PAGE社工機構(gòu)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強本社工機構(gòu)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和有效保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本社工機構(gòu)各部門在工作中形成的各類檔案，包括但不限于服務(wù)項目檔案、行政文件檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、志愿者檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本社工機構(gòu)的檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門做好檔案的收集、整理、歸檔等工作。2.真實性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映本社工機構(gòu)的工作實際情況，確保檔案信息的可靠性。3.完整性原則全面收集和保存本社工機構(gòu)在各項工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則對涉及機構(gòu)機密、服務(wù)對象隱私等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息泄露。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置本社工機構(gòu)設(shè)立獨立的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本社工機構(gòu)實際情況，制定和修訂檔案管理制度，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案的收集與整理組織和指導(dǎo)各部門做好檔案的收集工作，定期對收集到的檔案進(jìn)行整理、分類、編目，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.檔案的保管與保護(hù)負(fù)責(zé)檔案的存儲保管，提供安全、適宜的保管環(huán)境，采取有效的防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案的安全與完整。4.檔案的查閱與利用建立檔案查閱利用制度，按照規(guī)定為內(nèi)部人員和外部相關(guān)單位提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。5.檔案的鑒定與銷毀定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀處理，并做好銷毀記錄。6.檔案信息化建設(shè)推進(jìn)檔案管理信息化工作，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。7.檔案管理培訓(xùn)與指導(dǎo)組織開展檔案管理培訓(xùn)，提高本社工機構(gòu)全體員工的檔案意識和檔案管理技能，指導(dǎo)各部門做好檔案管理工作。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.服務(wù)項目檔案包括各類社工服務(wù)項目的策劃、實施、評估等過程中形成的文件材料，如項目申請書、服務(wù)計劃、活動記錄、服務(wù)對象反饋、項目總結(jié)報告等。2.行政文件檔案涵蓋本社工機構(gòu)的行政公文、規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)、對外聯(lián)絡(luò)文件等。3.人事檔案包含員工的個人基本信息、入職離職材料、培訓(xùn)記錄、考核評價、薪酬福利等方面的文件資料。4.財務(wù)檔案涉及本社工機構(gòu)的財務(wù)預(yù)算、決算、會計憑證、賬簿、財務(wù)報表、審計報告等財務(wù)相關(guān)文件。5.志愿者檔案包括志愿者的注冊登記、服務(wù)記錄、培訓(xùn)情況、表彰獎勵等資料。6.其他檔案除上述類別外的其他各類檔案，如捐贈檔案、合作協(xié)議檔案等。（二）編號規(guī)則1.采用層次分類編號法，按照檔案類別設(shè)置一級編號，如：服務(wù)項目檔案：FJ1行政文件檔案：FJ2人事檔案：FJ3財務(wù)檔案：FJ4志愿者檔案：FJ5其他檔案：FJ62.二級編號根據(jù)檔案形成時間或項目順序等進(jìn)行流水編號，如服務(wù)項目檔案的二級編號為FJ1001、FJ1002……3.對于同一項目或同一類別的多份檔案，可在二級編號后增加三位順序號進(jìn)行區(qū)分，如FJ1001001、FJ1001002……四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，按照檔案管理制度的規(guī)定，及時將本部門在工作中形成的各類文件材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、偽造或銷毀檔案材料。3.對于電子文件，應(yīng)同時收集其對應(yīng)的紙質(zhì)文件或進(jìn)行電子文件備份，確保電子文件的真實性和可讀性。（二）整理流程1.分類按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進(jìn)行分類，將同一類別的檔案集中在一起。2.裝訂對紙張較多、較厚的檔案材料進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時應(yīng)注意保持文件的原有順序，不得損壞文件內(nèi)容。3.編目對每份檔案進(jìn)行編目，填寫檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，并編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級、備注等內(nèi)容，以便于查找和管理。4.裝盒將編目后的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號范圍、保管期限等信息。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防蟲、防火、防盜等條件，確保檔案的安全保管。2.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映本社工機構(gòu)主要職能活動和歷史面貌的，對本社工機構(gòu)、國家和社會具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)永久保存。長期保管的檔案：在較長時間內(nèi)對本社工機構(gòu)工作有查考利用價值的檔案，保管期限為10年至50年。