PAGE小區(qū)秩序檔案管理制度一、總則（一）目的為加強小區(qū)秩序管理，規(guī)范檔案資料的收集、整理、保管和利用，提高小區(qū)秩序管理工作的效率和質(zhì)量，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本小區(qū)實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本小區(qū)秩序維護部門及相關(guān)工作人員在開展秩序管理工作過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案資料應(yīng)如實反映小區(qū)秩序管理工作的實際情況，確保內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集與小區(qū)秩序管理相關(guān)的各類資料，保證檔案資料的完整性。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)對檔案資料進行整理、分類、編號和保管，確保檔案管理工作的規(guī)范化。4.保密性原則：對涉及小區(qū)業(yè)主隱私、安全等敏感信息的檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）秩序維護部門負責(zé)人職責(zé)1.全面負責(zé)小區(qū)秩序檔案管理工作，制定檔案管理工作計劃和目標(biāo)。2.監(jiān)督和指導(dǎo)檔案管理人員的工作，確保檔案管理工作的順利開展。3.審核重要檔案資料，對檔案資料的真實性、完整性和準(zhǔn)確性負責(zé)。4.協(xié)調(diào)與其他部門之間的檔案管理工作，促進信息共享和協(xié)同工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負責(zé)收集、整理、分類、編號、裝訂和保管小區(qū)秩序檔案資料。2.建立檔案目錄和索引，方便檔案資料的查詢和利用。3.對檔案資料進行定期檢查和維護，確保檔案資料的安全和完整。4.按照規(guī)定的程序和要求，及時為相關(guān)部門和人員提供檔案資料查閱服務(wù)。5.做好檔案資料的保密工作，防止檔案資料的丟失、損壞和泄露。（三）秩序維護工作人員職責(zé)1.在工作過程中及時形成和收集與秩序管理相關(guān)的各類資料，并按照要求移交檔案管理人員。2.配合檔案管理人員做好檔案資料的整理和歸檔工作，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自查閱、復(fù)制、銷毀檔案資料。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.人員檔案：包括秩序維護人員的個人簡歷、入職登記表、培訓(xùn)記錄、考核記錄、獎懲記錄等。2.工作記錄檔案：涵蓋日常巡邏記錄、門禁管理記錄、車輛管理記錄、安全事件處理記錄等。3.設(shè)備檔案：包含小區(qū)內(nèi)各類秩序維護設(shè)備的采購合同、使用說明書、維護保養(yǎng)記錄、維修記錄等。4.應(yīng)急預(yù)案檔案：如火災(zāi)應(yīng)急預(yù)案、盜竊應(yīng)急預(yù)案、突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案等相關(guān)文件資料。5.業(yè)主信息檔案：涉及業(yè)主的基本信息、聯(lián)系方式以及與秩序管理相關(guān)的特殊需求等。6.其他檔案：凡不屬于上述分類的其他與小區(qū)秩序管理有關(guān)的檔案資料。（二）編號規(guī)則1.采用數(shù)字編碼方式，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.編號由字母和數(shù)字組成，具體格式為：[分類代碼][年份][流水號]。分類代碼：用大寫字母表示各類檔案，如“RY”表示人員檔案，“GJ”表示工作記錄檔案等。年份：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。流水號：按照檔案形成的先后順序依次編排，從“001”開始遞增。3.例如，一份2023年形成的人員檔案，其編號為“RY20230XX”，其中“XX”為流水號。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.秩序維護工作人員應(yīng)在工作完成后的規(guī)定時間內(nèi)，將相關(guān)資料移交檔案管理人員。移交時需填寫《檔案資料移交清單》，雙方簽字確認。2.檔案管理人員應(yīng)定期主動收集各類檔案資料，確保檔案資料的及時歸檔。對于重要事件或緊急情況產(chǎn)生的檔案資料，應(yīng)隨時收集。3.收集的檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或損毀。（二）整理要求1.檔案管理人員收到檔案資料后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進行分類整理。2.對每份檔案資料進行核對，確保資料齊全、完整，對于不完整的資料，應(yīng)及時與相關(guān)人員溝通補充。3.去除資料中的金屬物品（如訂書釘、回形針等），以防止對檔案造成損壞。4.按照檔案編號規(guī)則對檔案資料進行編號，并在每份資料上加蓋編號章。5.將整理好的檔案資料按照類別順序排列，裝入檔案盒或文件夾中，并在盒（夾）面上標(biāo)明檔案類別、編號范圍等信息。五、檔案的保管（一）保管方式1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案資料的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。3.