PAGE造價(jià)技術(shù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司造價(jià)技術(shù)檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在造價(jià)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及造價(jià)技術(shù)工作的所有部門和人員，包括但不限于造價(jià)咨詢項(xiàng)目組、工程建設(shè)項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)等。（三）定義1.造價(jià)技術(shù)檔案：指在公司造價(jià)業(yè)務(wù)活動中形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式的歷史記錄，包括工程造價(jià)咨詢報(bào)告、工程預(yù)算書、結(jié)算書、成本分析資料、合同文件、招投標(biāo)文件、圖紙會審記錄、技術(shù)變更通知等。2.檔案管理部門：指公司指定負(fù)責(zé)造價(jià)技術(shù)檔案管理工作的部門，承擔(dān)檔案的收集、整理、保管、查閱、利用等職責(zé)。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：造價(jià)技術(shù)檔案由檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司造價(jià)業(yè)務(wù)活動的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集與造價(jià)業(yè)務(wù)相關(guān)的各類文件資料，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司保密制度，對涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案進(jìn)行保密管理。二、檔案的形成與收集（一）檔案形成1.在造價(jià)咨詢項(xiàng)目實(shí)施過程中，項(xiàng)目組應(yīng)按照業(yè)務(wù)流程和規(guī)范要求，及時(shí)形成各類造價(jià)技術(shù)文件資料。2.工程建設(shè)項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)在工程預(yù)算編制、成本控制、結(jié)算審核等工作中，應(yīng)同步記錄和整理相關(guān)資料。（二）收集要求1.及時(shí)性：項(xiàng)目完成或階段工作結(jié)束后，相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)將形成的檔案資料移交檔案管理部門，不得拖延積壓。2.完整性：收集的檔案資料應(yīng)包括項(xiàng)目全過程的各類文件，如立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、變更簽證、工程計(jì)量記錄、造價(jià)分析報(bào)告等，確保檔案內(nèi)容完整反映項(xiàng)目造價(jià)情況。3.準(zhǔn)確性：對收集的檔案資料進(jìn)行認(rèn)真核對，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、文字清晰、簽字蓋章齊全，保證檔案質(zhì)量。（三）收集渠道1.項(xiàng)目組提交：造價(jià)咨詢項(xiàng)目組和工程建設(shè)項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)在完成各自工作后，定期將整理好的檔案資料提交給檔案管理部門。2.相關(guān)部門提供：公司內(nèi)部涉及造價(jià)業(yè)務(wù)的其他部門，如設(shè)計(jì)部門、采購部門、施工部門等，應(yīng)根據(jù)工作需要及時(shí)向檔案管理部門提供與造價(jià)相關(guān)的文件資料。3.外部獲?。簩τ趶耐獠揩@取的與造價(jià)業(yè)務(wù)相關(guān)的文件資料，如政府部門發(fā)布的造價(jià)政策法規(guī)、行業(yè)協(xié)會資料等，由檔案管理部門負(fù)責(zé)收集整理。三、檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律：按照造價(jià)業(yè)務(wù)活動的流程和時(shí)間順序，對檔案資料進(jìn)行分類整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于保管和利用：根據(jù)檔案的性質(zhì)和特點(diǎn)，采用科學(xué)合理的分類方法和編號系統(tǒng)，便于檔案的存儲、查找和借閱。（二）整理方法1.分類：項(xiàng)目分類：按照不同的造價(jià)咨詢項(xiàng)目或工程建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行分類，每個(gè)項(xiàng)目設(shè)立獨(dú)立的檔案卷宗。文件類型分類：在每個(gè)項(xiàng)目卷宗內(nèi)，按照文件的性質(zhì)和用途進(jìn)一步分類，如合同文件、預(yù)算文件、結(jié)算文件、技術(shù)文件、往來函件等。2.編號：為每個(gè)項(xiàng)目卷宗編制唯一的項(xiàng)目編號，編號應(yīng)體現(xiàn)項(xiàng)目名稱、年份等關(guān)鍵信息，便于識別和管理。對項(xiàng)目卷宗內(nèi)的每份文件進(jìn)行編號，編號應(yīng)按照分類順序依次編排，確保文件編號的連續(xù)性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括項(xiàng)目編號、項(xiàng)目名稱、文件題名、文件編號、日期、頁數(shù)等詳細(xì)信息，以便快速查找和了解檔案內(nèi)容。對重要文件編制摘要，簡要概括文件的主要內(nèi)容和關(guān)鍵信息，提高檔案查閱效率。（三）歸檔要求1.歸檔時(shí)間：項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，項(xiàng)目組應(yīng)將整理好的檔案資料移交檔案管理部門進(jìn)行歸檔。2.歸檔手續(xù)：檔案移交時(shí)，雙方應(yīng)辦理交接手續(xù)，填寫檔案移交清單，明確檔案的名稱、數(shù)量、移交時(shí)間等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。3.歸檔質(zhì)量：歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，裝訂整齊、編目準(zhǔn)確、標(biāo)識清晰，確保檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等，滿足檔案保管的環(huán)境要求。