PAGE會計檔案戶管理制度一、總則（一）目的為了加強公司會計檔案管理，保證會計檔案的安全、完整、有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《會計檔案管理辦法》等相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會計檔案管理工作。（三）定義會計檔案是指公司在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。（四）管理原則1.統(tǒng)一領導、分級管理原則。公司財務部門負責統(tǒng)一管理全公司的會計檔案工作，各分公司、子公司財務部門負責本單位會計檔案的具體管理，并接受公司財務部門的指導和監(jiān)督。2.依法合規(guī)原則。會計檔案管理工作必須嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保會計檔案的真實性、完整性和安全性。3.有效利用原則。充分發(fā)揮會計檔案的作用，為公司的財務管理、經(jīng)營決策等提供可靠的依據(jù)和支持。二、會計檔案的歸檔范圍（一）會計憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、借款單等。2.記賬憑證，根據(jù)審核無誤的原始憑證編制的，記錄經(jīng)濟業(yè)務的會計分錄憑證。（二）會計賬簿1.總賬及各類明細賬，包括資產(chǎn)類、負債類、所有者權益類、成本類、損益類等賬簿。2.日記賬，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。3.輔助賬簿，如固定資產(chǎn)卡片、往來賬備查簿等。（三）財務會計報告1.月度、季度、年度財務報表，包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。2.財務情況說明書，對公司財務狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量等情況進行分析說明的書面報告。（四）其他會計資料1.銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單。2.納稅申報表、稅務審計報告。3.會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊。4.會計電算化數(shù)據(jù)備份、系統(tǒng)操作日志等電子會計檔案。5.其他與會計核算相關的重要資料，如經(jīng)濟合同、審計報告、評估報告等。三、會計檔案的整理與裝訂（一）會計憑證的整理與裝訂1.每月終了，會計人員應對本月的會計憑證進行整理，檢查憑證的編號是否連續(xù)，附件是否齊全，有關人員的簽章是否完備。2.將整理好的會計憑證按編號順序排列，摘除憑證內(nèi)的金屬物，對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持數(shù)字完整。3.按憑證匯總日期歸集（如按上、中、下旬匯總歸集）確定裝訂成冊，并加裝封面、封底。4.在封面上填寫單位名稱、年度、月份、起止日期、憑證種類、起止號碼等內(nèi)容，并由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或蓋章。（二）會計賬簿的整理與裝訂1.年度終了，各種賬簿在結轉下年、建立新賬后，一般都要把舊賬送交總賬會計集中統(tǒng)一整理。2.整理各賬戶賬頁，將賬頁齊全、科目歸類清楚、科目余額結平的賬簿，按科目順序排列，加具賬簿啟用表和經(jīng)管人員一覽表，裝訂成冊。3.對于活頁賬簿，應抽出空白賬頁，再將已使用的賬頁按順序編號，加具封面、封底，裝訂成冊，并在裝訂處加蓋騎縫章。4.在賬簿封面上填寫單位名稱、賬簿名稱、年度、月份等內(nèi)容，并由裝訂人簽名或蓋章。（三）財務會計報告的整理與裝訂1.年度終了，財務部門應將全年的財務會計報告按類別、時間順序整理成冊。2.財務會計報告應包括封面、目錄、會計報表、附注及財務情況說明書等內(nèi)容，并依次編定頁數(shù)，加具封面，裝訂成冊。3.在封面上填寫單位名稱、年度、月份、財務會計報告名稱等內(nèi)容，并由單位負責人、主管會計工作負責人、會計機構負責人（會計主管人員）簽名并蓋章。（四）其他會計資料的整理與裝訂1.銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單應按月或按季整理，裝訂成冊，并加蓋單位公章。2.納稅申報表、稅務審計報告等應按年度整理，裝訂成冊，并加蓋單位公章。3.會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊應按規(guī)定格式填寫，一式多份，分別由移交人、接收人、監(jiān)交人簽名或蓋章后，裝訂成冊。4.會計電算化數(shù)據(jù)備份應定期進行，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的介質上，并注明備份日期、備份內(nèi)容等信息，與其他會計資料一并整理裝訂。四、會計檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證、會計賬簿、會計檔案移交清冊保管期限為30年。2.月度、季度、半年度財務會計報告保管期限為10年。3.年度財務會計報告、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊為永久保管。4.銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年。5.納稅申報表保管期限為10年。（二）保管地點1.公司應設置專門的會計檔案保管庫（室），配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等設施，確保會計檔案的安全保管。