息。2.所在部門負責人對申請表進行審批，簽字確認同意查閱。3.查閱人員持審批后的申請表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請表提供的信息，查找并提供相應的檔案。4.查閱人員在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得將檔案帶出檔案管理部門。如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序辦理手續(xù)。5.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員對歸還的檔案進行核對和清點，確保檔案的完整和安全。（三）利用限制1.查閱檔案的人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。2.未經檔案管理部門同意，查閱人員不得擅自將檔案信息泄露給他人。3.檔案的利用應嚴格按照規(guī)定的范圍和目的進行，不得用于其他非工作目的。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作組織公司/組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人、檔案管理人員等組成。鑒定工作小組負責對到期檔案進行鑒定，提出檔案的存毀意見。（二）鑒定標準1.依據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，對到期檔案進行鑒定。2.對于已失去保存價值的檔案，應予以銷毀；對于仍有保存價值的檔案，應繼續(xù)保管。3.鑒定工作應嚴格按照國家法律法規(guī)和公司/組織的相關規(guī)定進行，確保鑒定結果的準確性和公正性。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對到期檔案進行鑒定，形成檔案鑒定報告，提出檔案的存毀意見。2.檔案管理部門根據(jù)檔案鑒定報告，編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄擬銷毀檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。3.《檔案銷毀清冊》經公司/組織領導審批后，由檔案管理部門組織實施檔案銷毀工作。4.檔案銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。5.檔案銷毀過程中，應安排專人負責監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底和安全。6.檔案銷毀完畢后，監(jiān)督人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將《檔案銷毀清冊》存檔。七、檔案管理中的拍照規(guī)范（一）拍照目的在檔案管理工作中，拍照主要用于記錄檔案整理過程、檔案庫房環(huán)境、檔案查閱場景等，以便于對檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查和評估，同時也為檔案的數(shù)字化處理、編研等工作提供原始資料。（二）拍照范圍1.檔案整理現(xiàn)場，包括檔案的分類、編號、編目、裝訂等過程。2.檔案庫房內部環(huán)境，包括庫房布局、溫濕度控制設備、消防設施等。3.檔案查閱場景，包括查閱人員的查閱過程、檔案的利用情況等。4.重要檔案資料的原件，如具有歷史價值的文件、證書、合同等。（三）拍照要求規(guī)范1.拍照應確保檔案內容清晰、完整，不得對檔案進行遮擋或歪曲。2.拍照時應注意光線和角度，避免出現(xiàn)反光、陰影等影響照片質量的情況。3.對于涉及機密的檔案，拍照前應經過嚴格的審批程序，并采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。4.拍照設備應定期進行檢查和維護，確保拍照效果的穩(wěn)定性和可靠性。5.拍攝的照片應及時進行整理和存儲，按照檔案管理的要求進行分類和編號，建立照片檔案數(shù)據(jù)庫，便于查閱和利用。八、檔案管理相關人員的穿搭要求（一）日常工作穿搭1.檔案管理人員應穿著整潔、得體的工作服，保持良好的個人形象。工作服應符合工作環(huán)境的要求，便于檔案管理工作的開展。2.不得穿著過于鮮艷、花哨或奇裝異服進入檔案庫房或從事檔案管理工作，以免影響檔案管理工作的嚴肅性。3.進入檔案管理區(qū)域應穿著平底鞋，避免穿著高跟鞋或帶有金屬鞋跟的鞋子，防止對檔案庫房地面或檔案造成損壞。（二）特殊工作場景穿搭補充1.在進行檔案整理、搬運等體力勞動時，應穿著適合勞動強度的工作服和防護用品，如手套、圍裙等，保護自身安全和檔案的安全。2.在參與檔案數(shù)字化處理工作時，應