PAGE社保所檔案管理制度一、總則（一）目的為加強社保所檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本社保所實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于社保所各類檔案的管理，包括但不限于參保登記檔案、繳費記錄檔案、待遇審核檔案、權(quán)益記錄檔案、業(yè)務(wù)辦理檔案以及其他與社保業(yè)務(wù)相關(guān)的文件資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：社保所檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門或指定專人負責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實完整原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映社保業(yè)務(wù)辦理過程和實際情況，確保檔案的完整性和準確性，不得擅自篡改、偽造檔案資料。3.安全保密原則：加強檔案的安全保護措施，確保檔案的實體安全和信息安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查閱、利用，提高工作效率，為社保業(yè)務(wù)提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本社保所檔案管理制度并組織實施。2.負責(zé)社保所各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計和銷毀等工作。3.建立健全檔案管理工作流程和業(yè)務(wù)規(guī)范，確保檔案管理工作的標準化和規(guī)范化。4.負責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備、維護和管理，保障檔案管理工作的正常開展。5.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。6.對社保所各部門檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.認真學(xué)習(xí)和掌握檔案管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識，嚴格遵守檔案管理制度和工作流程。2.負責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案資料的齊全、完整和規(guī)范。3.妥善保管檔案，做好檔案庫房的安全管理工作，定期檢查檔案保管狀況，防止檔案損壞、丟失和霉變。4.按照規(guī)定的查閱、借閱手續(xù)，為社保所內(nèi)部人員和外部相關(guān)單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。5.負責(zé)檔案信息的錄入、存儲和維護，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。6.參與檔案的鑒定和銷毀工作，對已到保管期限或失去保存價值的檔案提出鑒定意見，并按照規(guī)定程序進行銷毀。7.完成檔案管理部門交辦的其他工作任務(wù)。（三）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門業(yè)務(wù)檔案的形成、積累和整理工作，按照檔案管理要求及時移交檔案管理部門。2.明確專人負責(zé)本部門檔案管理工作，配合檔案管理部門做好檔案的收集、整理、歸檔等工作，確保本部門檔案資料的完整和準確。3.在業(yè)務(wù)辦理過程中，嚴格遵守檔案管理規(guī)定，妥善保管各類文件資料，不得擅自留存、銷毀或轉(zhuǎn)移檔案。4.按照檔案管理部門的要求，及時提供檔案利用所需的相關(guān)資料和信息，配合做好檔案查閱、借閱等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.參保登記類：包括參保單位和個人的基本信息登記表、營業(yè)執(zhí)照副本、組織機構(gòu)代碼證、身份證復(fù)印件、參保登記申請表等相關(guān)資料。2.繳費記錄類：涵蓋社保繳費基數(shù)申報材料、繳費憑證、欠費記錄、補繳記錄等。3.待遇審核類：包含退休待遇審核表、養(yǎng)老金計算依據(jù)、工傷認定決定書、勞動能力鑒定結(jié)論書、生育保險待遇審核材料等。4.權(quán)益記錄類：涉及個人社保權(quán)益記錄單、社保賬戶信息變更記錄、社保關(guān)系轉(zhuǎn)移接續(xù)材料等。5.業(yè)務(wù)辦理類：如各類業(yè)務(wù)辦理申請表、受理回執(zhí)、審批文件、辦結(jié)證明等。6.其他相關(guān)類：包括社保政策文件、宣傳資料、會議記錄、培訓(xùn)資料、統(tǒng)計報表等與社保業(yè)務(wù)相關(guān)的文件資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門在業(yè)務(wù)活動中形成的各類文件資料，確保檔案資料的齊全和完整。2.檔案收集應(yīng)遵循及時、準確、完整的原則，對于重要業(yè)務(wù)事項的檔案資料，應(yīng)在業(yè)務(wù)辦理完畢后及時收集歸檔，不得拖延或遺漏。3.收集的檔案資料應(yīng)真實、有效，字跡清晰，格式規(guī)范，簽字蓋章齊全，嚴禁使用傳真件、復(fù)印件等不符合檔案管理要求的材料歸檔（特殊情況除外，但需注明原因并妥善保存原始材料）。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)和保管期限等進行分類。一般可分為參保登記、繳費記錄、待遇審核、權(quán)益記錄、業(yè)務(wù)辦理、其他相關(guān)等六大類，每大類下再根據(jù)具體業(yè)務(wù)內(nèi)容細分若干小類。例如，參保登記類可細分為單位參保登記、個人參保登記等；繳費記錄類可細分為養(yǎng)老保險繳費、醫(yī)療保險繳費等。2.編號：為便于檔案的管理和查找，對每一份檔案進行編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，可采用年份+類別代碼+流水號的方式進行編制。例如，2023年參保登記類的第一份檔案編號為2023CB01001。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級、責(zé)任者等項目。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，一份單獨成冊保存，以便于查閱和檢索。4.裝訂：對整理好的檔案資料進行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。四（此處序號應(yīng)與前文一致，為四，可能是你復(fù)制粘貼時出現(xiàn)了錯誤）、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)在檔案整理完畢后，按照規(guī)定的時間和程序及時向檔案管理部門移交檔案。一般情況下，每年[X]月底前完成上一年度檔案的移交工作。2.移交檔案時，應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細注明檔案的類別、數(shù)量、編號等信息，雙方簽字確認。檔案移交清單一式兩份，一份由移交部門留存，一份由檔案管理部門歸檔保存。3.檔案管理部門在接收檔案時，應(yīng)認真核對檔案的完整性、準確性和規(guī)范性，對不符合要求的檔案，應(yīng)及時退回移交部門進行補充或更正。（二）保管期限1.社保所檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：主要包括涉及社保政策制定、重大業(yè)務(wù)決策、重要權(quán)益保障等具有長遠歷史價值和現(xiàn)實意義的檔案資料。長期保管的檔案：一般為[X]年，涵蓋參保登記、繳費記錄、待遇審核等主要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中形成的具有一定歷史參考價值的檔案資料。短期保管的檔案：保管期限為[X]年，主要是一些臨時性、階段性的業(yè)務(wù)文件資料，如業(yè)務(wù)辦理過程中的一般性通知、報表等。