PAGE牙科醫(yī)院檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)牙科醫(yī)院檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于牙科醫(yī)院各科室、部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指牙科醫(yī)院在醫(yī)療服務(wù)、行政管理、教學(xué)科研等活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：醫(yī)院檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由醫(yī)院綜合檔案室負(fù)責(zé)全院檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映醫(yī)院各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：全面收集醫(yī)院在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及醫(yī)院機(jī)密、患者隱私等的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為醫(yī)院各項(xiàng)工作提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定醫(yī)院檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全院檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，如案卷目錄、全引目錄、專題目錄等，方便檔案查詢利用。4.負(fù)責(zé)檔案的保管工作，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案安全。5.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。對(duì)破損、褪色的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。6.開(kāi)展檔案利用工作，為醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作提供檔案資料查詢、借閱等服務(wù)。嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，做好借閱登記和催還工作。7.負(fù)責(zé)組織檔案鑒定工作，定期對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見(jiàn)，經(jīng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行處理。8.積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，將重要檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案管理效率和利用水平。9.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高全院?jiǎn)T工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。10.參與醫(yī)院重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目的文件材料收集、整理和歸檔工作，確保檔案資料的完整性。（二）各科室、部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本科室、部門在工作中形成的各類文件材料的收集、整理，并定期移交綜合檔案室。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本科室、部門檔案工作的日常管理，指導(dǎo)本科室、部門員工做好文件材料的收集、整理工作，確保檔案材料的齊全、完整。3.配合綜合檔案室做好檔案的整理、鑒定、利用等工作，按照要求提供相關(guān)檔案資料。4.嚴(yán)格遵守醫(yī)院檔案管理制度，做好本科室臨時(shí)保管檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞或泄密。(三)員工職責(zé)1.員工在工作中應(yīng)及時(shí)將辦理完畢的文件材料交科室兼職檔案員進(jìn)行整理，不得私自留存。2.積極配合科室和醫(yī)院的檔案管理工作，按照要求提供相關(guān)檔案信息和資料。3.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案：包括門診病歷、住院病歷、診斷報(bào)告、治療記錄、手術(shù)記錄、護(hù)理記錄、醫(yī)療統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.行政管理檔案：醫(yī)院的各類規(guī)章制度、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、請(qǐng)示報(bào)告、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備檔案、物資檔案等。3.教學(xué)科研檔案：教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、教學(xué)課件、學(xué)生實(shí)習(xí)檔案、科研項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、研究成果報(bào)告、學(xué)術(shù)論文等。4.醫(yī)患關(guān)系檔案：患者投訴處理記錄、醫(yī)療糾紛調(diào)解記錄、醫(yī)患溝通記錄等。5.其他檔案：醫(yī)院與外部單位簽訂的合同協(xié)議、宣傳資料、榮譽(yù)證書(shū)、照片、錄像等具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各科室、部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對(duì)破損、褪色的文件材料應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案質(zhì)量。4.電子文件應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集，保證其真實(shí)性、完整性和可讀性，并進(jìn)行有效的存儲(chǔ)和備份。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號(hào)規(guī)范。（四）整理方法1.文書(shū)檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類整理。將每年形成的文件材料，按永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限分別整理，再按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行排列，編制案卷目錄。2.醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案：按照病歷號(hào)順序進(jìn)行整理，每一份病歷作為一個(gè)保管單位，將相關(guān)的檢查報(bào)告、治療記錄等附在病歷后面。3.教學(xué)科研檔案：按照項(xiàng)目類別、時(shí)間順序等進(jìn)行整理，建立項(xiàng)目檔案卷，將項(xiàng)目過(guò)程中產(chǎn)生的各類文件材料集中歸檔。4.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法的規(guī)定進(jìn)行整理，分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別，分別裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。5.電子檔案：按照電子文件管理要求，進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)聯(lián)管理。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害生物等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、密集架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥、吸塵器等。（二）檔案裝具1.檔案柜、密集架應(yīng)符合檔案保管要求，堅(jiān)固耐用，便于檔案的存放和管理。2.檔案裝具應(yīng)按照檔案類別、保管期限等進(jìn)行合理排列，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找。（三）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，不同類別、保管期限的檔案分別存放于相應(yīng)的檔案柜或密集架中。2.同一類別的檔案應(yīng)按照順序依次排列，編號(hào)清晰，便于檢索。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行異地備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。永久保管的檔案：凡是反映醫(yī)院主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)醫(yī)院工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映醫(yī)院一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)醫(yī)院工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：凡是反映醫(yī)院局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)醫(yī)院工作有參考價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年至15年。