PAGE基金管理人檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)基金管理人檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，確?；鸸芾砣藱n案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，維護(hù)基金管理人合法權(quán)益，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本基金管理人內(nèi)部各部門及全體員工在基金管理活動(dòng)中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則基金管理人檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)完整原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映基金管理活動(dòng)的全過(guò)程，保證檔案的完整性，不得遺漏、篡改重要信息。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案安全防護(hù)措施，確保檔案信息不泄露，嚴(yán)格限制檔案查閱和使用范圍，保障基金管理人商業(yè)秘密和客戶信息安全。4.方便利用原則在確保檔案安全保密的前提下，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為基金管理人各項(xiàng)工作提供有效支持。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)基金管理人檔案的全面管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及基金管理人實(shí)際情況，制定和修訂檔案管理制度，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案收集與整理組織各部門及時(shí)收集、整理在基金管理活動(dòng)中形成的各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，確保檔案資料的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.檔案保管建立檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)施設(shè)備，對(duì)檔案進(jìn)行安全保管，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保檔案實(shí)體安全。4.檔案利用服務(wù)根據(jù)規(guī)定為基金管理人內(nèi)部各部門及外部相關(guān)機(jī)構(gòu)提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好檔案利用登記和跟蹤工作，確保檔案合理使用。5.檔案數(shù)字化管理推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用，提高檔案管理效率。6.檔案鑒定與銷毀定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定程序?qū)σ训奖９芷谙耷覠o(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀處理，確保檔案庫(kù)存合理。7.檔案統(tǒng)計(jì)與分析對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，定期分析檔案管理工作狀況，為基金管理人決策提供數(shù)據(jù)支持。8.培訓(xùn)與指導(dǎo)組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高全體員工的檔案意識(shí)和檔案管理技能，對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.基金運(yùn)作檔案包括基金設(shè)立、募集、投資、交易、估值、核算、收益分配等環(huán)節(jié)形成的各類文件資料，如基金合同、招募說(shuō)明書、投資決策文件、交易記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表等。2.客戶檔案涵蓋基金投資者基本信息、交易記錄、風(fēng)險(xiǎn)承受能力評(píng)估報(bào)告、客戶服務(wù)記錄等與客戶相關(guān)的檔案資料。3.內(nèi)部管理檔案涉及基金管理人內(nèi)部組織架構(gòu)、管理制度、人員管理、行政事務(wù)等方面的文件，如公司章程、部門職責(zé)、員工檔案、會(huì)議紀(jì)要、行政公文等。4.法律合規(guī)檔案包括法律法規(guī)文件、合規(guī)審查報(bào)告、監(jiān)管函件、法律意見書、訴訟仲裁文件等與法律合規(guī)相關(guān)的檔案。5.業(yè)務(wù)合作檔案記錄基金管理人與外部機(jī)構(gòu)合作過(guò)程中產(chǎn)生的各類文件，如合作協(xié)議、業(yè)務(wù)往來(lái)函件、合作項(xiàng)目報(bào)告等。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用層次編碼法，按照檔案分類類別進(jìn)行編碼。2.基金運(yùn)作檔案編碼為“JZ年份流水號(hào)”，其中“JZ”代表基金運(yùn)作檔案，年份為檔案形成年份的后兩位數(shù)字，流水號(hào)為該年份內(nèi)此類檔案的順序編號(hào)。3.客戶檔案編碼為“KH年份流水號(hào)”，“KH”代表客戶檔案，其余規(guī)則同基金運(yùn)作檔案。4.內(nèi)部管理檔案編碼為“NB年份流水號(hào)”，“NB”代表內(nèi)部管理檔案。5.法律合規(guī)檔案編碼為“LF年份流水號(hào)”，“LF”代表法律合規(guī)檔案。6.業(yè)務(wù)合作檔案編碼為“HZ年份流水號(hào)”，“HZ”代表業(yè)務(wù)合作檔案。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案管理制度規(guī)定的范圍和時(shí)間要求，及時(shí)收集本部門在基金管理活動(dòng)中形成的各類檔案。2.檔案收集應(yīng)確保齊全、完整，不得遺漏重要文件資料。對(duì)于電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，保證電子檔案的可讀性和可利用性。3.對(duì)收集到的檔案進(jìn)行初步審核，檢查文件的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與相關(guān)部門或人員溝通核實(shí)，確保檔案質(zhì)量。（二）整理方法1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類。2.對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，便于檔案查閱和管理。4.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用統(tǒng)一規(guī)格紙張進(jìn)行修復(fù)和裱糊，確保檔案整齊、牢固。5.對(duì)于電子檔案，按照電子文件管理要求進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、命名和存儲(chǔ)，建立清晰的電子文件目錄結(jié)構(gòu)，便于檢索和利用。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案實(shí)體安全。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度范圍一般為14℃24℃，相對(duì)濕度范圍一般為45%60%。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案架上，按照檔案編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)于專用的存儲(chǔ)設(shè)備中，采用異地備份、多介質(zhì)備份等方式，確保電子檔案數(shù)據(jù)安全。同時(shí)，建立電子檔案索引數(shù)據(jù)庫(kù)，方便快速檢索。3.對(duì)重要檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（三）保管期限1.根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及基金管理人實(shí)際情況，確定各類檔案的保管期限。2.基金運(yùn)作檔案、客戶檔案、法律合規(guī)檔案等重要檔案保管期限一般為[X]年，內(nèi)部管理檔案、業(yè)務(wù)合作檔案保管期限一般為[X]年。3.