PAGE檔案數(shù)字化保密制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司檔案數(shù)字化過程中的保密工作，確保公司檔案信息的安全與機(jī)密性，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有參與檔案數(shù)字化工作的部門、人員以及涉及檔案數(shù)字化相關(guān)業(yè)務(wù)的外部合作單位和人員。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案數(shù)字化保密工作合法合規(guī)。2.最小化授權(quán)原則：根據(jù)工作需要，嚴(yán)格限定接觸和處理檔案信息的人員范圍，僅授予其完成工作職責(zé)所需的最小信息訪問權(quán)限。3.全程保密原則：對檔案數(shù)字化的全過程，包括檔案整理、掃描、圖像處理、存儲、傳輸、利用等環(huán)節(jié)，實(shí)施全面、嚴(yán)格的保密措施。4.安全可控原則：采取有效的技術(shù)和管理手段，確保檔案數(shù)字化過程中信息的安全性和可控性，防止信息被非法獲取、破壞或?yàn)E用。二、保密職責(zé)（一）公司管理層1.負(fù)責(zé)審批檔案數(shù)字化保密制度及相關(guān)保密方案，確保保密工作與公司整體戰(zhàn)略目標(biāo)相一致。2.提供必要的資源支持，保障檔案數(shù)字化保密工作所需的人力、物力和財(cái)力。3.監(jiān)督和檢查檔案數(shù)字化保密工作的執(zhí)行情況，對違反保密制度的行為進(jìn)行處理和決策。（二）檔案管理部門1.制定檔案數(shù)字化工作計(jì)劃和流程，明確各環(huán)節(jié)的保密要求和操作規(guī)范。2.負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化項(xiàng)目的組織實(shí)施，對參與數(shù)字化工作的人員進(jìn)行保密培訓(xùn)和教育。3.審核檔案數(shù)字化外包服務(wù)合同，明確保密條款和責(zé)任，監(jiān)督外包服務(wù)提供商的保密工作。4.定期對檔案數(shù)字化工作進(jìn)行自查，及時發(fā)現(xiàn)和整改存在的保密問題。5.負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化過程中檔案實(shí)體的管理和保護(hù)，防止檔案實(shí)體丟失或損壞。（三）數(shù)字化技術(shù)部門1.負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化系統(tǒng)的選型、建設(shè)和維護(hù)，確保系統(tǒng)具備完善的安全保密功能。2.制定數(shù)字化系統(tǒng)的安全策略和操作規(guī)程，對系統(tǒng)用戶進(jìn)行權(quán)限管理和審計(jì)。3.采取加密存儲、訪問控制、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等技術(shù)措施，保障檔案數(shù)字化信息在存儲和傳輸過程中的安全。4.配合檔案管理部門對數(shù)字化工作中的技術(shù)問題進(jìn)行處理，確保數(shù)字化工作的順利進(jìn)行。（四）參與檔案數(shù)字化工作的人員1.嚴(yán)格遵守本制度及相關(guān)保密規(guī)定，保守公司檔案機(jī)密。2.接受保密培訓(xùn)和教育，提高保密意識和技能。3.在工作中妥善保管個人賬號和密碼，防止他人冒用。4.發(fā)現(xiàn)檔案信息泄露或可能泄露的情況，及時報(bào)告并采取措施進(jìn)行處理。（五）外部合作單位和人員1.與公司簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.遵守公司的檔案數(shù)字化保密制度和工作要求，接受公司的監(jiān)督和管理。3.對在工作中接觸到的公司檔案信息予以保密，不得擅自復(fù)制、傳播或用于其他目的。三、檔案數(shù)字化流程保密要求（一）檔案整理1.在檔案整理現(xiàn)場設(shè)置專門的整理區(qū)域，確保整理工作在相對獨(dú)立、安全的環(huán)境中進(jìn)行。2.整理人員應(yīng)嚴(yán)格按照檔案分類方案和編號規(guī)則進(jìn)行操作，不得擅自更改檔案的分類和編號。3.對整理過程中發(fā)現(xiàn)的檔案破損、缺失等情況，應(yīng)及時記錄并報(bào)告檔案管理部門，采取相應(yīng)的修復(fù)和補(bǔ)充措施。4.整理工作完成后，對整理現(xiàn)場進(jìn)行清理檢查，確保無檔案遺留或丟失。（二）檔案掃描1.掃描設(shè)備應(yīng)放置在安全可靠的場所，專人負(fù)責(zé)操作和維護(hù)。未經(jīng)批準(zhǔn)，無關(guān)人員不得接觸掃描設(shè)備。2.掃描人員應(yīng)嚴(yán)格按照掃描操作規(guī)程進(jìn)行操作，確保掃描圖像清晰、完整、準(zhǔn)確。3.對掃描過程中出現(xiàn)的異常情況，如掃描設(shè)備故障、圖像模糊等，應(yīng)及時記錄并報(bào)告技術(shù)部門進(jìn)行處理。4.掃描完成后，對掃描圖像進(jìn)行初步檢查，確保圖像質(zhì)量符合要求。對不符合要求的圖像，應(yīng)及時進(jìn)行重新掃描。（三）圖像處理1.圖像處理人員應(yīng)嚴(yán)格按照圖像處理規(guī)范進(jìn)行操作，對掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏、拼接等處理，確保圖像的準(zhǔn)確性和可讀性。2.在圖像處理過程中，應(yīng)注意保護(hù)圖像的原始信息，不得對圖像進(jìn)行惡意篡改或刪除。