PAGE市檔案館管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)市檔案館的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，充分發(fā)揮檔案在城市建設(shè)、社會發(fā)展和歷史研究中的重要作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于市檔案館全體工作人員以及利用檔案的單位和個人。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，依法履行檔案管理職責(zé)。2.科學(xué)規(guī)范原則：采用科學(xué)的管理方法和技術(shù)手段，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案信息不泄露、不丟失、不損壞。4.服務(wù)利用原則：以服務(wù)社會為宗旨，積極提供檔案利用服務(wù)，滿足社會各界對檔案信息的需求。二、檔案收集（一）收集范圍1.反映本市政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會等各方面發(fā)展歷程的文件材料：包括市委、市政府及各部門形成的重要文件、會議記錄、決議、指示、統(tǒng)計報表等。2.本市重大活動、重要事件的相關(guān)檔案：如重大建設(shè)項(xiàng)目、重要節(jié)慶活動、突發(fā)事件處理等過程中形成的文件、照片、錄像等。3.本市各類機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體形成的具有保存價值的檔案：涵蓋行政管理、業(yè)務(wù)工作、科研成果、財務(wù)會計等方面。4.涉及本市歷史文化遺產(chǎn)、民俗風(fēng)情、地方特色等方面的檔案：如古建筑、古遺址、民間藝術(shù)、傳統(tǒng)手工藝等相關(guān)資料。5.反映本市與國內(nèi)外友好往來、交流合作的檔案：包括外事活動、經(jīng)濟(jì)合作、文化交流等方面的文件材料及相關(guān)記錄。（二）收集渠道1.接收：定期接收本市各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位按規(guī)定移交的檔案。2.征集：通過多種方式向社會各界征集具有歷史價值和地方特色的檔案資料，如發(fā)布征集公告、開展專題征集活動、接受捐贈等。3.購買：對于一些珍貴的、具有特殊價值的檔案資料，在符合法律法規(guī)和政策規(guī)定的前提下，可通過購買方式予以收藏。（三）收集要求1.齊全完整：確保收集到的檔案資料能夠全面、系統(tǒng)地反映本市的發(fā)展歷程和各項(xiàng)工作情況，避免重要檔案的遺漏。2.真實(shí)準(zhǔn)確：所收集的檔案必須是原始的、真實(shí)可靠的文件材料，不得篡改、偽造。3.整理規(guī)范：對收集到的檔案資料應(yīng)及時進(jìn)行整理，按照統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號方法進(jìn)行分類、編號、編目，并編制檢索工具，以便于查找和利用。三、檔案整理（一）整理原則遵循檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。（二）分類方法1.年度分類法：按照文件形成的年度進(jìn)行分類，將同一年度的文件集中在一起。2.組織機(jī)構(gòu)分類法：根據(jù)文件形成的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類，將同一組織機(jī)構(gòu)形成的文件歸為一類。3.問題分類法：按照文件所反映的問題進(jìn)行分類，將同一問題的文件組合在一起。（三）編號規(guī)則1.全宗號：為本市檔案館賦予每個立檔單位的唯一標(biāo)識符，用于區(qū)分不同的全宗。2.年度號：采用公元紀(jì)年，如“2023”表示2023年度。3.保管期限號：根據(jù)檔案的保管價值確定保管期限，分為永久、長期、短期，分別用“1”“2”“3”表示。4.件號：在每一類檔案中，按照文件的排列順序從“1”開始依次編號。（四）編目要求1.編制卷內(nèi)文件目錄：詳細(xì)記錄卷內(nèi)每份文件的題名、文號、責(zé)任者、日期、頁號等信息。2.編制案卷目錄：以案卷為單位，記錄案卷號、題名、年度、保管期限、起止日期、件數(shù)、頁數(shù)等內(nèi)容。3.編制全宗指南：介紹全宗的基本情況、歷史沿革、檔案內(nèi)容和成分等，為利用者提供全面的檔案信息。四、檔案保管（一）保管場所1.檔案庫房：應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保存。2.溫濕度控制：庫房內(nèi)溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間。3.安全防護(hù)設(shè)施：配備消防器材、防盜報警裝置、溫濕度監(jiān)測設(shè)備、防蟲藥品等，確保檔案庫房的安全。（二）檔案裝具1.檔案架：應(yīng)選用堅(jiān)固耐用、便于通風(fēng)和搬運(yùn)的檔案架，檔案架的排列應(yīng)整齊有序，便于查找和利用。2.檔案盒：采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒，檔案盒應(yīng)標(biāo)明全宗號、年度、保管期限、起止件號等信息。3.卷皮：根據(jù)檔案的不同類型和保管要求，選用合適的卷皮，卷皮應(yīng)書寫清晰、規(guī)范。