PAGE單位取消檔案移交制度總則1.目的本規(guī)定旨在明確單位取消檔案移交制度后的相關管理要求，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序進行，保障檔案信息的安全與完整，為單位各項工作的開展提供有效的支持與服務。2.適用范圍本規(guī)定適用于單位內(nèi)部各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。3.基本原則真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映單位各項活動的實際情況。完整性原則：全面收集、整理和保存單位在業(yè)務活動中形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及單位機密、敏感信息的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。便利性原則：檔案管理應便于查閱、利用，提高工作效率，滿足單位內(nèi)部各部門及員工對檔案信息的需求。檔案管理職責分工1.檔案管理部門職責負責制定和完善單位檔案管理制度，包括檔案分類方案、編號規(guī)則、保管期限等。組織開展檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的信息化水平。對單位各部門的檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)。負責檔案的查閱、借閱服務，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案的安全使用。2.各部門職責負責本部門業(yè)務活動中形成的各類檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并按照檔案管理部門的要求及時移交檔案。明確本部門的檔案管理人員，負責本部門檔案的日常管理和維護，確保檔案的完整與安全。配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關檔案信息和資料。在檔案管理部門的指導下，開展本部門檔案的數(shù)字化工作，提高檔案利用效率。3.員工個人職責員工在工作中應及時將個人形成的與工作相關的文件、資料等交至所在部門的檔案管理人員，確保檔案的及時收集。遵守單位檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案，不得違規(guī)查閱、借閱檔案。在工作中需要查閱檔案時，應按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，妥善使用檔案，不得損壞、丟失檔案。檔案收集與整理1.檔案收集范圍單位在行政管理、業(yè)務活動、財務審計、人力資源管理、項目建設等方面形成的具有保存價值的各種載體的文件、資料、記錄等。行政管理類：包括單位的各類規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃與總結、請示報告、批復、通知、函件等。業(yè)務活動類：涵蓋單位開展各項業(yè)務工作所形成的合同協(xié)議、業(yè)務報表、技術文件、實驗數(shù)據(jù)、調(diào)查研究報告等。財務審計類：包含會計憑證、賬簿、財務報表、審計報告、稅務資料等。人力資源管理類：涉及員工檔案、招聘錄用資料、培訓記錄、績效考核文件、薪酬福利資料等。項目建設類：包括項目立項文件、可行性研究報告、設計圖紙、施工資料、竣工驗收文件等。2.檔案收集要求各部門應明確檔案收集的責任人，定期對本部門形成的檔案進行收集、整理，確保檔案的及時、完整收集。檔案收集應遵循全面、系統(tǒng)的原則，不得遺漏重要文件和資料。對于具有連續(xù)性的業(yè)務活動，應按照業(yè)務流程順序收集相關檔案。收集的檔案應保持原始狀態(tài)，不得擅自修改、涂抹、裁剪或抽取檔案內(nèi)容。如有破損或褪色的檔案，應及時進行修復或復制。電子文件應按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行收集，確保電子文件的可讀性和可利用性。同時，應定期對電子文件進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案整理方法檔案管理部門應根據(jù)檔案的形成規(guī)律和特點，制定統(tǒng)一的檔案分類方案。檔案分類應遵循科學性、系統(tǒng)性、實用性的原則，便于檔案的管理和利用。檔案整理應按照分類方案進行，將檔案分為不同的類別和層次，如一級類目、二級類目、三級類目等。每個類目下的檔案應按照一定的順序排列，如時間順序、重要程度等。對每份檔案應進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。編號應包含檔案類別代碼、年度代碼、流水號等信息。檔案整理過程中，應編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。檔案目錄應打印成冊或電子存儲，便于查閱和檢索。檔案保管1.檔案保管場所單位應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案架、密集架等，滿足檔案保管的基本要求。檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度、濕度應符合國家規(guī)定的標準范圍。溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案保管方式檔案應按照分類方案進行存放，不同類別的檔案應分別存放于不同的檔案架或密集架上，并在顯著位置標明檔案類別。紙質(zhì)檔案應采用豎放的方式，避免檔案折疊、卷曲。對于珍貴或易損的檔案，應采取特殊的保管措施，如使用檔案盒、卷皮等進行包裝，或進行復制備份。電子檔案應存儲于專用的服務器或存儲設備上，并進行定期備份。