PAGE高校檔案三合一制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)高校檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于檔案的保管、利用和開發(fā)，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本校實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門、各單位在教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)活動中形成的具有保存價(jià)值的各種門類和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。本校檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由學(xué)校綜合檔案室歸口管理全校檔案。2.真實(shí)性原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)活動的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則。應(yīng)全面收集、整理本校各項(xiàng)活動中形成的檔案，保證檔案的完整性。4.準(zhǔn)確性原則。檔案的形成過程和內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，便于長期保存和有效利用。5.安全性原則。采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案分類與編號（一）檔案分類本校檔案分為黨群、行政、教學(xué)、科研、產(chǎn)品生產(chǎn)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出版、外事、財(cái)會、聲像、實(shí)物等十二大類。各大類下再根據(jù)檔案內(nèi)容和形成特點(diǎn)進(jìn)行細(xì)分。1.黨群類：包括黨務(wù)工作、組織工作、宣傳工作、統(tǒng)戰(zhàn)工作、紀(jì)檢工作、工會工作、共青團(tuán)工作等方面的檔案。2.行政類：包括學(xué)校行政管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、后勤管理、安全保衛(wèi)等方面的檔案。3.教學(xué)類：包括教學(xué)管理、專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)、教材建設(shè)、實(shí)踐教學(xué)、教學(xué)研究等方面的檔案。4.科研類：包括科研項(xiàng)目管理、科研成果管理、科研機(jī)構(gòu)管理、學(xué)術(shù)交流等方面的檔案。5.產(chǎn)品生產(chǎn)類：包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制、市場營銷等方面的檔案（適用于有產(chǎn)品生產(chǎn)活動的高校）。6.基本建設(shè)類：包括校園規(guī)劃、基本建設(shè)項(xiàng)目管理、工程招投標(biāo)、工程監(jiān)理等方面的檔案。7.儀器設(shè)備類：包括儀器設(shè)備購置、驗(yàn)收、使用、維護(hù)、報(bào)廢等方面的檔案。8.出版類：包括學(xué)校出版物的編輯、出版、發(fā)行等方面的檔案。9.外事類：包括國際合作與交流、留學(xué)生管理外事接待等方面的檔案。10.財(cái)會類：包括財(cái)務(wù)預(yù)算、會計(jì)核算、財(cái)務(wù)審計(jì)等方面的檔案。11.聲像類：包括照片、錄音、錄像等聲像資料。12.實(shí)物類：包括學(xué)校獲得的獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書、印章等實(shí)物檔案。（二）編號方法檔案編號采用“年度類別保管期限流水號”的結(jié)構(gòu)。1.年度：采用公元紀(jì)年，如“2023”表示檔案形成的年份。2.類別：用大寫字母表示檔案大類，如“A”表示黨群類，“B”表示行政類等。3.保管期限：分為“永久”“長期”“短期”，分別用“Y”“C”“D”表示。4.流水號：按照檔案形成的先后順序依次編號，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。例如：2023年黨群類永久保存的第20份檔案編號為“2023AY20”。三、檔案收集（一）收集范圍各部門、各單位應(yīng)按照本制度規(guī)定的檔案分類范圍，及時(shí)收集本部門、本單位在各項(xiàng)活動中形成的檔案。具體收集范圍包括但不限于以下方面：1.上級機(jī)關(guān)發(fā)來的與本校有關(guān)的文件、指示、通知等。2.本校制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.教學(xué)過程中形成的教學(xué)大綱、教案、課件、試卷、成績冊、實(shí)習(xí)報(bào)告等。4.科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究報(bào)告成果鑒定書、專利證書等。5.基本建設(shè)項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、竣工驗(yàn)收報(bào)告等。6.儀器設(shè)備的購置合同、說明書、操作規(guī)程、維修記錄等。7.外事活動中的邀請函、協(xié)議、會談紀(jì)要、出國人員審批表等。8.財(cái)會工作中的憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。9.聲像資料中的重要活動照片、錄音錄像帶等。10.實(shí)物檔案中的各類獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書、印章等。（二）收集要求1.各部門、各單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案形成部門應(yīng)在文件材料形成后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將整理好的檔案移交學(xué)校綜合檔案室。一般情況下，當(dāng)年形成的檔案應(yīng)在次年上半年移交完畢。3.對于重要活動、重大項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)及時(shí)跟蹤收集，確保檔案的連續(xù)性和系統(tǒng)性。4.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀、丟失。四、檔案整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）整理方法1.文書檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理，將同一年度、同一保管期限、同一機(jī)構(gòu)（問題）的文件材料集中在一起，依次排列編號，并編制卷內(nèi)目錄。2.教學(xué)檔案：按照專業(yè)、課程、年級進(jìn)行分類整理，將教學(xué)過程中形成的各類文件材料分別歸入相應(yīng)的類別中，如教學(xué)計(jì)劃歸入專業(yè)類，教案歸入課程類，成績冊歸入年級類等。3.科研檔案：按照項(xiàng)目類別、項(xiàng)目階段進(jìn)行分類整理，將科研項(xiàng)目申報(bào)、研究、結(jié)題等各個(gè)階段形成的文件材料分別整理，建立科研項(xiàng)目檔案卷。4.基本建設(shè)檔案：按照項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目階段進(jìn)行分類整理，將項(xiàng)目前期、施工、竣工驗(yàn)收等各個(gè)階段的文件材料分別整理，建立基本建設(shè)項(xiàng)目檔案卷。