PAGE做好制度建設建立檔案一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司/組織的檔案管理工作，確保檔案的完整性、準確性和安全性，為公司/組織的各項工作提供有力的支持和保障，促進公司/組織的持續(xù)健康發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各崗位以及與公司/組織有業(yè)務往來的外部單位和個人所形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實完整原則：檔案應如實反映公司/組織的各項活動和業(yè)務情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和完整性。3.分類科學原則：根據(jù)檔案的形成領域、內(nèi)容性質(zhì)、時間順序等因素進行科學分類，便于檔案的管理和查找利用。4.安全保密原則：加強檔案的安全保護措施，確保檔案的實體安全和信息安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理部門職責（一）檔案管理部門設置公司/組織設立獨立的檔案管理部門，配備專業(yè)檔案管理人員，負責檔案管理工作的具體實施。（二）主要職責1.制定和完善檔案管理制度：根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合公司/組織實際情況，制定和修訂檔案管理制度、工作流程和操作規(guī)范。2.檔案收集與整理：負責組織和指導各部門、各崗位及時收集各類檔案，并按照分類標準進行整理、編目，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.檔案保管：建立檔案庫房，配備必要的保管設施設備，對檔案進行妥善保管，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案安全。4.檔案利用服務：為公司/組織內(nèi)部各部門和人員提供檔案查閱、借閱等利用服務，根據(jù)規(guī)定辦理相關手續(xù)，做好登記和跟蹤管理。5.檔案信息化建設：推進檔案信息化管理，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高檔案管理效率和服務水平。6.檔案鑒定與銷毀：定期對檔案進行鑒定，按照規(guī)定程序?qū)κケ４鎯r值的檔案進行銷毀處理，確保檔案庫存的合理性。7.業(yè)務培訓與指導：組織開展檔案管理業(yè)務培訓，提高公司/組織全體員工的檔案意識和業(yè)務水平，指導各部門做好檔案管理工作。8.檔案統(tǒng)計與分析：對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析，為公司/組織的決策提供數(shù)據(jù)支持。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案類：包括公司/組織的設立、變更、注銷等相關文件，公司章程、規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃與總結(jié)、行政公文、人事檔案、財務檔案等。2.業(yè)務檔案類：根據(jù)公司/組織的業(yè)務范圍，分為市場營銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術研發(fā)檔案、客戶服務檔案等。3.項目檔案類：針對公司/組織的各類項目，包括項目立項文件、可行性研究報告、項目合同、項目進度報告、項目驗收文件等。4.資質(zhì)證書檔案類：公司/組織獲得的各類資質(zhì)證書、榮譽證書、許可證等相關文件。5.合同檔案類：公司/組織簽訂的各類合同，包括采購合同、銷售合同、租賃合同、服務合同等。6.財務檔案類：財務報表、會計憑證、審計報告、稅務資料等財務相關檔案。7.其他檔案類：不屬于上述分類的其他重要檔案，如聲像檔案、實物檔案等。（二）檔案編號規(guī)則1.編號結(jié)構(gòu)：檔案編號采用層次編碼法，由類別代碼、年度代碼、流水號等部分組成。2.類別代碼：根據(jù)檔案分類，分別用兩位大寫字母表示各類檔案，如“XZ”表示行政檔案類，“YW”表示業(yè)務檔案類等。3.年度代碼：用四位阿拉伯數(shù)字表示檔案形成的年度，如“2023”表示2023年度形成的檔案。4.流水號：按照檔案形成的先后順序，為每一份檔案編制唯一的流水號，用四位阿拉伯數(shù)字表示。例如，一份2023年度形成的行政檔案，編號為“XZ20230001”。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍：明確各部門應收集的檔案種類和范圍，確保公司/組織各項活動產(chǎn)生的檔案全面收集。2.收集時間：規(guī)定檔案收集的時間節(jié)點，如每月末、每季度末、項目結(jié)束后等，確保檔案及時歸檔。3.收集方式：各部門通過專人負責、定期移交等方式將檔案收集至檔案管理部門，檔案管理部門可根據(jù)工作需要進行定期檢查和督促。（二）檔案整理1.分類整理：按照檔案分類標準，對收集到的檔案進行分類，確保同一類檔案集中存放。2.裝訂編目：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物等影響檔案保存的物品，按照檔案編號規(guī)則進行編號，并編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。3.數(shù)字化處理：對具有保存價值的檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的對應關系，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲和管理。五、檔案保管（一）檔案庫房建設1.選址要求：檔案庫房應選擇地勢較高、干燥通風、排水良好的位置，遠離火源、水源和污染源。