PAGE市人社局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強市人社局檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在人力資源社會保障事業(yè)發(fā)展中的作用，依據國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于市人社局機關各科室、局屬各單位形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則市人社局檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由局辦公室負責檔案管理工作的統(tǒng)籌協(xié)調和指導監(jiān)督，各科室、單位明確專人負責檔案的收集、整理、保管和利用等工作。2.真實完整原則檔案的形成應真實反映市人社局各項工作的實際情況，確保檔案內容完整，不得遺漏、篡改或偽造檔案信息。3.便于利用原則檔案管理應便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案服務工作效率，為市人社局各項工作提供有力支持。4.安全保密原則加強檔案安全防護，確保檔案實體和信息安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理領導小組成立市人社局檔案管理領導小組，由局主要領導任組長，分管領導任副組長，各科室、單位負責人為成員。領導小組負責研究決定檔案管理工作中的重大事項，協(xié)調解決檔案管理工作中的問題，指導檔案管理工作的開展。（二）局辦公室作為檔案管理工作的牽頭部門，局辦公室主要職責如下：1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理制度并組織實施。2.負責全局檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調和監(jiān)督檢查，指導各科室、單位的檔案管理工作。3.負責接收、收集、整理、保管本局機關形成的各類檔案，定期對檔案進行鑒定、統(tǒng)計和銷毀。4.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，為檔案利用提供便利條件。5.按照規(guī)定向市檔案行政管理部門報送檔案工作情況統(tǒng)計報表，及時向局領導和有關部門提供檔案信息服務。6.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳教育工作，提高全局檔案管理人員的業(yè)務素質和檔案意識。（三）各科室、單位各科室、單位負責本部門形成檔案的收集、整理、移交和保管等工作，并指定專人作為兼職檔案員，負責具體檔案管理事務。兼職檔案員職責如下：1.負責收集本科室、單位在工作活動中形成的各種文件材料，確保檔案的齊全完整。2.按照檔案整理規(guī)范要求及時對收集的文件材料進行分類、整理、裝訂，定期移交局辦公室。3.協(xié)助局辦公室做好本科室、單位檔案的查閱、利用等工作，提供必要的檔案信息支持。4.負責保管本科室、單位暫時存放未移交的檔案，確保檔案安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關下發(fā)的與本局工作相關的文件、指示、通知等。2.本局形成的各類文件，包括黨組文件、行政文件、會議文件、工作計劃、總結、報告、統(tǒng)計報表、業(yè)務文件、人事檔案、財務檔案、基建檔案等。3.本局召開的各類會議形成的會議記錄、紀要、決議等文件材料。4.本局與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項目文件等。5.本局工作人員在工作中形成的各類業(yè)務資料、技術資料、調研材料等。6.本局獲得的榮譽證書、獎牌、獎杯等實物檔案。7.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各科室、單位兼職檔案員應及時收集本科室、單位在工作活動中形成的文件材料，確保檔案收集的及時性和完整性。2.收集的文件材料應字跡清晰、內容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對破損、褪色的文件材料應進行修復或復制，確保檔案的質量。4.電子文件應按照相關規(guī)定進行收集，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性，并與紙質文件同步歸檔。（三）整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間固有的歷史聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類按照檔案的來源、時間、內容和形式等特征，將檔案分為文書檔案、人事檔案、財務檔案、基建檔案等類別，每個類別下再根據需要進一步細分。2.組卷文書檔案一般按照年度保管期限機構（問題）進行組卷；人事檔案按照干部人事檔案管理規(guī)定進行整理；財務檔案按照會計檔案管理辦法進行整理；基建檔案按照項目進行整理。3.編目對整理好的檔案進行編號、編目，編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內文件目錄等，以便于檔案的檢索和利用。4.裝訂對紙質檔案進行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固，便于保管。四、檔案的保管（一）保管場所設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等條件，確保檔案實體安全。檔案庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調節(jié)設備、防蟲防鼠設施等。（二）檔案裝具采用符合國家標準的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放整齊、有序，便于查找和管理。（三）檔案保管期限根據國家有關規(guī)定，結合本局檔案的實際情況，確定檔案保管期限。檔案保管期限分為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。具體檔案保管期限按照《市人社局檔案保管期限表》執(zhí)行。（四）檔案整理與上架檔案整理完成后，應及時上架存放，并在檔案柜、檔案架上標明檔案類別、年度、保管期限等信息，便于快速查找和管理。（五）檔案清查定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，核對檔案數量、質量和保管狀況，發(fā)現問題及時處理，并做好清查記錄。五、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應遵循保密、合法、合理的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，為市人社局各項工作提供有效服務。（二）利用范圍本局工作人員因工作需要查閱、借閱檔案；外單位因工作需要查閱本局檔案，須經局辦公室批準，并辦理相關手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.查閱手續(xù)本局工作人員查閱檔案，應填寫《市人社局檔案查閱登記表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時間等信息，經所在科室、單位負責人簽字同意后，到局辦公室查閱。查閱檔案時，應在檔案查閱室進行，不得將檔案帶出查閱室。如需復印檔案，應經局辦公室批準，并按照規(guī)定進行登記。2.借閱手續(xù)本局工作人員借閱檔案，應填寫《市人社局檔案借閱申請表》，注明借閱目的、檔案名稱、借閱時間等信息，經所在科室、單位負責人和局辦公室負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期借閱，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案應妥善保管，不得轉借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損，確保檔案安全完整。（四）利用監(jiān)督局辦公室負責對檔案利用情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現違規(guī)利用檔案的行為，應及時制止并進行處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結果的科學性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由局辦公室牽頭，各科室、單位負責人和檔案管理人員參加。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法根據檔案保管期限表，結合檔案的實際情況，對檔案進行逐卷審查，分析檔案的現實利用價值和歷史保存價值，確定檔案的存毀。（四）銷毀程序1.經鑒定小組鑒定確無保存價值的檔案，編制《市人社局檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、年度、保管期限、卷號等信息。2.《市人社局檔案銷毀清冊》經局辦公室負責人審核，報局領導批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行，并在銷毀現場進行監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上簽字確認，確保檔案銷毀徹底、無遺漏。4.銷毀后的檔案應在檔案管理系統(tǒng)中進行注銷登記，確保檔案信息的準確性。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立市人社局檔案信息化管理系統(tǒng)，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）數字化加工對本局保存的重要檔案進行數字化加工，將紙質檔案轉化為電子檔案，建立電子檔案數據庫。數字化加工應按照國家有關標準和規(guī)范進行，確保電子檔案的質量。（三）系統(tǒng)功能檔案信息化管理系統(tǒng)應具備檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能，實現檔案管理工作的信息化、自動化和規(guī)范化。（四）數據安全加強檔案信息化管理系統(tǒng)的數據安全防護，采取數據備份、加密存儲、訪問控制等措施，確保電子檔案數據的安全。定期對系統(tǒng)進行維護和升級，保障系統(tǒng)的正常運行。八、檔案管理人員職責與培訓（一）檔案管理人員職責1.檔案管理人員應熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，認真履行崗位職責。2.負責檔案的日常管理工作，包括收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等，確保檔案管理工作的規(guī)范有序。3.維護檔案庫房的安全和衛(wèi)生，定期檢查檔案保管狀況，發(fā)現問題及時處理。4.積極參加檔案業(yè)務培訓和學習，不斷提高自身業(yè)務素質和工作能力。5.保守檔案機密，不得