2.各科室、部門應(yīng)根據(jù)檔案的實(shí)際情況，準(zhǔn)確判定檔案的保管期限，并在檔案整理時(shí)注明。（五）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全管理，嚴(yán)格控制非檔案管理人員進(jìn)入庫(kù)房。2.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，重點(diǎn)檢查防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.做好檔案的防火工作，檔案庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙和使用明火，配備必要的滅火器材，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.做好檔案的防潮工作，庫(kù)房?jī)?nèi)可放置干燥劑，對(duì)受潮的檔案及時(shí)進(jìn)行晾曬或烘干處理。5.做好檔案的防蟲(chóng)工作，定期投放防蟲(chóng)藥，對(duì)發(fā)現(xiàn)蟲(chóng)害的檔案及時(shí)進(jìn)行處理。6.做好檔案的防盜工作，庫(kù)房門窗應(yīng)堅(jiān)固可靠，安裝防盜報(bào)警裝置，加強(qiáng)值班巡邏。7.對(duì)檔案的借閱、歸還等情況進(jìn)行嚴(yán)格登記，確保檔案的安全流轉(zhuǎn)。8.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全管理，采取數(shù)據(jù)加密、訪問(wèn)控制、定期備份等措施，防止電子檔案信息泄露或被篡改。五、檔案利用（一）利用范圍1.醫(yī)院內(nèi)部各科室、部門在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作中需要查閱檔案資料的。2.醫(yī)院?jiǎn)T工因工作需要查閱本人檔案或與工作相關(guān)檔案的。3.外單位因工作需要，按照規(guī)定手續(xù)查閱醫(yī)院檔案的。4.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門等依法查閱醫(yī)院檔案的。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到綜合檔案室查閱檔案原件或復(fù)印件。查閱時(shí)應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱登記表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意，報(bào)綜合檔案室負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可為其提供檔案復(fù)印件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途。（三）利用手續(xù)1.醫(yī)院內(nèi)部人員查閱檔案：填寫(xiě)《檔案查閱登記表》，說(shuō)明查閱目的和內(nèi)容。經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.醫(yī)院內(nèi)部人員借閱檔案：填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等。所在科室負(fù)責(zé)人簽字審批。報(bào)綜合檔案室負(fù)責(zé)人審批。借閱人持審批后的申請(qǐng)表到綜合檔案室辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案。3.外單位查閱檔案：查閱單位應(yīng)出具正式介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。填寫(xiě)《檔案查閱登記表》。經(jīng)醫(yī)院相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。查閱重要檔案需經(jīng)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門等依法查閱檔案：查閱單位應(yīng)出具相關(guān)法律文書(shū)或證明文件。填寫(xiě)《檔案查閱登記表》。按照醫(yī)院規(guī)定的審批程序辦理查閱手續(xù)。（四）利用登記1.綜合檔案室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、查閱（借閱）時(shí)間、檔案名稱、數(shù)量、用途、歸還時(shí)間等。3.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。（五）利用監(jiān)督1.綜合檔案室工作人員應(yīng)在檔案利用現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保利用者遵守檔案管理制度，愛(ài)護(hù)檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.對(duì)利用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)制止并報(bào)告綜合檔案室負(fù)責(zé)人。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，綜合檔案室負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人為成員。鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作計(jì)劃，組織實(shí)施檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)保管期限已滿且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，可予以銷毀；對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管。3.對(duì)涉及醫(yī)院機(jī)密、患者隱私等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行鑒定和處理，確保檔案信息安全。（三）鑒定程序1.綜合檔案室定期對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行清理，列出擬銷毀檔案清單。2.將擬銷毀檔案清單提交檔案鑒定工作小組進(jìn)行鑒定。鑒定工作小組通過(guò)查閱檔案內(nèi)容、分析檔案利用情況等方式，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，提出存毀意見(jiàn)。3.對(duì)鑒定工作小組提出的存毀意見(jiàn)進(jìn)行審核，報(bào)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.經(jīng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意銷毀的檔案，由綜合檔案室負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。（四）銷毀方法1.對(duì)紙質(zhì)檔案，采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀。銷毀過(guò)程應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀。2.對(duì)電子檔案，應(yīng)采用數(shù)據(jù)刪除、格式化等方式進(jìn)行銷毀，并對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行物理銷毀或妥善處理，防止數(shù)據(jù)恢復(fù)。（五）銷毀記錄1.建立檔案銷毀記錄制度，對(duì)檔案銷毀的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、數(shù)量、銷毀方法、監(jiān)督人員等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.檔案銷毀記錄應(yīng)永久保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，方便檔案利用者快速查詢和獲取檔案信息。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案數(shù)據(jù)的安全可靠。（二）數(shù)字化加工1.對(duì)重要檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作。2.數(shù)字化加工應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。3.在數(shù)字化加工過(guò)程中，應(yīng)做好數(shù)據(jù)備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)1.建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將數(shù)字化檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中存儲(chǔ)和管理。2.檔案數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)具備完善的檢索功能，能夠根據(jù)檔案的類別、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行快速檢索。3.定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（四）信息安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密技術(shù)等措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.建立用戶權(quán)限管理制度，對(duì)不同用戶設(shè)置不同的訪問(wèn)權(quán)限，確保檔案信息的安全。3.定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)