PAGE社區(qū)科普檔案管理制度一、總則（一）目的為加強社區(qū)科普檔案管理，有效保護(hù)和利用科普檔案資源，提高社區(qū)科普工作水平，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本社區(qū)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本社區(qū)內(nèi)開展的各類科普活動所形成的檔案管理，包括但不限于科普講座、科普展覽、科普培訓(xùn)、科普競賽等活動產(chǎn)生的文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則社區(qū)科普檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映科普活動的實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，手續(xù)完備。3.科學(xué)分類原則按照檔案的形成規(guī)律和特點，進(jìn)行科學(xué)分類，便于保管和利用。4.方便利用原則建立健全檔案利用制度，簡化手續(xù)，提高檔案利用效率，滿足社區(qū)居民和相關(guān)部門對科普檔案的需求。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本社區(qū)科普檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、統(tǒng)計和提供利用社區(qū)科普檔案。3.對社區(qū)各部門形成的科普檔案進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，確保檔案的質(zhì)量和歸檔工作的順利進(jìn)行。4.定期對科普檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。5.積極開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門開展科普活動過程中文件材料的形成、積累和整理工作，并按照規(guī)定及時移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好科普檔案的收集、整理、鑒定、銷毀等工作，提供必要的支持和配合。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案，確保檔案的安全和完整。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，忠于職守，具備專業(yè)的檔案管理知識和技能。2.負(fù)責(zé)科普檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管等。3.按照檔案利用規(guī)定，及時、準(zhǔn)確地為利用者提供檔案資料，做好利用登記和統(tǒng)計工作。4.定期對檔案進(jìn)行檢查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。5.保守檔案機密，維護(hù)檔案的安全和完整。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.科普活動計劃、方案、總結(jié)、報告等文件材料。2.科普講座、培訓(xùn)的講稿、課件、學(xué)員名單及成績記錄等。3.科普展覽的展板設(shè)計圖、展品清單、展覽照片、觀眾反饋等資料。4.科普競賽的競賽規(guī)則、參賽作品、獲獎名單等相關(guān)材料。5.與科普活動相關(guān)的會議記錄、紀(jì)要、決議等文件。6.科普工作中形成的統(tǒng)計報表、調(diào)查問卷、分析報告等數(shù)據(jù)資料。7.社區(qū)居民參與科普活動的相關(guān)記錄，如簽到表、活動照片等。8.科普工作中獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌等實物檔案的照片及相關(guān)說明材料。9.其他與社區(qū)科普活動有關(guān)的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在科普活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，將本部門形成的相關(guān)文件材料收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.收集的文件材料應(yīng)真實、完整、有效，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對破損、褪色的文件材料應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。（三）整理方法1.分類按照科普活動的類型、時間、來源等因素進(jìn)行分類。可分為科普講座檔案、科普展覽檔案、科普培訓(xùn)檔案、科普競賽檔案等一級類目，在一級類目下再根據(jù)具體情況設(shè)置二級類目和三級類目。例如，科普講座檔案可分為健康科普講座、科技知識講座等二級類目，每個二級類目下再按照講座的時間順序排列具體的講座記錄。2.編號對整理好的檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用“年度類目順序號”的形式，如“2023科普講座001”，便于檔案的查找和管理。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，一份單獨成冊，便于查閱。4.裝訂對紙張規(guī)格統(tǒng)一、內(nèi)容聯(lián)系緊密的檔案材料進(jìn)行裝訂。裝訂時應(yīng)注意保持文件材料的原有順序，不得遺漏或顛倒，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱。四、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管反映社區(qū)科普工作重大歷史事件、重要成果、具有長期利用價值的檔案，如社區(qū)科普工作發(fā)展規(guī)劃、年度總結(jié)、重要的科普活動記錄等，應(yīng)永久保管。2.定期保管其他具有一定利用價值的檔案，根據(jù)其重要程度和利用頻率，確定保管期限為[X]年或[X]年。定期保管的檔案到期后，經(jīng)鑒定確無保存價值的，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（二）保管條件1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。3.保持庫房內(nèi)清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，確保檔案存放環(huán)境良好。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）檔案的存放1.按照檔案的分類和編號順序，將檔案整齊排列存放在檔案架或檔案柜中。2.同一類目的檔案應(yīng)集中存放，便于查找和管理。3.對實物檔案應(yīng)進(jìn)行妥善保管，可單獨存放或與相關(guān)檔案資料一同存放，并做好標(biāo)識和登記。（四）檔案的清查1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或其他異常情況，應(yīng)及時報告并查明原因，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.清查結(jié)果應(yīng)形成書面報告，存檔備查。五、檔案的利用（一）利用范圍1.社區(qū)居民、科普志愿者、科研人員等因?qū)W習(xí)、研究、參考等需要，可查閱科普檔案。2.上級主管部門、其他社區(qū)及相關(guān)單位因工作需要，可查閱本社區(qū)科普檔案。3.司法機關(guān)因辦案需要，可依法查閱相關(guān)科普檔案。（二）利用手續(xù)1.查閱科普檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，符合規(guī)定的，予以批準(zhǔn)，并提供相應(yīng)的檔案查閱服務(wù)。3.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人員姓名、所在部門、查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息。3.檔案利用登記冊應(yīng)妥善保管，以備查閱和統(tǒng)計分析。（四）檔案的借閱1.因特殊情況需要借閱科普檔案的，應(yīng)按照檔案借閱程序辦理手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱檔案時，借閱人員應(yīng)出具單位介紹信或有效身份證件，并填寫《檔案借閱登記表》。3.檔案管理部門應(yīng)對借閱檔案的人員進(jìn)行必要的保密教育，要求其妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自擴大利用范圍。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量、質(zhì)量和完整性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，結(jié)合社區(qū)科普工作實際，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準(zhǔn)確判定檔案的保存價值。3.鑒定工作應(yīng)組織專業(yè)人員進(jìn)行，確保鑒定結(jié)果的客觀性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否反映社區(qū)科普工作的真實情況，是否具有歷史價值、科學(xué)價值、實用價值和憑證價值。2.檔案的完整性和準(zhǔn)確性，是否存在缺頁、破損、涂改、偽造等情況。3.檔案的保管期限是否合理，是否需要調(diào)整保管期限或進(jìn)行銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期組織檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，成員包括檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)人員。2.鑒定小組按照鑒定原則和內(nèi)容，對保管期滿的檔案進(jìn)行逐卷、逐件鑒定，提出鑒定意見。3.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。4.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報社區(qū)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（四）銷毀方法1.對紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保