PAGE鄉(xiāng)鎮(zhèn)電子檔案管理制度一、總則（一）目的為加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)電子檔案管理，確保電子檔案的真實、完整、可用和安全，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本鄉(xiāng)鎮(zhèn)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門、各單位在履行職能活動中形成的電子檔案管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則鄉(xiāng)鎮(zhèn)電子檔案管理工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一流程，確保電子檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.全程管理原則對電子檔案形成、積累、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等全過程進(jìn)行有效管理，確保電子檔案管理工作的連續(xù)性。3.規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)原則嚴(yán)格按照國家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范電子檔案管理工作，確保電子檔案的質(zhì)量和安全。4.便于利用原則充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，提供便捷的電子檔案利用服務(wù)，滿足鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項工作對電子檔案的需求。二、電子檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家和地方有關(guān)電子檔案管理的法律法規(guī)、方針政策和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。2.制定本鄉(xiāng)鎮(zhèn)電子檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，并組織實施。3.負(fù)責(zé)對本鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門、各單位電子檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。4.負(fù)責(zé)本鄉(xiāng)鎮(zhèn)電子檔案的集中管理，包括電子檔案的收集、整理、歸檔、存儲、保管、利用等工作。5.組織開展電子檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作人員的電子檔案管理意識和技能。6.參與本鄉(xiāng)鎮(zhèn)信息化建設(shè)項目中電子檔案管理功能的設(shè)計和驗收工作，確保電子檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有效銜接。（二）各部門、各單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門、本單位電子文件的形成、積累、整理和歸檔工作，并按照規(guī)定向鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門移交電子檔案。2.配備專（兼）職電子檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門、本單位電子檔案管理的具體工作，確保電子檔案的真實、完整、可用和安全。3.嚴(yán)格執(zhí)行本鄉(xiāng)鎮(zhèn)電子檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，對本部門、本單位電子檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。4.積極配合鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門開展電子檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。（三）電子檔案管理人員職責(zé)1.熟悉國家和地方有關(guān)電子檔案管理的法律法規(guī)、方針政策和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，掌握電子檔案管理業(yè)務(wù)知識和技能。2.負(fù)責(zé)本部門、本單位電子文件的收集、整理、歸檔和保管工作，確保電子檔案的質(zhì)量和安全。3.協(xié)助檔案管理部門開展電子檔案的集中管理工作，按照要求及時向檔案管理部門移交電子檔案。4.負(fù)責(zé)電子檔案管理系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，保障系統(tǒng)的正常運行，及時處理系統(tǒng)故障和數(shù)據(jù)問題。5.為鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作人員提供電子檔案利用服務(wù)，根據(jù)授權(quán)提供電子檔案的查閱、借閱、復(fù)制等服務(wù)，并做好記錄。6.定期對電子檔案進(jìn)行清點、核對和備份，確保電子檔案的完整性和可用性。三、電子檔案的形成與收集（一）電子文件的形成1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門、各單位在履行職能活動中應(yīng)按照國家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，使用統(tǒng)一的電子文件格式和元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，形成電子文件。2.電子文件應(yīng)具備準(zhǔn)確、完整、清晰、可用的特點，能夠真實反映業(yè)務(wù)活動的過程和結(jié)果。3.電子文件的形成過程應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限管理和版本控制，確保電子文件的真實性和完整性。（二）電子文件的收集1.各部門、各單位應(yīng)定期對形成的電子文件進(jìn)行收集，確保電子文件的及時歸檔。2.電子文件的收集范圍應(yīng)涵蓋本部門、本單位在履行職能活動中形成的各類電子文件，包括但不限于公文、報表、合同、協(xié)議、會議紀(jì)要、工作記錄等。3.收集電子文件時，應(yīng)同時收集相關(guān)的元數(shù)據(jù)和背景信息，確保電子文件的可讀性和可理解性。4.對于重要的電子文件，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。四、電子檔案的整理與歸檔（一）電子檔案的整理1.電子檔案的整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律和有機聯(lián)系，保持電子文件之間的歷史聯(lián)系，便于管理和利用。2.電子檔案的整理應(yīng)按照分類方案進(jìn)行，分類方案應(yīng)根據(jù)本鄉(xiāng)鎮(zhèn)的職能和業(yè)務(wù)特點制定，確保分類的科學(xué)性和合理性。3.