3.處理后的圖像應(yīng)進(jìn)行質(zhì)量抽檢，確保圖像處理質(zhì)量符合要求。對抽檢不合格的圖像，應(yīng)重新進(jìn)行處理。（四）存儲1.檔案數(shù)字化存儲應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲系統(tǒng)，如磁盤陣列、磁帶庫等，并進(jìn)行定期備份。2.存儲設(shè)備應(yīng)放置在專門的存儲機(jī)房，配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、防火防盜設(shè)施等。3.對存儲設(shè)備和存儲系統(tǒng)進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限管理，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作。4.定期對存儲設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保存儲設(shè)備的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的安全性。（五）傳輸1.檔案數(shù)字化信息在傳輸過程中應(yīng)采用加密傳輸方式，確保信息傳輸?shù)陌踩浴?.對傳輸設(shè)備和傳輸線路進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保傳輸?shù)姆€(wěn)定性和可靠性。3.在傳輸過程中，應(yīng)建立傳輸日志，記錄傳輸?shù)臅r間、內(nèi)容、來源和去向等信息，以便進(jìn)行審計(jì)和追蹤。（六）利用1.檔案數(shù)字化信息的利用應(yīng)遵循“誰使用、誰負(fù)責(zé)”的原則，使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的權(quán)限和程序進(jìn)行操作。2.利用檔案數(shù)字化信息時，應(yīng)在專門的利用場所進(jìn)行，不得將檔案信息帶出利用場所。如需帶出，應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，并采取必要的保密措施。3.對利用過程中產(chǎn)生的檔案信息副本，應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄或泄露。4.利用工作完成后，應(yīng)及時清理利用現(xiàn)場，確保無檔案信息遺留。四、保密措施（一）物理安全措施1.檔案數(shù)字化工作場所應(yīng)具備完善的安全防護(hù)設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)應(yīng)覆蓋工作區(qū)域的各個角落，確保對人員進(jìn)出和工作情況進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控。2.對檔案數(shù)字化設(shè)備和存儲介質(zhì)進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，并采取防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠等措施，確保設(shè)備和介質(zhì)的安全。3.存儲機(jī)房應(yīng)設(shè)置獨(dú)立的區(qū)域，配備溫濕度控制設(shè)備，保持適宜的溫濕度環(huán)境，防止檔案信息因環(huán)境因素受損。（二）網(wǎng)絡(luò)安全措施1.建立完善的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系，包括防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。2.對檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行分段管理，嚴(yán)格控制不同區(qū)域之間的網(wǎng)絡(luò)訪問權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的網(wǎng)絡(luò)訪問。3.定期對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行漏洞掃描和安全評估，及時發(fā)現(xiàn)和修復(fù)安全漏洞，確保網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性。（三）數(shù)據(jù)安全措施1.對檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲，采用先進(jìn)的加密算法對數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)在存儲過程中的保密性。2.在數(shù)據(jù)傳輸過程中，采用加密協(xié)議進(jìn)行傳輸，防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中被竊取或篡改。3.建立數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)機(jī)制，定期對檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在異地安全的存儲場所。同時，制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，確保在數(shù)據(jù)遭受破壞或丟失時能夠及時恢復(fù)。（四）人員安全措施1.