2.會計檔案保管庫（室）應保持清潔、干燥、通風良好，溫度、濕度應符合國家有關規(guī)定。（三）保管要求1.會計檔案應分類存放，有序排列，便于查找和利用。2.會計檔案不得外借，如有特殊需要，經(jīng)本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。3.對電子會計檔案應定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應建立電子會計檔案的存儲、檢索、利用等管理制度，確保電子會計檔案的安全和有效利用。4.會計檔案管理人員應定期對會計檔案進行檢查和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。如發(fā)現(xiàn)會計檔案有損壞、變質等情況，應及時采取補救措施，確保會計檔案的安全和完整。五、會計檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會計檔案的，應按照規(guī)定的審批程序進行。查閱范圍包括會計憑證、會計賬簿、財務會計報告及其他會計資料。（二）查閱審批1.查閱會計檔案應填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱日期、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意。2.申請表提交至財務部門負責人審批，財務部門負責人根據(jù)查閱內(nèi)容和目的進行審核，如認為查閱申請合理，予以批準，并在申請表上簽字。3.查閱人員憑批準后的申請表到會計檔案保管庫（室）查閱會計檔案，檔案管理人員應按照申請表上的查閱內(nèi)容和范圍提供相應的會計檔案，并做好查閱登記工作。（三）借閱規(guī)定1.公司外部人員（如審計機構、稅務機關等）因工作需要借閱會計檔案的，應持有單位介紹信，并按照公司規(guī)定的審批程序辦理借閱手續(xù)。2.借閱申請應填寫《會計檔案借閱申請表》，注明借閱單位名稱、借閱日期、借閱內(nèi)容、借閱目的、歸還日期等信息，并經(jīng)公司財務部門負責人、公司分管領導簽字批準。3.借閱人員應在借閱期限內(nèi)歸還所借會計檔案，如因特殊情況需要延長借閱期限的，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應妥善保管所借會計檔案，不得轉借他人，不得擅自涂改、拆封、抽換會計檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)會計檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告財務部門，并承擔相應的責任。（四）查閱與借閱登記1.檔案管理人員應對查閱和借閱會計檔案的情況進行詳細登記，登記內(nèi)容包括查閱或借閱日期、查閱或借閱人員姓名、所在部門、查閱或借閱內(nèi)容、審批情況、歸還日期等信息。2.查閱與借閱登記記錄應妥善保管，以備查詢和核對。六、會計檔案的移交（一）移交范圍1.公司所屬各分公司、子公司的會計檔案，應定期向公司總部財務部門移交。2.公司因機構調整、合并、分立等原因，需要將會計檔案移交給其他單位的，應按照規(guī)定辦理移交手續(xù)。（二）移交時間1.分公司、子公司應在每年年度終了后的[X]個月內(nèi)，將上一年度的會計檔案移交至公司總部財務部門。2.公司因機構調整、合并、分立等原因需要移交會計檔案的，應在規(guī)定的時間內(nèi)完成移交工作。（三）移交程序1.移交單位應編制《會計檔案移交清冊》，詳細列出移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內(nèi)容，并經(jīng)移交單位負責人、會計機構負責人（會計主管人員）簽字確認。2.接收單位應根據(jù)移交清冊對移交的會計檔案進行核對，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與移交單位溝通解決。核對無誤后，接收單位負責人、會計機構負責人（會計主管人員）應在移交清冊上簽字確認，并加蓋單位公章。3.移交雙方應按照移交清冊所列內(nèi)容進行會計檔案的交接，交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應在移交清冊上簽名或蓋章。七、會計檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會計檔案，除本制度規(guī)定不得銷毀的情形外，可以按照規(guī)定程序銷毀。2.保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。3.正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。（二）銷毀審批1.會計檔案銷毀前，應由財務部門提出銷毀意見，編制《會計檔案銷毀清冊》，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限以及銷毀時間等內(nèi)容，并經(jīng)單位負責人、會計機構負責人（會計主管人員）簽字確認。2.《會計檔案銷毀清冊》報經(jīng)公司董事會或類似權力機構批準后，方可進行會計檔案的銷毀工作。（三）銷毀程序1.公司應指定專人負責會計檔案的銷毀工作，銷毀人員應按照銷毀清冊所列內(nèi)容進行銷毀，并在銷毀現(xiàn)場進行監(jiān)督。2.銷毀會計檔案時，應采用適當?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保會計檔案的內(nèi)容無法恢復。3.銷毀完畢后，銷毀人員應在銷毀清冊上簽名或蓋章，并將銷毀情況報告公司財務部門。（四）監(jiān)銷規(guī)定1.公司銷毀會計檔案時，應當由公司檔案管理機構和財務部門共同派員監(jiān)