PAGE檔案歸檔制度不健全一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本檔案歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各種文件材料的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。2.真實準確原則：歸檔的文件材料應真實反映公司/組織的工作活動和歷史面貌，內容準確無誤。3.分類科學原則：按照文件材料的形成規(guī)律和特點，進行科學分類，便于管理和查找利用。4.便于利用原則：檔案的整理和保管應充分考慮利用的需求，提供便捷的查閱條件。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門公司/組織設立專門的檔案管理部門，負責檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調、監(jiān)督指導和具體實施。（二）檔案管理人員職責1.負責制定和完善檔案管理制度，組織實施檔案管理工作。2.負責各類文件材料的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。3.負責檔案的查閱、借閱、利用登記和服務工作，及時為利用者提供所需檔案。4.負責檔案庫房的安全管理，確保檔案的安全與完整。5.定期對檔案進行鑒定、銷毀和移交工作，做好檔案的信息化建設和數(shù)字化管理。6.開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高員工的檔案意識和業(yè)務水平。三、檔案歸檔范圍（一）行政管理類1.公司/組織設立、變更、注銷等相關文件材料，包括公司章程、營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證等。2.公司/組織年度工作計劃、總結、報告、決議、決定及重要會議文件材料。3.公司/組織內部管理制度、規(guī)定、辦法、通知、通報等文件材料。4.公司/組織行政事務管理文件材料，如公文處理、印章管理、機要保密、信訪接待、后勤保障等方面的文件。5.公司/組織人事管理文件材料，包括員工招聘、培訓、考核、晉升、獎懲、薪酬福利、勞動合同等方面的文件。6.公司/組織財務管理文件材料，如財務預算、決算、審計報告、財務報表、會計憑證、賬簿等。7.公司/組織資產管理文件材料，包括固定資產登記、清查、處置等方面的文件。8.公司/組織對外聯(lián)絡文件材料，如與上級主管部門、政府部門、合作伙伴、客戶等的往來信函、合同協(xié)議、會議紀要等。（二）業(yè)務管理類1.公司/組織主營業(yè)務活動中形成的文件材料，如市場調研、產品研發(fā)、生產制造、質量控制、市場營銷、售后服務等方面的文件。2.公司/組織項目管理文件材料，包括項目立項、可行性研究報告、項目計劃、項目實施過程中的各類文件、項目驗收報告等。3.公司/組織技術管理文件材料，如技術標準、操作規(guī)程、技術圖紙、技術方案、技術總結等。4.公司/組織質量管理文件材料，如質量體系文件、質量檢驗報告、質量認證文件等。5.公司/組織安全生產管理文件材料，如安全生產制度、安全檢查記錄、事故處理報告等。6.公司/組織環(huán)境保護管理文件材料，如環(huán)境影響評價報告、環(huán)保設施運行記錄、污染物排放監(jiān)測報告等。（三）黨群工作類1.公司/組織黨組織建設文件材料，如黨組織設置、黨員發(fā)展、黨員教育管理、黨組織活動等方面的文件。2.公司/組織工會工作文件材料，如工會組織建設、會員管理、工會活動、職工權益維護等方面的文件。3.公司/組織共青團工作文件材料，如團組織建設、團員發(fā)展、青年活動等方面的文件。4.公司/組織精神文明建設文件材料，如企業(yè)文化建設、思想政治工作、文明創(chuàng)建活動等方面的文件。（四）其他類1.公司/組織榮譽證書、獎牌、獎杯等實物檔案。2.公司/組織重要活動的照片、錄像、錄音等聲像檔案。3.公司/組織電子文件，包括辦公自動化系統(tǒng)生成的文件、電子郵件、數(shù)據(jù)庫文件等。4.公司/組織與檔案管理相關的其他文件材料。四、檔案歸檔要求（一）文件材料的收集1.各部門應指定專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的齊全、完整。2.收集的文件材料應包括原件、正本和定稿，如有重要文件的草稿、修改稿等也應一并收集。3.對于外來文件，應及時登記、簽收，并進行妥善保管。（二）文件材料的整理1.歸檔的文件材料應按照分類方案進行分類整理，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.每份文件應按照其形成的時間順序進行排列，編號應清晰、準確。3.對于文件材料中的附件，應與正文一并整理，編號標注在附件首頁的左上角，并在附件名稱后注明附件順序號。4.整理后的文件材料應使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒或文件夾進行裝盒或裝訂，盒脊或文件夾封面應填寫清晰的檔案編號、類別、年度、保管期限等信息。（三）文件材料的歸檔1.各部門應在每年[具體時間]前，將上一年度形成的文件材料整理歸檔，并移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應及時對接收的檔案進行審核，對不符合歸檔要求的文件材料，應退回原部門重新整理。