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：按照檔案分類順序，將紙質(zhì)檔案存放在檔案密集架上，排列整齊，便于查找和管理。定期對紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，如紙張破損、字跡褪色等，應(yīng)采取修復(fù)或復(fù)制等措施進(jìn)行補(bǔ)救。2.電子檔案保管：建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，對電子檔案進(jìn)行分類存儲，確保電子檔案的完整性和可讀性。定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。采用安全可靠的電子檔案管理軟件，對電子檔案進(jìn)行加密、權(quán)限控制等管理，確保電子檔案的安全性。（三）保管期限1.長期保管：對于涉及公司重大造價(jià)項(xiàng)目、具有重要?dú)v史價(jià)值和參考意義的檔案，保管期限為[X]年。2.短期保管：一般的造價(jià)咨詢項(xiàng)目檔案和日常工作中形成的一般性文件資料，保管期限為[X]年。3.保管期限屆滿后，經(jīng)檔案管理部門鑒定，確無保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀處理。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱造價(jià)技術(shù)檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.外部查閱：因特殊原因需要向外部單位或個(gè)人提供檔案查閱服務(wù)的，應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，并與查閱方簽訂保密協(xié)議，明確查閱范圍、查閱期限、保密責(zé)任等事項(xiàng)。（二）查閱程序1.申請：查閱人員填寫檔案查閱申請表，提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批：部門負(fù)責(zé)人對查閱申請進(jìn)行審核，簽署意見后報(bào)檔案管理部門。3.查閱：檔案管理部門根據(jù)審批意見，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容、查閱用途等信息。4.歸還：查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無損。（三）利用方式1.提供復(fù)印件：對于不宜借出的檔案，檔案管理部門可為查閱人員提供復(fù)印件，并加蓋檔案管理部門印章，注明“與原件核對無誤”字樣。2.檔案借閱：對于確需借出的檔案，應(yīng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時(shí)間。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案。（四）保密要求1.查閱和利用檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容涉及的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等信息。2.檔案管理部門應(yīng)對查閱和利用檔案的情況進(jìn)行跟蹤檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干以及相關(guān)部門代表組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要性、歷史價(jià)值等因素，綜合判斷檔案是否具有保存價(jià)值。2.對于涉及公司核心業(yè)務(wù)、重大決策、知識產(chǎn)權(quán)等重要檔案，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限。（三）鑒定程序1.初步篩選：檔案管理部門按照保管期限，對到期檔案進(jìn)行初步篩選，列出擬鑒定檔案清單。2.小組鑒定：檔案鑒定工作小組對擬鑒定檔案進(jìn)行逐一審查和評估，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的存毀意見。3.結(jié)果公示：將鑒定結(jié)果在公司內(nèi)部進(jìn)行公示，征求各部門意見，公示期為[X]個(gè)工作日。4.審批確定：經(jīng)公示無異議后，將鑒定結(jié)果報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，確定最終的銷毀檔案清單。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊：根據(jù)審批確定的銷毀檔案清單，編制銷毀清冊，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.實(shí)施銷毀：由檔案管理部門會同相關(guān)部門，采用適當(dāng)?shù)姆绞綄︿N毀檔案進(jìn)行處理，如粉碎、焚燒等，并確保銷毀過程的安全和環(huán)保。3.監(jiān)銷記錄：銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。監(jiān)銷記錄應(yīng)包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)銷人員等信息。4.檔案注銷：銷毀工作完成后，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)在檔案管理系統(tǒng)中對銷毀檔案進(jìn)行注銷處理，更新檔案目錄和數(shù)據(jù)庫信息。七、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)公司造價(jià)技術(shù)檔案的管理工作，制定檔案管理制度和工作計(jì)劃，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督檔案管理人員的工作，定期檢查檔案管理工作情況，及時(shí)解決存在的問題。3.負(fù)責(zé)檔案鑒定工作小組的組織協(xié)調(diào)工作，審核檔案鑒定結(jié)果和銷毀清單，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.加強(qiáng)與公司內(nèi)部各部門的溝通協(xié)調(diào)，確保檔案管理工作與公司業(yè)務(wù)活動的有效銜接。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等具體工作，嚴(yán)格按照檔案管理制度和工作流程操作。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全