對(duì)于涉及重大事項(xiàng)、訴訟仲裁等特殊檔案，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況延長(zhǎng)保管期限，直至事項(xiàng)終結(jié)。（四）檔案檢查與清點(diǎn)1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案實(shí)體是否完好、存儲(chǔ)環(huán)境是否適宜、檔案目錄是否準(zhǔn)確等。2.每年至少進(jìn)行一次全面的檔案清點(diǎn)工作，核對(duì)檔案數(shù)量、編號(hào)、保管期限等信息，確保檔案賬實(shí)相符。3.對(duì)檢查和清點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如修復(fù)損壞檔案、調(diào)整檔案存儲(chǔ)位置、更新檔案目錄等，并做好記錄。六、檔案利用（一）利用范圍1.基金管理人內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱本部門及相關(guān)部門形成的檔案。2.外部機(jī)構(gòu)因法律法規(guī)規(guī)定、監(jiān)管要求、業(yè)務(wù)合作等原因，經(jīng)基金管理人批準(zhǔn)，可查閱、借閱相關(guān)檔案。（二）利用流程1.內(nèi)部利用流程申請(qǐng)人填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，注明查閱、借閱檔案的名稱、編號(hào)、利用目的等信息。申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交檔案管理部門。檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好利用登記。申請(qǐng)人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.外部利用流程外部機(jī)構(gòu)提交檔案查閱、借閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱、借閱檔案的原因、范圍及用途等。申請(qǐng)函經(jīng)基金管理人相關(guān)業(yè)務(wù)部門審核同意后，提交檔案管理部門。檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)函進(jìn)行審批，必要時(shí)征求法律合規(guī)部門意見。審批通過(guò)后，與外部機(jī)構(gòu)簽訂檔案查閱、借閱協(xié)議，明確雙方權(quán)利義務(wù)，并按照協(xié)議提供檔案查閱、借閱服務(wù)及做好利用登記。外部機(jī)構(gòu)查閱、借閱檔案應(yīng)在指定場(chǎng)所進(jìn)行，檔案管理人員應(yīng)現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案安全。查閱、借閱結(jié)束后，外部機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并在協(xié)議規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交檔案利用情況報(bào)告。（三）利用登記1.建立檔案利用登記簿，詳細(xì)記錄檔案查閱、借閱的時(shí)間、申請(qǐng)人、檔案名稱、編號(hào)、利用目的、歸還時(shí)間等信息。2.檔案利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，確保檔案利用情況可追溯。（四）檔案保密1.對(duì)涉及基金管理人商業(yè)秘密、客戶信息等敏感內(nèi)容的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，限制查閱和使用范圍。2.檔案利用人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播、泄露檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。3.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案利用過(guò)程的監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時(shí)制止并采取相應(yīng)措施。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、法律合規(guī)部門人員、業(yè)務(wù)部門代表等組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限規(guī)定，結(jié)合基金管理人實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定檔案是否仍具有保存價(jià)值，主要考慮檔案對(duì)基金管理人歷史研究、業(yè)務(wù)開展、法律合規(guī)等方面的作用。3.對(duì)于涉及重要業(yè)務(wù)、重大事項(xiàng)、未了結(jié)訴訟仲裁等檔案，即使已到保管期限，也應(yīng)暫緩鑒定，待相關(guān)事項(xiàng)結(jié)束后再進(jìn)行鑒定。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)到期檔案進(jìn)行逐卷鑒定，提出銷毀意見，形成檔案鑒定報(bào)告。2.檔案鑒定報(bào)告經(jīng)基金管理人分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，確定銷毀檔案清單。3.檔案管理部門按照銷毀清單對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，確保無(wú)誤。4.采用適當(dāng)方式對(duì)銷毀檔案進(jìn)行處理，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。5.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。6.銷毀記錄應(yīng)包括銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、監(jiān)銷人等信息，與檔案鑒定報(bào)告、銷毀清單等一并歸檔保存。八、檔案數(shù)字化管理（一）數(shù)字化范圍1.對(duì)基金運(yùn)作檔案、客戶檔案、法律合規(guī)檔案等重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.優(yōu)先選擇利用率高、保管期限長(zhǎng)、具有重要價(jià)值的檔案進(jìn)行數(shù)字化。（二）數(shù)字化流程1.掃描采用專業(yè)的掃描設(shè)備，按照規(guī)定的分辨率和格式對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.圖像處理對(duì)掃描圖像進(jìn)行去污、糾偏、裁剪、拼接等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)掛接將數(shù)字化圖像與對(duì)應(yīng)的檔案目錄信息進(jìn)行掛接，建立電子檔案索引數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索。4.存儲(chǔ)將數(shù)字化檔案存儲(chǔ)于專用的存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行異地備份，確保數(shù)據(jù)安全。（三）數(shù)字化檔案利用1.建立數(shù)字化檔案利用系統(tǒng)，方便基金管理人內(nèi)部各部門及外部機(jī)構(gòu)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查閱、下載數(shù)字化檔案。2.利用系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，根據(jù)不同用戶角色設(shè)置相應(yīng)的查閱、下載權(quán)限，確保檔案信息安全。3.對(duì)數(shù)字化檔案利用情況進(jìn)行記錄，與紙質(zhì)檔案利用登記信息相對(duì)應(yīng)，便于統(tǒng)計(jì)和分析。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.基金管理人內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案管理流程規(guī)范性、檔案安全保管措施落實(shí)情況等。2.檔案管理部門應(yīng)定期向基金管理人管理層匯報(bào)檔案管理工作情況，接受管理層監(jiān)督指導(dǎo)。3.設(shè)立檔案管理投訴舉報(bào)渠道，接受員工和外部機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理工作的意見和建議，及時(shí)處理投訴舉報(bào)事項(xiàng)。（二）考核辦法1.制定檔案