電子檔案的整理應(yīng)包括對電子文件的分類、編號、編目等工作，確保電子檔案的標(biāo)識清晰、目錄完整。4.電子檔案的整理應(yīng)使用電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行操作，確保整理工作的高效、準(zhǔn)確。（二）電子檔案的歸檔1.各部門、各單位應(yīng)在電子文件整理完成后，按照規(guī)定的時間和程序向鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門移交電子檔案。2.移交電子檔案時，應(yīng)同時提交電子檔案的元數(shù)據(jù)、背景信息等相關(guān)資料，并確保電子檔案的完整性和可用性。3.檔案管理部門在接收電子檔案時，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審核和檢查，確保電子檔案符合歸檔要求。4.電子檔案歸檔后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行存儲和保管，確保電子檔案的安全和長期可用。五、電子檔案的存儲與保管（一）存儲設(shè)備與環(huán)境1.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，存儲設(shè)備應(yīng)具備足夠的容量、良好的性能和數(shù)據(jù)備份功能。2.電子檔案存儲環(huán)境應(yīng)保持適宜的溫度、濕度和通風(fēng)條件，防止電子檔案因環(huán)境因素?fù)p壞。3.存儲設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備的正常運行，及時發(fā)現(xiàn)和處理設(shè)備故障。（二）存儲方式與備份1.電子檔案應(yīng)采用在線存儲、離線存儲等多種存儲方式相結(jié)合的方式進(jìn)行存儲，確保電子檔案的安全性和可用性。2.對于重要的電子檔案，應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的存儲設(shè)備和地理位置，防止數(shù)據(jù)丟失。3.備份數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的管理和維護(hù)，定期進(jìn)行檢查和恢復(fù)測試，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（三）保管期限與鑒定1.電子檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，結(jié)合本鄉(xiāng)鎮(zhèn)的實際情況確定，確保電子檔案的長期保存和有效利用。2.檔案管理部門應(yīng)定期對電子檔案進(jìn)行鑒定，確定電子檔案的保管期限和處置方式。3.對于超過保管期限且無保存價值的電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的登記和監(jiān)督。六、電子檔案的利用與服務(wù)（一）利用權(quán)限與流程1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作人員因工作需要查閱、借閱、復(fù)制電子檔案時，應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限和流程進(jìn)行申請。2.申請利用電子檔案時，應(yīng)填寫利用申請表，注明利用目的、范圍、方式等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批。3.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，對符合利用權(quán)限和流程的申請予以批準(zhǔn)，并提供相應(yīng)的利用服務(wù)。4.利用電子檔案時，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自將電子檔案提供給無關(guān)人員或用于其他非法目的。（二）利用方式與服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)提供便捷的電子檔案利用方式，包括在線查閱、借閱、復(fù)制等服務(wù)，滿足鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作人員的利用需求。2.對于重要的電子檔案，應(yīng)提供紙質(zhì)副本或其他形式的復(fù)制件，方便工作人員查閱和使用。3.檔案管理部門應(yīng)建立電子檔案利用登記制度，對利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時間、利用人員、利用內(nèi)容等信息，確保電子檔案利用的可追溯性。七、電子檔案的安全管理（一）安全制度與措施1.建立健全電子檔案安全管理制度，明確安全管理職責(zé)和流程，確保電子檔案的安全。2.采取必要的安全技術(shù)措施，如防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)等，防止電子檔案被非法訪問、篡改、泄露等。3.加強對電子檔案管理系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，定期進(jìn)行系統(tǒng)漏洞掃描和修復(fù)，確保系統(tǒng)的安全性。4.對電子檔案管理人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高安全意識和技能，防止因人為因素導(dǎo)致電子檔案安全事故。（二）應(yīng)急處置與恢復(fù)1.制定電子檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工，確保在發(fā)生安全事故時能夠及時、有效地進(jìn)行處置。2.定期對應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行演練，提高應(yīng)急處置能力和水平。3.建立電子檔案數(shù)據(jù)恢復(fù)機制，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)測試，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復(fù)電子檔案。八、電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)與維護(hù)（一）系統(tǒng)建設(shè)要求1.電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)符合國家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，具備電子檔案管理的各項功能，如文件收集、整理、歸檔、存儲、保管、利用、鑒定、銷毀等。2.電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與鄉(xiāng)鎮(zhèn)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行有效銜接，實現(xiàn)電子文件的自動歸檔和共享利用。3.電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備良好的用戶界面和操作流程，方便鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作人員使用。（二）系統(tǒng)維護(hù)與升級1.檔案管理部