2.檔案保管期限的確定應(yīng)嚴格按照國家有關(guān)規(guī)定和本制度執(zhí)行，對于保管期限不明確的檔案，應(yīng)組織相關(guān)人員進行鑒定，根據(jù)檔案的重要性和歷史價值確定合理的保管期限。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保紙質(zhì)檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)控制在適宜的范圍內(nèi)。2.電子檔案保管：建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行分類存儲、備份和管理。電子檔案應(yīng)采用加密存儲、異地備份等安全措施，并定期進行數(shù)據(jù)維護和檢查，確保電子檔案的完整性和可讀性。3.磁性介質(zhì)檔案保管：對于存儲在磁性介質(zhì)上的檔案，如磁帶、光盤等，應(yīng)定期進行檢查和復(fù)制，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。磁性介質(zhì)檔案應(yīng)存放在防磁、防潮、防塵的環(huán)境中，并標明檔案內(nèi)容、存儲時間等信息。（四）檔案保管檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案保管情況進行檢查，一般每月進行一次庫房巡查，每季度進行一次全面檢查，每年進行一次檔案盤點。檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管環(huán)境等方面。2.檢查過程中如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時采取措施進行修復(fù)、補充或處理，并做好記錄。對于因保管不善導(dǎo)致檔案損壞或丟失的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.根據(jù)檔案保管檢查結(jié)果，對檔案保管工作進行總結(jié)和分析，針對存在的問題及時調(diào)整和完善檔案保管措施，不斷提高檔案保管水平。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.社保所內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容和查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案資料，并在檔案查閱登記簿上做好記錄，包括查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等。3.查閱檔案時，查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱過程中應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行核對，確保檔案的完整和無損。（二）借閱規(guī)定1.社保所外部單位或個人因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間和歸還時間等信息，經(jīng)社保所負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)對借閱申請進行嚴格審核，對于涉及重要機密或敏感信息的檔案，應(yīng)報經(jīng)上級主管部門批準后方可借閱。3.借閱檔案時，檔案管理部門應(yīng)與借閱人簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，要求借閱人妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播檔案內(nèi)容，按時歸還檔案。4.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，借閱人應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可延期。5.借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和無損情況，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或信息泄露等問題，應(yīng)及時追究借閱人的責(zé)任，并采取相應(yīng)的補救措施。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準確性。2.鑒定工作應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和本社保所檔案管理制度，結(jié)合檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存狀況等因素進行綜合考量。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負責(zé)對達到保管期限的檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：鑒定人員應(yīng)逐份審閱檔案材料，對檔案的內(nèi)容、來源、形式等進行全面分析，準確判斷檔案的價值。2.綜合評估法：結(jié)合檔案的形成背景、業(yè)務(wù)活動的重要程度、社會影響等因素，對檔案的價值進行綜合評估，確定檔案是否具有保存價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，詳細注明檔案的編號、題名、日期、保管期限、密級、數(shù)量等信息。2.檔案銷毀清冊應(yīng)經(jīng)社保所負責(zé)人審核批準，并報上級主管部門備案。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認真核對檔案銷毀清冊與實際銷毀檔案是否一致，確保銷毀工作的徹底性和安全性。4.檔案銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的社保所檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化采集、存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。2.通過檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案資源的共享和整合，為社保業(yè)務(wù)辦理、決策支持、社會服務(wù)等提供有力的信息保障。（二）數(shù)字化檔案采集1.制定數(shù)字化檔案采集標準和規(guī)范，明確檔案數(shù)字化的范圍、格式、質(zhì)量要求等。2.按照檔案整理的要求，對紙質(zhì)檔案進行掃描或數(shù)字化轉(zhuǎn)換，確保數(shù)字化檔案的圖像清晰、完整，數(shù)據(jù)準確無誤。3.對數(shù)字化檔案進行分類、編號、編目等處理，建立與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)的電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的關(guān)聯(lián)管理。（三）檔案信息系統(tǒng)建設(shè)1.選用適合社保所檔案管理需求的檔案信息管理軟件，建立檔案信息管理平臺，實現(xiàn)檔案的在線錄入、存儲、查詢、借閱、統(tǒng)計等功能。2.在檔案信息系統(tǒng)中設(shè)置權(quán)限管理模塊，根據(jù)不同人員的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，分配相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保檔案信息的安全保密。3.建立檔案信息備份和恢復(fù)機制，定期對檔案信息進行備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并異地存放。同時，制定檔案信息恢復(fù)應(yīng)急預(yù)案，確保在系統(tǒng)故障或數(shù)據(jù)丟失時能夠及時恢復(fù)檔案信息。（四）信息化安全管理1.加