PAGE技術(shù)文件檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司技術(shù)文件檔案的管理，確保技術(shù)文件檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性，充分發(fā)揮技術(shù)文件檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研等活動(dòng)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有技術(shù)文件檔案的管理，包括但不限于產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)規(guī)范、項(xiàng)目文檔、科研報(bào)告等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司技術(shù)文件檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和一致性。2.分類管理原則：按照技術(shù)文件檔案的類別、性質(zhì)、來(lái)源等進(jìn)行分類管理，便于查找和利用。3.安全保密原則：加強(qiáng)技術(shù)文件檔案的安全保密工作，防止檔案信息的泄露、丟失和損壞。4.方便利用原則：建立健全技術(shù)文件檔案的檢索、借閱等利用機(jī)制，提高檔案的利用效率。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司技術(shù)文件檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)技術(shù)文件檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。3.負(fù)責(zé)建立技術(shù)文件檔案的檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查找和利用。4.負(fù)責(zé)技術(shù)文件檔案的借閱管理，辦理借閱手續(xù)，監(jiān)督借閱人員的使用情況，確保檔案的安全。5.負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門技術(shù)文件檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。6.負(fù)責(zé)技術(shù)文件檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門技術(shù)文件檔案的形成、積累和整理工作，并按照公司檔案管理部門的要求及時(shí)移交檔案。2.負(fù)責(zé)指定專人負(fù)責(zé)本部門技術(shù)文件檔案的日常管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。3.嚴(yán)格遵守公司技術(shù)文件檔案管理制度，配合檔案管理部門做好檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。4.根據(jù)工作需要，按照規(guī)定辦理技術(shù)文件檔案的借閱手續(xù)，妥善使用和保管借閱的檔案，按時(shí)歸還。三、技術(shù)文件檔案的形成與積累（一）文件形成要求1.公司各部門在開展生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研等活動(dòng)過程中，應(yīng)及時(shí)形成各類技術(shù)文件，確保文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.技術(shù)文件應(yīng)采用規(guī)范的格式和字體，注明文件名稱、編號(hào)、日期、編制人、審核人、批準(zhǔn)人等信息。3.涉及多個(gè)部門的技術(shù)文件，由主辦部門負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)相關(guān)部門共同編制，并明確各部門的職責(zé)和分工。（二）文件積累要求1.各部門應(yīng)建立技術(shù)文件積累制度，指定專人負(fù)責(zé)收集、整理本部門在工作中形成的各類技術(shù)文件，確保文件不丟失、不遺漏。2.技術(shù)文件積累應(yīng)按照文件的形成時(shí)間順序進(jìn)行，定期將積累的文件移交檔案管理部門。3.對(duì)于重要的技術(shù)文件，應(yīng)及時(shí)備份，防止文件損壞或丟失。四、技術(shù)文件檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.檔案管理部門收到各部門移交的技術(shù)文件后，應(yīng)按照分類管理原則進(jìn)行整理。2.整理技術(shù)文件時(shí)，應(yīng)檢查文件的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，對(duì)不符合要求的文件及時(shí)退回相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充或修改。3.按照文件的類別、性質(zhì)、來(lái)源等進(jìn)行分類編號(hào)，編制檔案目錄，建立檔案檢索系統(tǒng)。（二）歸檔要求1.整理后的技術(shù)文件應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案應(yīng)按照年度、類別等進(jìn)行分類存放，便于查找和利用。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)方式進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立電子檔案目錄，確保電子檔案的可讀性和可利用性。五、技術(shù)文件檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，用于存放技術(shù)文件檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備等。（二）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。3.嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房的管理制度，保持庫(kù)房整潔、通風(fēng)良好，嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、用火、存放易燃、易爆物品等。4.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的保管，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止電子檔案信息丟失或損壞。六、技術(shù)文件檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)技術(shù)文件檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保存價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)技術(shù)文件檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.審查檔案的內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，是否反映公司的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研等活動(dòng)情況。2.評(píng)估檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值和科學(xué)價(jià)值，判斷檔案是否具有保存意義。