PAGE學籍檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強學籍檔案的科學管理，確保學籍檔案的完整、準確、安全和有效利用，根據(jù)國家有關法律法規(guī)及教育行業(yè)相關標準，結合本公司/組織實際情況，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內涉及學籍檔案管理的所有部門和人員。（三）基本原則1.真實性原則：學籍檔案應如實反映學生在校期間的學習、生活等各方面情況，確保檔案內容真實可靠。2.完整性原則：全面收集學生在校期間形成的各類文件材料，保證檔案資料的齊全完整。3.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，妥善保管學籍檔案，防止檔案信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標準和規(guī)范對學籍檔案進行整理、分類、編號、存儲等操作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。5.服務性原則：充分發(fā)揮學籍檔案的作用，為學校教學、管理、學生就業(yè)及社會相關部門提供優(yōu)質高效的服務。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善學籍檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理本公司/組織的學籍檔案，接收、整理、保管、統(tǒng)計、檢索、利用和銷毀學籍檔案。3.對各部門提交的學籍檔案材料進行審核，確保檔案材料的質量。4.定期對學籍檔案進行檢查和清理，確保檔案的安全和完整。5.開展學籍檔案信息化建設工作，提高檔案管理的效率和水平。6.負責與上級教育主管部門及其他相關部門的檔案業(yè)務聯(lián)系，及時報送有關檔案數(shù)據(jù)和信息。（二）檔案形成部門職責1.負責本部門學生學籍檔案材料的收集、整理、審核和歸檔工作，并按照規(guī)定的時間和要求向檔案管理部門移交。2.明確專人負責學籍檔案工作，確保檔案材料的及時形成和準確完整。3.配合檔案管理部門做好學籍檔案的查詢、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機密。2.認真做好學籍檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，保證檔案的整齊規(guī)范。3.熟練掌握檔案管理業(yè)務知識和技能，熟悉檔案管理系統(tǒng)的操作，提高檔案管理工作效率。4.負責學籍檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。5.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為學校和社會提供優(yōu)質的檔案服務。6.完成領導交辦的其他檔案管理工作任務。三、檔案收集與歸檔（一）收集范圍1.學生入學登記表、成績單、獎懲材料、學籍變更材料（如轉學、休學、復學、退學等）、畢業(yè)登記表等。2.學生在校期間參加各類考試的成績記錄、證書復印件等。3.學生的體檢表、心理健康檔案等。4.學生的社會實踐活動記錄、實習報告、畢業(yè)論文（設計）等。5.其他與學生學籍相關的材料。（二）收集要求1.各部門應按照檔案收集范圍，及時、準確地收集本部門學生的學籍檔案材料，并進行初步整理。2.檔案材料應真實、完整、有效，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對于電子檔案材料，應確保格式規(guī)范、內容清晰，并與紙質檔案材料相對應。（三）歸檔程序1.各部門在規(guī)定時間內將整理好的學籍檔案材料移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對接收的檔案材料進行再次審核，對不符合要求的材料及時退回原部門補充完善。3.審核通過后，檔案管理人員按照檔案分類方案對檔案進行分類、編號、編目等整理工作，然后裝訂成冊，上架存放。四、檔案整理與分類（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內在聯(lián)系，保持文件材料之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于檔案的保管和利用。3.便于檔案的整理、檢索和統(tǒng)計。（二）分類方法學籍檔案按照學生類別、年級、專業(yè)等進行分類，具體如下：1.全日制學生檔案：按照入學年份、年級、專業(yè)依次排列，每個學生的檔案單獨成冊。2.成人教育學生檔案：參照全日制學生檔案分類方法進行分類整理。3.其他學生檔案：根據(jù)實際情況進行分類。（三）編號規(guī)則1.為每冊學籍檔案賦予唯一的編號，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性。2.編號采用“年份+年級+專業(yè)+流水號”的格式，例如：20230101001，表示2023年入學的一年級某專業(yè)的第1號學生檔案。（四）編目要求1.編制學籍檔案目錄，目錄應包括檔案編號、學生姓名、性別、出生日期、入學時間、畢業(yè)時間、專業(yè)、檔案內容清單等信息。2.目錄應打印或手寫清晰，一式兩份，一份裝訂在檔案首頁，一份單獨成冊作為檢索工具。五、檔案保管與保護（一）保管場所1.設立專門的學籍檔案庫房，庫房應具備良好的通風、防潮、防蟲、防火、防盜等條件。2.