5.儀器設(shè)備檔案：按照設(shè)備名稱、型號進(jìn)行分類整理，將設(shè)備購置、驗(yàn)收、使用、維護(hù)等各個(gè)環(huán)節(jié)形成的文件材料分別整理，建立儀器設(shè)備檔案卷。6.聲像檔案：按照內(nèi)容主題、時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，將照片、錄音、錄像等聲像資料分別編號，并編制聲像檔案目錄，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息。7.實(shí)物檔案：對實(shí)物進(jìn)行登記造冊，注明實(shí)物名稱、來源、日期、保管地點(diǎn)等信息，并拍照留存。（三）編目與裝訂1.編目：整理好的檔案應(yīng)編制卷內(nèi)目錄、備考表、案卷封面等。卷內(nèi)目錄應(yīng)包括順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等項(xiàng)目；備考表應(yīng)注明卷內(nèi)文件材料的缺損、修改、補(bǔ)充等情況；案卷封面應(yīng)填寫全宗名稱、類目名稱、案卷題名、年度、保管期限、件（頁）數(shù)、起止日期、歸檔號等項(xiàng)目。2.裝訂：文書檔案、教學(xué)檔案、科研檔案等一般應(yīng)采用線裝方式裝訂，保持文件的整齊牢固。聲像檔案、實(shí)物檔案等可不裝訂，但應(yīng)進(jìn)行妥善保管。五、檔案保管（一）保管場所學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的綜合檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)按照檔案分類編號順序排列上架，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查核對，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。2.聲像檔案：應(yīng)按照類別和編號順序存放，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.實(shí)物檔案：應(yīng)存放在專門的陳列柜或庫房中，妥善保管，防止實(shí)物損壞或丟失。（三）保管期限檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映本校主要職能活動和歷史面貌的，對本校有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映本校一般工作活動，在較長時(shí)間內(nèi)對本校工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長期保管，保管期限一般為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映本校一般性工作活動，在較短時(shí)間內(nèi)對本校工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管，保管期限一般為5年以下。（四）檔案鑒定學(xué)校應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案部門會同有關(guān)部門組成鑒定小組，按照檔案的保管期限表，對檔案進(jìn)行逐卷審查，確定其存毀。對失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。六、檔案利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理、及時(shí)的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，為學(xué)校的教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作提供有效服務(wù)。（二）利用方式1.查閱：本校教職工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案室工作人員的指導(dǎo)下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱：本校教職工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案時(shí)，應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損，不得擅自復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容。3.出具證明：本校教職工因工作需要要求檔案部門出具檔案證明的，應(yīng)填寫《檔案證明申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，由檔案部門核實(shí)檔案內(nèi)容后出具證明，并加蓋檔案部門印章。（三）利用登記檔案部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、出具證明等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用者姓名、所在部門、利用目的、檔案名稱、卷號、份數(shù)、歸還時(shí)間等信息。登記冊應(yīng)妥善保管，以備查考。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)學(xué)校應(yīng)積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，一般不低于200dpi。掃描后的圖像應(yīng)清晰、完整，色彩還原準(zhǔn)確。2.圖像處理：對掃描后的圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏、拼接等處理，確保圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)掛接：將處理后的圖像數(shù)據(jù)與檔案目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行掛接，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。4.存儲備份：將電子檔案數(shù)據(jù)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）系統(tǒng)功能檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表生成等功能，同時(shí)應(yīng)設(shè)置權(quán)限管理模塊，對不同用戶的操作權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保檔案信息的安全。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制學(xué)校應(yīng)建立健全檔案工作監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對檔案工作的日常監(jiān)督和檢查。檔案部門應(yīng)定期對各部門、各單位的檔案工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。同時(shí)，學(xué)校應(yīng)接受上級檔案行政管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)，不斷提高檔案管理工作水平。（二）檢查內(nèi)容檔案工作檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用、信息化建設(shè)等方面的工作情況，重點(diǎn)檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的完整性和準(zhǔn)確性、檔案保管的安全性等。