3.檢查檔案的保管狀況，是否存在破損、褪色、霉變等問題。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案銷毀工作，并填寫檔案銷毀清單，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、銷毀原因等信息。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.檔案銷毀清單應(yīng)一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份報(bào)公司財(cái)務(wù)部門備案。七、技術(shù)文件檔案的借閱與利用（一）借閱范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要，可借閱與其工作相關(guān)的技術(shù)文件檔案。2.外單位因業(yè)務(wù)往來(lái)需要借閱公司技術(shù)文件檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱手續(xù)1.公司內(nèi)部人員借閱技術(shù)文件檔案，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案名稱、編號(hào)、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.外單位借閱公司技術(shù)文件檔案，應(yīng)提前向公司提出書面申請(qǐng)，說明借閱目的、范圍、期限等，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱時(shí)應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合借閱條件的，予以辦理借閱手續(xù)，并登記借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱人姓名、借閱期限等信息。（三）借閱期限1.公司內(nèi)部人員借閱技術(shù)文件檔案的期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.外單位借閱公司技術(shù)文件檔案的期限一般不超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需要延長(zhǎng)的，應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）借閱要求1.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的技術(shù)文件檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、丟失或擅自銷毀檔案。2.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員在借閱期間應(yīng)遵守公司的保密制度，不得將檔案信息泄露給無(wú)關(guān)人員。4.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)借閱檔案進(jìn)行催還和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。（五）利用服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)積極為公司各部門提供技術(shù)文件檔案的利用服務(wù)，根據(jù)工作需要及時(shí)提供檔案資料。2.建立檔案查閱利用登記制度，記錄查閱利用檔案的時(shí)間、人員、內(nèi)容等信息，便于統(tǒng)計(jì)和分析。3.對(duì)于重要的技術(shù)文件檔案，檔案管理部門可根據(jù)實(shí)際情況提供復(fù)制服務(wù)，但應(yīng)注明復(fù)制出處，并加蓋檔案管理部門印章。八、技術(shù)文件檔案的保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、產(chǎn)品配方等核心技術(shù)文件檔案。2.尚未公開的科研成果、項(xiàng)目計(jì)劃及相關(guān)文件檔案。3.其他需要保密的技術(shù)文件檔案。（二）保密措施1.對(duì)保密技術(shù)文件檔案實(shí)行專人專管，檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。2.保密技術(shù)文件檔案應(yīng)存放在專門的保密庫(kù)房或?qū)９裰?，并采取加密存?chǔ)、限制訪問等措施，確保檔案信息安全。3.嚴(yán)格控制保密技術(shù)文件檔案的借閱范圍，借閱時(shí)應(yīng)履行嚴(yán)格的審批手續(xù)，并對(duì)借閱人員進(jìn)行保密教育。4.在利用保密技術(shù)文件檔案過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如限制使用場(chǎng)所、禁止拍照、復(fù)印等，防止檔案信息泄露。5.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密培訓(xùn)，提高保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平，防止因管理不善導(dǎo)致檔案信息泄露。（三）保密監(jiān)督與檢查1.公司定期對(duì)技術(shù)文件檔案的保密管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.對(duì)違反保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)進(jìn)行處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。九、技術(shù)文件檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的技術(shù)文件檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、借閱等功能。2.提高技術(shù)文件檔案管理的效率和服務(wù)質(zhì)量，為公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研等活動(dòng)提供更加便捷的檔案信息支持。（二）信息化管理系統(tǒng)建設(shè)1.公司應(yīng)根據(jù)技術(shù)文件檔案管理的實(shí)際需求，選擇合適的信息化管理系統(tǒng)，并進(jìn)行定制開發(fā)和優(yōu)化。2.信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)分析、安全保密等功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理的全過程信息化。3.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)技術(shù)文件檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，確保電子檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。（三）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求，將紙質(zhì)技術(shù)文件檔案錄入信息化管理系統(tǒng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。3.加強(qiáng)對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)的備份管理，定期備份數(shù)據(jù)，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，異地存放。（四）信息