備份數(shù)據(jù)應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案應按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲，便于查找和利用。對檔案的保管情況應進行定期檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性與安全性、庫房設施設備的運行狀況、溫濕度記錄等。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時采取措施進行處理。3.檔案保管期限檔案管理部門應根據(jù)國家有關規(guī)定和單位實際情況，制定檔案保管期限表。檔案保管期限分為永久、定期兩種，定期保管期限一般分為30年、10年。對于反映單位主要職能活動和歷史面貌的重要檔案，如單位的章程、大事記、重要會議記錄、財務決算等，應列為永久保管。對于在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，如一般業(yè)務文件、合同協(xié)議、人事檔案等，可根據(jù)其重要程度和實際需要確定為30年或10年保管期限。檔案保管期限屆滿后，檔案管理部門應按照規(guī)定進行鑒定，對確無保存價值的檔案，應按照法定程序進行銷毀。檔案查閱與借閱1.查閱與借閱范圍單位內(nèi)部員工因工作需要，可查閱、借閱與其工作相關的檔案。查閱、借閱檔案應遵循必要、合理的原則，不得超出工作需要范圍。外部單位或個人因特殊原因需要查閱、借閱單位檔案的，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)，并經(jīng)單位主管領導批準。外部查閱、借閱檔案應嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自復制、傳播檔案內(nèi)容。2.查閱與借閱手續(xù)單位內(nèi)部員工查閱、借閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱檔案的名稱、文號、日期、用途等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意。將申請表提交至檔案管理部門，檔案管理人員根據(jù)申請表內(nèi)容進行審核，對符合查閱、借閱條件的，辦理查閱、借閱手續(xù)。查閱、借閱手續(xù)應包括登記查閱或借閱檔案的名稱、數(shù)量、查閱或借閱時間、查閱或借閱人姓名等信息。外部單位或個人查閱、借閱檔案，應提交查閱、借閱申請函，說明查閱、借閱檔案的目的、范圍、時間等內(nèi)容，并加蓋單位公章。經(jīng)單位主管領導批準后，檔案管理部門按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。查閱、借閱申請函應存檔備查。3.查閱與借閱要求查閱、借閱檔案應在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復印檔案，應經(jīng)檔案管理部門同意，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進行。查閱、借閱人應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換檔案內(nèi)容。查閱、借閱結束后，應及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應對查閱、借閱檔案的情況進行跟蹤記錄，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究相關人員的責任。對于涉及單位機密、敏感信息的檔案，查閱、借閱人應嚴格遵守保密規(guī)定，不得向無關人員泄露檔案內(nèi)容。如因工作需要確需引用檔案內(nèi)容的，應按照規(guī)定進行審批，并注明檔案來源。檔案鑒定與銷毀1.檔案鑒定工作組織檔案管理部門應定期組織檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組。檔案鑒定小組由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人、檔案管理人員等組成。檔案鑒定小組應根據(jù)檔案保管期限表和單位實際情況，對到期檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定標準檔案鑒定應依據(jù)國家有關規(guī)定和單位檔案管理制度，從檔案的內(nèi)容、價值、保管期限等方面進行綜合評估。對于反映單位主要職能活動和歷史面貌的重要檔案，如單位的章程、大事記、重要會議記錄、財務決算等，應繼續(xù)保存，不得銷毀。對于在一定時期內(nèi)具有查考利用價值，但保管期限已滿的檔案，如一般業(yè)務文件、合同協(xié)議、人事檔案等，應根據(jù)其實際利用情況和重要程度進行鑒定。如確無保存價值的，可予以銷毀。對于涉及單位機密、敏感信息的檔案，應按照保密規(guī)定進行管理，不得擅自銷毀。如需銷毀，應經(jīng)單位主管領導批準，并采取必要的保密措施。3.檔案銷毀程序檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，形成檔案鑒定意見書，明確檔案的存毀意見。將檔案鑒定意見書提交單位主管領導審批，經(jīng)批準同意銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》?！稒n案銷毀清冊》應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。按照《檔案銷毀清冊》所列內(nèi)容，對擬銷毀的檔案進行清點、核對，確保檔案數(shù)量準確無誤。檔案銷毀應在檔案管理部門指定的場所進行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實施。監(jiān)銷人員應由單位紀檢監(jiān)察部門或其他相