短期保管的檔案：在較短時間內(nèi)對本社工機構(gòu)工作有查考利用價值的檔案，保管期限為1年至10年。2.各部門在整理檔案時，應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度，確定檔案的保管期限，并在檔案目錄中注明。（三）檔案的存放與排列1.檔案應(yīng)按照類別、保管期限、編號順序依次存放，便于查找和管理。2.對于電子檔案，應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（四）檔案的定期檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、完整性等。2.發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況時，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理，并記錄相關(guān)情況。3.對檔案的檢查情況應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應(yīng)措施加以解決。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本社工機構(gòu)內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位查閱檔案，須持有單位介紹信，注明查閱目的、范圍等，經(jīng)本社工機構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。涉及機密檔案的查閱，需經(jīng)保密部門審核同意。3.服務(wù)對象查閱與其自身相關(guān)的檔案，應(yīng)提出書面申請，經(jīng)檔案管理部門核實身份后，在規(guī)定時間和地點查閱。查閱過程中應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。（二）查閱登記1.檔案管理部門應(yīng)對檔案查閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱目的、查閱檔案名稱及編號、查閱期限等。2.查閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量和完整性，確認(rèn)無誤后在查閱登記本上簽字注銷。（三）檔案利用的限制1.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換或損壞檔案內(nèi)容。未經(jīng)檔案管理部門同意，不得擅自復(fù)制檔案。2.涉及機密檔案的查閱和利用，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。查閱人員如需摘錄、引用檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門審核同意。3.檔案利用過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容與實際情況不符或存在疑問，查閱人員應(yīng)及時向檔案管理部門反饋，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行核實和處理。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限規(guī)定，結(jié)合本社工機構(gòu)的實際情況，對檔案進(jìn)行鑒定。2.對已超過保管期限、失去查考利用價值的檔案，或因機構(gòu)變革、工作調(diào)整等原因不再需要保存的檔案，可進(jìn)行鑒定銷毀。3.鑒定時應(yīng)重點審查檔案的內(nèi)容、價值、完整性等，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確合理。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀審批表》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀審批表》經(jīng)本社工機構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點進(jìn)行。銷毀過程中應(yīng)確保檔案內(nèi)容徹底銷毀，不得泄露檔案信息。4.檔案銷毀后，檔案管理人員應(yīng)在《檔案銷毀審批表》上注明銷毀日期、銷毀方式等信息，并將《檔案銷毀審批表》歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為機構(gòu)決策和業(yè)務(wù)開展提供有力支持。（二）檔案數(shù)字化1.對本社工機構(gòu)已有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.數(shù)字化過程中應(yīng)進(jìn)行圖像預(yù)處理，包括去污、糾偏、裁剪、拼接等操作，提高圖像質(zhì)量。3.建立紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案的對應(yīng)關(guān)系，通過檔案編號等方式進(jìn)行關(guān)聯(lián)，便于查詢和利用。（三）檔案信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入與存儲將檔案的基本信息、內(nèi)容摘要等錄入檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲。檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確、完整，與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.檢索查詢提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便快速查找所需檔案信息。3.權(quán)限管理設(shè)置不同的用戶權(quán)限，根據(jù)用戶角色和職責(zé)，限制對檔案信息的訪問范圍，確保檔案信息的安全。4.借閱管理實現(xiàn)檔案借閱流程的信息化管理，包括借閱申請、審批、登記、歸還等環(huán)節(jié)，提高借閱管理效率。5.統(tǒng)計分析對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分析，生成各類報表和圖表，為機構(gòu)管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）數(shù)據(jù)安全與備份1.加強檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取防火墻、入侵檢測、加密存