（三）檔案保管期限1.永久保管：凡是反映本市重大歷史事件、重要方針政策、核心業(yè)務(wù)活動等具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)永久保存。2.長期保管：對本市在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，保管期限為30年至50年。3.短期保管：對本市在較短時間內(nèi)具有查考利用價值的檔案，保管期限為10年至30年。（四）檔案清點(diǎn)與檢查1.定期清點(diǎn)：每年定期對檔案進(jìn)行全面清點(diǎn)，核對檔案的數(shù)量、種類、保管期限等信息，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。2.不定期檢查：在特殊情況下，如發(fā)生自然災(zāi)害、庫房設(shè)施維修等，應(yīng)及時對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.檢查記錄：對每次清點(diǎn)和檢查的情況應(yīng)詳細(xì)記錄，包括檢查時間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及處理結(jié)果等。五、檔案鑒定（一）鑒定原則根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實(shí)利用價值和保管狀況，科學(xué)合理地確定檔案的保管期限和存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由市檔案館館長擔(dān)任組長，成員包括檔案業(yè)務(wù)人員、相關(guān)專家等。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、形式等因素，綜合判斷其價值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進(jìn)行比較，分析其在歷史背景、內(nèi)容特點(diǎn)、利用價值等方面的差異，確定其保管期限和存毀。（四）鑒定程序1.初步篩選：檔案業(yè)務(wù)人員對檔案進(jìn)行初步整理和分類，剔除明顯無保存價值的文件材料。2.詳細(xì)審查：鑒定小組對初步篩選后的檔案進(jìn)行詳細(xì)審查，根據(jù)鑒定原則和方法，確定檔案的保管期限和存毀。3.形成鑒定報告：鑒定小組對鑒定結(jié)果進(jìn)行總結(jié)，形成鑒定報告，報告內(nèi)容包括鑒定的依據(jù)、方法、結(jié)果及處理意見等。4.審批與備案：鑒定報告經(jīng)市檔案館館長審批后，報上級檔案行政管理部門備案，并按照規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的處理。六、檔案利用（一）利用原則1.依法利用原則：嚴(yán)格按照國家有關(guān)法律法規(guī)和本制度的規(guī)定，為利用者提供檔案利用服務(wù)。2.方便快捷原則：簡化利用手續(xù)，提高服務(wù)效率，為利用者提供方便快捷的檔案利用服務(wù)。3.安全保密原則：在提供檔案利用服務(wù)的過程中，嚴(yán)格遵守安全保密制度規(guī)定，確保檔案信息不泄露。（二）利用范圍1.機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位：為其開展行政管理、業(yè)務(wù)工作、科研項(xiàng)目等提供檔案資料支持。2.公民個人：為其查詢本人的歷史檔案資料，如人事檔案、婚姻檔案、學(xué)籍檔案等提供服務(wù)。3.社會各界：為歷史研究、文化傳承、編史修志等提供檔案資料。（三）利用方式1.查閱：利用者可到市檔案館查閱室查閱檔案原件或復(fù)印件。2.借閱：對于一些珍貴或不宜外借的檔案，經(jīng)市檔案館批準(zhǔn)后，可辦理借閱手續(xù)，在規(guī)定時間內(nèi)歸還。3.出具證明：根據(jù)利用者的申清，市檔案館可為其出具檔案證明，證明內(nèi)容應(yīng)客觀、準(zhǔn)確、真實(shí)。（四）利用手續(xù)1.申請：利用者需填寫檔案利用申請表，注明利用目的、利用內(nèi)容、利用時間等信息，并加蓋單位公章或個人簽名。2.審批：市檔案館對利用申請進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并告知利用者利用的時間、地點(diǎn)、方式等注意事項(xiàng)。3.登記：對批準(zhǔn)利用的檔案進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄利用者姓名、單位、利用時間、利用內(nèi)容、檔案去向等信息。4.歸還：利用者應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還所借檔案，市檔案館對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如有損壞、丟失等情況，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行處理。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立完善的市檔案館檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、網(wǎng)絡(luò)化傳輸、智能化檢索和高效利用，提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。（二）數(shù)字化處理1.