對電子檔案，應(yīng)采用光盤、硬盤等存儲介質(zhì)進行備份，并建立電子檔案目錄，存儲在專門的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，同時做好數(shù)據(jù)安全防護工作，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（二）保管期限1.人員檔案：長期保管，直至人員離職后[X]年。2.工作記錄檔案：巡邏記錄、門禁管理記錄等日常工作記錄檔案保管期限為[X]年；安全事件處理記錄等重要工作記錄檔案長期保管。3.設(shè)備檔案：自設(shè)備采購之日起至設(shè)備報廢后[X]年。4.應(yīng)急預(yù)案檔案：長期保管，并根據(jù)實際情況及時修訂和更新。5.業(yè)主信息檔案：在業(yè)主與小區(qū)存在服務(wù)關(guān)系期間保管，服務(wù)關(guān)系結(jié)束后[X]年。6.其他檔案：根據(jù)檔案的重要性和實際需要確定保管期限，重要檔案長期保管，一般檔案保管[X]年。（三）檔案清查1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案資料進行清查，每年至少進行一次全面清查，每季度進行一次局部清查。2.清查內(nèi)容包括檔案資料的數(shù)量、完整性、保管狀況等，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行記錄和處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編寫《檔案清查報告》，報告檔案清查的基本情況、發(fā)現(xiàn)的問題及處理結(jié)果等，并報秩序維護部門負責(zé)人審核。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本小區(qū)秩序維護部門內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案資料的，可直接向檔案管理人員提出申請，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)后即可查閱。2.小區(qū)其他部門人員因工作需要查閱相關(guān)檔案資料的，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)秩序維護部門負責(zé)人審核同意后，由檔案管理人員陪同查閱。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱檔案資料的，必須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)秩序維護部門負責(zé)人審批，并報小區(qū)物業(yè)管理公司上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中必須有檔案管理人員在場監(jiān)督。（二）查閱程序1.查閱申請人填寫《檔案查閱申請表》，詳細說明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.將申請表提交給相應(yīng)的審批人進行審批。3.審批通過后，檔案管理人員根據(jù)申請表提供的信息，查找并提供相應(yīng)的檔案資料。查閱人員只能在檔案管理人員指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。4.查閱人員如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序進行登記和操作。復(fù)印或摘錄的檔案資料應(yīng)注明出處，并由檔案管理人員加蓋公章確認。5.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案資料歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認查閱情況。（三）利用限制1.查閱和利用檔案資料必須遵守國家法律法規(guī)和本小區(qū)的相關(guān)規(guī)定，不得利用檔案資料從事違法違規(guī)活動。2.對于涉及小區(qū)業(yè)主隱私、安全等敏感信息的檔案資料，查閱人員必須嚴(yán)格保密，不得泄露給任何無關(guān)人員。3.未經(jīng)秩序維護部門負責(zé)人批準(zhǔn)，檔案資料不得外借。如因特殊情況需要外借的，應(yīng)按照規(guī)定辦理外借手續(xù)，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。外借期間，借閱人應(yīng)妥善保管檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或進行其他有損檔案資料安全的行為。七、檔案的銷毀（一）銷毀條件1.檔案資料保管期限已滿，且已無繼續(xù)保存價值的。2.因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е聶n案資料損壞，無法修復(fù)且已無利用價值的。3.按照法律法規(guī)要求必須銷毀的檔案資料。（二）銷毀程序1.檔案管理人員定期對達到銷毀條件的檔案資料進行清理和統(tǒng)計，填寫《檔案銷毀申請表》，詳細列出擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、編號、保管期限等信息。2.將申請表提交給秩序維護部門負責(zé)人審核，經(jīng)審核同意后，報小區(qū)物業(yè)管理公司上級領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，由檔案管理人員會同秩序維護部門指定的監(jiān)銷人員共同對檔案資料進行銷毀。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等安全可靠