建筑要求：庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，采用堅固耐用的建筑材料，確保庫房安全。面積規(guī)劃：根據(jù)公司/組織檔案存量和發(fā)展需求，合理規(guī)劃庫房面積，設置檔案存儲區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等功能區(qū)域。（二）檔案保管設備配備1.存儲設備：配備檔案密集架、檔案柜、光盤存儲柜等檔案存儲設備，確保檔案存放有序、便于查找。2.保護設備：安裝溫濕度控制系統(tǒng)、消防設備、防蟲防鼠設備、防盜報警設備等，保障檔案的安全保管。3.信息化設備：配備計算機、服務器、存儲設備等信息化設備，用于檔案信息管理系統(tǒng)的運行和維護。（三）檔案保管措施1.上架存放：按照檔案分類和編號順序，將檔案上架存放，確保檔案排列整齊、便于存取。2.定期檢查：檔案管理人員定期對檔案進行檢查，查看檔案保管狀況，如發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理。3.溫濕度控制：保持檔案庫房適宜的溫濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。4.安全防護：加強檔案庫房的安全管理，嚴格門禁制度，限制無關人員進入庫房，做好防火、防盜、防蟲、防潮等工作。六、檔案利用（一）利用范圍1.內(nèi)部利用：公司/組織內(nèi)部各部門和人員因工作需要，可查閱、借閱相關檔案。2.外部利用：根據(jù)法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定，經(jīng)批準后，可向與公司/組織有業(yè)務往來的外部單位和個人提供檔案查閱、借閱服務。（二）利用流程1.申請：利用者填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、編號等信息，提交所在部門負責人審批。2.審批：部門負責人根據(jù)利用目的和實際工作需要進行審批，同意后簽字蓋章。3.查閱借閱：利用者持審批通過的申請表到檔案管理部門辦理查閱借閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請表提供相應檔案，并做好登記。4.歸還：利用者使用完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員核對無誤后辦理歸還手續(xù)。（三）利用限制1.保密限制：涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行利用，限制查閱范圍和使用方式。2.期限限制：借閱檔案一般應在規(guī)定期限內(nèi)歸還，如需延期，應辦理延期手續(xù)。3.損壞賠償：利用者應愛護檔案，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案，如造成損壞或丟失，應按照規(guī)定進行賠償。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門專家、財務人員等組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。（二）鑒定標準根據(jù)國家法律法規(guī)和公司/組織實際情況，制定檔案鑒定標準，綜合考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值、保存狀況等因素。（三）鑒定程序1.初步篩選：檔案管理部門對庫存檔案進行初步梳理，確定需要鑒定的檔案清單。2.逐卷鑒定：鑒定工作小組對需要鑒定的檔案逐卷進行審查，根據(jù)鑒定標準確定檔案的保管期限。3.形成鑒定報告：鑒定工作小組根據(jù)鑒定結(jié)果，形成檔案鑒定報告，明確檔案的存毀意見。4.審批備案：檔案鑒定報告報公司/組織主管領導審批后，送檔案管理部門備案。（四）銷毀程序1.編制銷毀清單：檔案管理部門根據(jù)審批通過的鑒定報告，編制檔案銷毀清單，注明檔案名稱、編號、保管期限等信息。2.審批銷毀：銷毀清單報公司/組織主管領導審批，批準后按照規(guī)定程序進行銷毀。3.監(jiān)銷：檔案銷毀時，應指定專人監(jiān)銷，確保銷毀過程合規(guī)、徹底。4.銷毀記錄：對檔案銷毀過程進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、監(jiān)銷人員等信息，并存檔備查。八、檔案信息化管理（一）信息化系統(tǒng)建設1.系統(tǒng)選型：根據(jù)公司/組織檔案管理需求，選擇適合的檔案信息管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)功能滿足檔案管理工作要求。2.系統(tǒng)功能：檔案信息管理系統(tǒng)應具備檔案錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計分析、安全管理等功能，實現(xiàn)檔案管理的信息化、自動化。3.數(shù)據(jù)遷移：將現(xiàn)有紙質(zhì)檔案和電子檔案數(shù)據(jù)進行遷移，錄入檔案信息管理系統(tǒng)，建立完整的檔案數(shù)據(jù)庫。（二）數(shù)據(jù)維護1.數(shù)據(jù)錄入：檔案管理人員及時將新形成的檔案信息錄入系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準確性和及時性。2.數(shù)據(jù)更新：定期對檔案信息進行更新，如檔案保管期限變更、利用情況記錄等，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實際檔案情況一致。3.數(shù)據(jù)備份：建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）安全管理1.用戶權限設置：根據(jù)不同人員的工作職責和檔案利用需求，設置系統(tǒng)用戶權限，確保檔案信息安全。2.安全防護措施：加強檔案信