檔案掃描：對館藏檔案進(jìn)行全面掃描，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子圖像，掃描分辨率應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.圖像處理：對掃描后的電子圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏、拼接等處理，確保圖像清晰、完整。3.數(shù)據(jù)錄入：按照檔案著錄規(guī)則，對檔案的題名、文號、責(zé)任者、日期、頁號等信息進(jìn)行錄入，建立準(zhǔn)確的檔案數(shù)據(jù)庫。（三）信息化管理系統(tǒng)建設(shè)1.系統(tǒng)功能：檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、保管、鑒定、利用、統(tǒng)計等功能模塊，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的全過程信息化。2.安全防護(hù)：加強(qiáng)系統(tǒng)的安全防護(hù)措施，設(shè)置用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)控等功能，確保檔案信息的安全。3.系統(tǒng)維護(hù)：定期對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級更新，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和功能的不斷完善。（四）檔案信息資源共享1.內(nèi)部共享：實(shí)現(xiàn)市檔案館內(nèi)部各部門之間的檔案信息共享，提高工作效率和協(xié)同辦公能力。2.外部共享：按照國家有關(guān)規(guī)定，與相關(guān)部門和單位建立檔案信息共享機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會共享，為社會發(fā)展提供更好的服務(wù)。八、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計：包括館藏檔案的種類、數(shù)量、保管期限等情況的統(tǒng)計。2.檔案利用統(tǒng)計：對檔案利用的人次、利用檔案的數(shù)量、利用目的等進(jìn)行統(tǒng)計。3.檔案信息化建設(shè)統(tǒng)計：如檔案數(shù)字化進(jìn)度、信息化管理系統(tǒng)運(yùn)行情況等統(tǒng)計。（二）統(tǒng)計方法與周期1.統(tǒng)計方法：采用定期統(tǒng)計與不定期統(tǒng)計相結(jié)合的方式，通過手工統(tǒng)計和信息化管理系統(tǒng)自動生成統(tǒng)計報表等方法進(jìn)行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計周期：每月、每季度、每年分別進(jìn)行一次階段性統(tǒng)計，每年進(jìn)行一次全面統(tǒng)計，并形成年度檔案統(tǒng)計報告。（三）統(tǒng)計分析與報告1.統(tǒng)計分析：對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行分析研究，總結(jié)檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)和存在的問題，為檔案管理決策提供依據(jù)。2.統(tǒng)計報告：根據(jù)統(tǒng)計分析結(jié)果，撰寫檔案統(tǒng)計報告，報告內(nèi)容應(yīng)包括統(tǒng)計數(shù)據(jù)、分析結(jié)論、改進(jìn)建議等，報市檔案館館長和上級檔案行政管理部門。九、檔案工作人員職責(zé)（一）館長職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)市檔案館的管理工作，貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策。2.組織制定和實(shí)施市檔案館的各項(xiàng)管理制度和工作計劃。3.負(fù)責(zé)檔案工作人員的隊(duì)伍建設(shè)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。4.組織開展檔案收集、整理、保管、鑒定、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。5.負(fù)責(zé)與上級檔案行政管理部門和其他相關(guān)部門的溝通協(xié)調(diào)，爭取支持和指導(dǎo)。6.定期向上級主管部門匯報檔案管理工作情況，接受監(jiān)督檢查。（二）檔案業(yè)務(wù)人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的具體收集、整理、保管、鑒定、利用等業(yè)務(wù)工作。2.按照檔案管理的規(guī)范要求，對檔案進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等整理工作。3.做好檔案庫房的日常管理工作，包括溫濕度調(diào)控、安全防護(hù)、檔案清點(diǎn)與檢查等。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)工作，包括檔案數(shù)字化處理、信息化管理系統(tǒng)的操作與維護(hù)等。5.為利用者提供檔案查閱、借閱、出