3.歸檔后的檔案應按照規(guī)定的排列順序上架存放，并建立檔案目錄索引，便于查找利用。（四）文件材料的保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為[X]年、[X]年、[X]年等不同期限，對于在一定時期內有查考利用價值的檔案，列為定期保管。保管期限的劃分應根據(jù)檔案的重要程度、形成規(guī)律和利用需求等因素綜合確定。（五）檔案的鑒定與銷毀1.檔案管理部門應定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，由檔案管理人員、業(yè)務部門負責人和有關領導組成鑒定小組，對檔案的保存價值進行評估。2.經鑒定確無保存價值的檔案，應填寫《檔案銷毀清冊》，報經公司/組織領導批準后，予以銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀過程的安全、徹底。監(jiān)銷人應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。五、檔案查閱與借閱（一）查閱原則1.檔案查閱應遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案的安全和保密。2.查閱檔案應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，并經所在部門負責人簽字同意。（二）查閱程序1.查閱人持《檔案查閱申請表》到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請內容提供相應的檔案。2.查閱檔案應在檔案管理部門指定的查閱場所進行，查閱人不得擅自將檔案帶出查閱場所。3.查閱檔案時，應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換等。如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。（三）借閱原則1.檔案借閱應嚴格控制，非因工作需要不得借閱檔案。2.借閱檔案應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內容、借閱時間、歸還時間等信息，并經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意。（四）借閱程序1.借閱人持《檔案借閱申請表》到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請內容提供相應的檔案，并與借閱人簽訂《檔案借閱協(xié)議書》，明確雙方的權利和義務。2.借閱檔案應在規(guī)定的時間內歸還，如需延期歸還，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、傳播、泄露檔案內容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，應承擔相應的賠償責任。六、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理功能，提高檔案管理工作的效率和質量。（二）數(shù)字化檔案的采集與錄入1.對紙質檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應符合檔案管理的要求，確保圖像清晰、完整。2.按照檔案分類方案對數(shù)字化檔案進行分類、編號，并錄入檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案目錄索引。3.對電子文件應進行實時歸檔，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（三）檔案信息化系統(tǒng)的管理與維護1.檔案管理部門應指定專人負責檔案信息化系統(tǒng)的管理與維護，確保系統(tǒng)的正常運行。2.定期對檔案信息化系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的介質上，并異地存放。3.加強對檔案信息化系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權限管理，防止未經授權的訪問和數(shù)據(jù)泄露。定期對系統(tǒng)進行安全檢查和漏洞修復，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。七、檔案庫房管理（一）庫房環(huán)境要求1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[具體溫度范圍]，相對濕度控制在[具體濕度范圍]。2.庫房應配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光等設施設備，確保檔案的安全保管。（二）檔案存放要求1.檔案應按照分類、編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.不同保管期限的檔案應分開存放，永久保管的檔案應單獨存放。3.磁性載體檔案應與紙質檔案分開存放，并采取防磁、防潮、防塵等措施。（三）庫房安全管理1.檔案庫房應設置門禁系統(tǒng)，嚴格限制無關人員進入。檔案管理人員應妥善保管庫房鑰匙，不得隨意轉借他人。2