庫房內配備必要的數(shù)據(jù)備份設備，如磁帶、光盤、移動硬盤等，定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管方式1.采用密集架存放學籍檔案，按照檔案編號順序排列，便于查找和管理。2.對電子檔案進行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并定期進行維護和更新。（三）安全保護措施1.制定檔案庫房管理制度，明確庫房管理人員的職責和工作流程。2.安裝防火、防盜、防潮、防蟲等設施設備，如火災自動報警系統(tǒng)、監(jiān)控攝像頭、除濕機、防蟲藥等，并定期進行檢查和維護。3.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，確需進入的，須經檔案管理部門負責人批準，并進行登記。4.加強對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識，確保檔案保管工作的安全。（四）定期檢查1.檔案管理部門定期對學籍檔案進行檢查，檢查內容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質量等。2.每年至少進行一次全面的檔案清查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理，并做好記錄。六、檔案利用與借閱（一）利用范圍1.學校內部教學、管理、招生、就業(yè)等工作需要查閱學籍檔案時，可按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。2.學生本人因升學、就業(yè)、出國等需要查閱本人學籍檔案時，可向檔案管理部門提出申請。3.其他經學校批準的單位或個人因工作需要查閱學籍檔案時，須按照相關規(guī)定辦理手續(xù)。（二）借閱手續(xù)1.借閱者需填寫《學籍檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱檔案的名稱和數(shù)量、借閱時間等信息，并簽字蓋章。2.申請表經所在部門負責人審核同意后，提交檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批情況，為借閱者辦理借閱手續(xù)，發(fā)放《學籍檔案借閱證》，并登記借閱檔案的相關信息。4.借閱者憑《學籍檔案借閱證》到檔案庫房借閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房。（三）借閱期限1.一般情況下，借閱期限不得超過[X]個工作日。如需延長借閱期限，須提前向檔案管理部門申請。2.學生本人查閱本人學籍檔案的，借閱期限可根據(jù)實際情況確定，但最長不得超過[X]天。（四）借閱要求1.借閱者應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換等。2.如需復印檔案材料，須經檔案管理部門同意，并在指定地點進行復印，復印件應與原件核對無誤后加蓋檔案管理部門印章。3.借閱者歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案的數(shù)量和完整性，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時查明原因并追究借閱者責任。七、檔案統(tǒng)計與信息化管理（一）統(tǒng)計工作1.建立學籍檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計報表應準確、及時、完整，數(shù)據(jù)應真實可靠，能夠反映學籍檔案管理工作的實際情況。3.檔案管理部門應定期對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，為檔案管理工作的決策提供依據(jù)。（二）信息化管理1.推進學籍檔案信息化建設，建立學籍檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理。2.學籍檔案管理信息系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、備份等功能，提高檔案管理的效率和水平。3.檔案管理人員應熟練掌握學籍檔案管理信息系統(tǒng)的操作，及時將檔案信息錄入系統(tǒng)，并確保數(shù)據(jù)的準確性和安全性。4.定期對學籍檔案管理信息系統(tǒng)進行維護和升級，保證系統(tǒng)的正常運行。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對學籍檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定工作由檔案管理部門牽頭，組織相關部門人員組成鑒定小組，按照國家有關規(guī)定和本公司/組織的實際情況，對檔案進行逐卷審查。3.鑒定小組應根據(jù)檔案的內容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷檔案的價值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）三種。（二）銷毀程序1.對已到保管期限且無保存價值的學籍檔案，由檔案管理部門提出銷毀意見，填寫《學籍檔案銷毀申請表》，報學校領導審批。2.經批準后，檔案管理部門組織專人對擬銷毀的檔案進行清點、登記，并在指定地點進行銷毀。3.銷毀過程應進行現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀。銷毀完畢后，銷毀人員和監(jiān)督人員應在