對參與檔案數(shù)字化工作的人員進(jìn)行嚴(yán)格的背景審查，確保人員具備良好的職業(yè)道德和保密意識。2.與參與檔案數(shù)字化工作的人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密責(zé)任和義務(wù)，并約定違約責(zé)任。3.定期對人員進(jìn)行保密培訓(xùn)和教育，提高人員的保密意識和技能，使其熟悉保密制度和操作規(guī)程。4.對人員的工作權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格管理，根據(jù)其工作職責(zé)和崗位需求，授予相應(yīng)的信息訪問權(quán)限，并定期進(jìn)行權(quán)限審查和調(diào)整。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門負(fù)責(zé)定期對檔案數(shù)字化工作進(jìn)行自查，檢查內(nèi)容包括保密制度的執(zhí)行情況、各環(huán)節(jié)的操作規(guī)范、人員的保密意識等。2.數(shù)字化技術(shù)部門負(fù)責(zé)對檔案數(shù)字化系統(tǒng)的安全運(yùn)行情況進(jìn)行檢查，包括系統(tǒng)的權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、網(wǎng)絡(luò)安全等方面。3.公司內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對檔案數(shù)字化保密工作進(jìn)行定期審計(jì)，檢查保密制度的有效性、資源配置的合理性以及保密措施的執(zhí)行情況等，并出具審計(jì)報(bào)告。（二）外部監(jiān)督1.邀請專業(yè)的保密機(jī)構(gòu)或第三方評估機(jī)構(gòu)對公司檔案數(shù)字化保密工作進(jìn)行定期評估，根據(jù)評估結(jié)果及時發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行整改。2.接受國家有關(guān)部門和行業(yè)監(jiān)管機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作，對提出的問題及時進(jìn)行整改落實(shí)。（三）檢查結(jié)果處理1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進(jìn)行記錄和分析，明確責(zé)任部門和責(zé)任人。2.責(zé)任部門應(yīng)針對問題制定整改措施，明確整改期限，并在規(guī)定時間內(nèi)完成整改。3.對違反保密制度的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的依法追究法律責(zé)任。六、保密培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.檔案管理部門應(yīng)制定年度保密培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)的對象、內(nèi)容、方式和時間安排等。2.培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)根據(jù)不同崗位和人員的需求，有針對性地設(shè)計(jì)培訓(xùn)課程，確保培訓(xùn)內(nèi)容的實(shí)用性和有效性。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.國家有關(guān)保密法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，使員工了解保密工作的法律要求和規(guī)范。2.公司檔案數(shù)字化保密制度，包括制度的各項(xiàng)規(guī)定、流程和操作要求等。3.保密意識教育，通過案例分析和警示教育等方式，提高員工的保密意識和風(fēng)險(xiǎn)防范意識。4.保密技能培訓(xùn)，如文件加密、數(shù)據(jù)備份、網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)等方面的技能。（三）培訓(xùn)方式1.定期組織集中培訓(xùn)，邀請專家或內(nèi)部講師進(jìn)行授課，系統(tǒng)講解保密知識和技能。2.開展在線培訓(xùn)，通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺提供保密培訓(xùn)課程，方便員工隨時隨地進(jìn)行學(xué)習(xí)。3.進(jìn)行現(xiàn)場實(shí)操培訓(xùn)，針對檔案數(shù)字化工作中的實(shí)際操作環(huán)節(jié)，進(jìn)行現(xiàn)場演示和指導(dǎo)，提高員工的實(shí)際操作能力。（四）培訓(xùn)記錄與考核1.對每次培訓(xùn)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括培訓(xùn)時間、地點(diǎn)、內(nèi)容、參與人員等信息，建立培訓(xùn)檔案。2.對員工的培訓(xùn)效果進(jìn)行考核，考核方式可以包括考試、實(shí)際操作、撰寫心得體會等。3.將培訓(xùn)考核結(jié)果與員工的績效掛鉤，對考核合格的員工予以認(rèn)可，對不合格的員工進(jìn)行補(bǔ)考或再次培訓(xùn)，直至考核合格。七、保密獎懲（一）獎勵1.對在檔案數(shù)字化保密工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，給予表彰和獎勵。2.獎勵方式可以包括榮譽(yù)證書、獎金、晉升等，以激勵員