PAGE廉潔檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司廉潔檔案室的管理，確保檔案資料的真實(shí)、完整、安全和有效利用，防范廉潔風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及廉潔相關(guān)的各類檔案資料的管理，包括但不限于廉潔舉報(bào)材料、調(diào)查處理文件、廉潔教育記錄等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映廉潔相關(guān)事件的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施保障檔案資料的安全，防止信息泄露，對涉及機(jī)密的檔案嚴(yán)格保密。4.規(guī)范有序原則：建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理流程，確保檔案的收集、整理、存儲、查閱等環(huán)節(jié)規(guī)范有序。二、檔案管理職責(zé)（一）廉潔檔案室管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)廉潔檔案室的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱服務(wù)等。2.制定和完善廉潔檔案室的各項(xiàng)管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。3.定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)措施。4.組織開展檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和廉潔意識。（二）檔案管理人員職責(zé)1.按照檔案管理流程，認(rèn)真做好檔案的收集、整理、分類、編目等工作，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.負(fù)責(zé)檔案的存儲保管，維護(hù)檔案庫房的環(huán)境安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。3.嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案查閱手續(xù)，為查閱人員提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，同時(shí)做好查閱記錄。4.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對檔案數(shù)量和內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門廉潔相關(guān)檔案資料的收集、整理，并及時(shí)移交廉潔檔案室。2.配合廉潔檔案室管理部門做好檔案管理工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.對本部門產(chǎn)生的檔案資料的真實(shí)性和完整性負(fù)責(zé)，確保符合檔案管理要求。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.廉潔舉報(bào)信件、電子郵件、電話記錄等原始舉報(bào)材料。2.針對舉報(bào)事項(xiàng)開展調(diào)查的工作方案、調(diào)查筆錄、證據(jù)材料、調(diào)查報(bào)告等。3.廉潔教育活動的計(jì)劃、通知、教材、記錄、總結(jié)等資料。4.公司內(nèi)部關(guān)于廉潔風(fēng)險(xiǎn)防控的制度文件、工作臺賬、檢查報(bào)告等。5.與廉潔相關(guān)的其他各類文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)廉潔檔案資料的收集工作，確保資料及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對于電子檔案，應(yīng)確保其存儲格式的兼容性和可讀性，并進(jìn)行備份存儲。（三）整理方法1.按照檔案的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類，一般可分為舉報(bào)檔案、調(diào)查檔案、教育檔案等類別。2.對每一份檔案資料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號、名稱、日期、來源等信息，確保目錄與檔案內(nèi)容一致。4.對檔案資料進(jìn)行裝訂或裝盒，保持整齊有序，便于保存和查閱。四、檔案存儲與保管（一）存儲環(huán)境1.廉潔檔案室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保檔案資料的質(zhì)量不受影響。2.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度監(jiān)測設(shè)備等。（二）存儲方式1.檔案應(yīng)按照類別和編號順序存放，便于查找和管理。2.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，并定期進(jìn)行檢查維護(hù)。3.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份存儲，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放。（三）保管期限1.廉潔舉報(bào)檔案應(yīng)長期保管，直至舉報(bào)事項(xiàng)處理完畢且無后續(xù)問題。2.調(diào)查檔案應(yīng)根據(jù)調(diào)查結(jié)果和相關(guān)規(guī)定確定保管期限，一般不少于[X]年。3.廉潔教育檔案應(yīng)保管[X]年，以便于對教育效果進(jìn)行評估和總結(jié)。（四）檔案清查與盤點(diǎn)1.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。2.清查盤點(diǎn)過程中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)記錄，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，如補(bǔ)充缺失檔案、修復(fù)損壞檔案等。3.編制檔案清查盤點(diǎn)報(bào)告，報(bào)告應(yīng)包括清查盤點(diǎn)的基本情況、發(fā)現(xiàn)的問題及處理結(jié)果等內(nèi)容。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱廉潔檔案的，應(yīng)填寫《廉潔檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到廉潔檔案室查閱。2.涉及公司重大廉潔問題或敏感信息的檔案，查閱申請須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱廉潔檔案的，應(yīng)出具正式函件，并經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由廉潔檔案室管理人員陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《廉潔檔案查閱申請表》，詳細(xì)說明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.申請表經(jīng)審批后，查閱人員持申請表到廉潔檔案室辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理人員根據(jù)申請表提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱過程符合規(guī)定。4.查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案室，如需復(fù)印或摘錄部分內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并進(jìn)行登記。（三）借閱規(guī)定1.原則上不允許借閱廉潔檔案，如因特殊情況確需借閱的，應(yīng)填寫《廉潔檔案借閱申請表》，并按照查閱權(quán)限進(jìn)行審批。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞或丟失檔案。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)處理。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對涉及公司廉潔機(jī)密的檔案資料妥善保管，不得泄露給無關(guān)人員。2.在檔案查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督查閱人員的行為，防止信息泄露。3.對于電子檔案，應(yīng)采取加密存儲、訪問控制等技術(shù)手段，確保信息安全。4.未經(jīng)公司批準(zhǔn)，任何人不得私自復(fù)制、傳播廉潔檔案資料。（二）安全管理1.廉潔檔案室應(yīng)安裝必要的安全防護(hù)設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備門禁系統(tǒng)等，確保檔案庫房的安全。2.加強(qiáng)對檔案管理人員的安全教育，提高其安全意識，防止因人為疏忽導(dǎo)致檔案安全事故。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，確保在發(fā)生安全事故時(shí)能夠及時(shí)采取有效措施進(jìn)行處理，減少損失。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)與規(guī)劃1.建立廉潔檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化存儲、檢索、查閱等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.制定廉潔檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施，確保信息化建設(shè)工作有序推進(jìn)。（二）系統(tǒng)功能要求1.具備檔案錄入、編輯、分類、編號、存儲等基本功能，能夠方便快捷地處理各類檔案資料。2.提供強(qiáng)大的數(shù)據(jù)檢索功能，支持按多種條件進(jìn)行模糊查詢和精確查詢，提高檔案查找效率。3.具備權(quán)限管理功能，能夠根據(jù)不同人員的職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保檔案信息安全。4.能夠生成各類檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，如檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)、查閱情況統(tǒng)計(jì)等，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）數(shù)據(jù)維護(hù)與備份1.定期對廉潔檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.建立數(shù)據(jù)備份機(jī)制，每天對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在異地存儲設(shè)備上，防止數(shù)據(jù)丟失。3.定期對備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和恢復(fù)測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，定期對廉潔檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格保密的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織與程序1.成立檔案鑒定小組，由廉潔檔案室管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和公司紀(jì)檢監(jiān)察人員組成。2.鑒定小組對檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，綜合判斷檔案的存毀價(jià)值。3.對于確定銷毀的檔案，鑒定小組應(yīng)編制《廉潔檔案銷毀清單》，詳細(xì)記錄檔案的編號、名稱、日期等信息。（三）銷毀程序1.《廉潔檔案銷毀清單》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員組織實(shí)施銷毀工作。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、執(zhí)行人員等，并由監(jiān)銷人員簽字