PAGE學(xué)校食堂檔案檔案制度表一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校食堂檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在食堂管理、運(yùn)營(yíng)、監(jiān)督等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校食堂的所有檔案管理工作，包括但不限于食材采購(gòu)記錄、食品安全檢查報(bào)告、人員健康檔案、菜譜設(shè)計(jì)文檔、成本核算資料等與食堂運(yùn)營(yíng)相關(guān)的各類文件資料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映食堂實(shí)際工作情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：全面收集與食堂業(yè)務(wù)相關(guān)的各類檔案，確保檔案資料的齊全。3.系統(tǒng)性原則：對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)和整理，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)，對(duì)涉及食堂機(jī)密的檔案進(jìn)行保密管理。5.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、使用和保管，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門學(xué)校設(shè)立專門的檔案管理部門（如綜合檔案室），負(fù)責(zé)全校檔案的集中統(tǒng)一管理，對(duì)食堂檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）食堂負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本食堂檔案管理工作，明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管和移交。2.確保檔案管理工作所需的人員、設(shè)備、場(chǎng)地等條件得到保障。3.定期對(duì)本食堂檔案管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。（三）檔案管理人員職責(zé)1.收集與整理按照檔案管理要求，及時(shí)收集食堂各類文件資料，確保檔案的完整性。對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，使其條理清晰、便于查找。2.保管與維護(hù)妥善保管食堂檔案，確保檔案的安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和修復(fù)，做好檔案保管環(huán)境的維護(hù)工作。3.提供利用根據(jù)工作需要，及時(shí)為相關(guān)部門和人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記手續(xù)。對(duì)檔案利用情況進(jìn)行跟蹤和反饋，確保檔案的合理使用。4.檔案信息化管理積極推進(jìn)食堂檔案的信息化建設(shè)，將重要檔案資料錄入電子檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。負(fù)責(zé)電子檔案的日常維護(hù)和安全管理，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失或損壞。三、檔案分類與編號(hào)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.食材采購(gòu)類：包括食材供應(yīng)商資質(zhì)文件、采購(gòu)合同、采購(gòu)訂單、驗(yàn)收記錄等。2.食品安全類：食品安全管理制度、食品檢驗(yàn)報(bào)告、衛(wèi)生許可證、從業(yè)人員健康證明、食品安全事故處理記錄等。3.人員管理類：食堂員工基本信息表、考勤記錄,培訓(xùn)檔案、考核檔案等。4.菜譜管理類：每日菜譜、營(yíng)養(yǎng)分析報(bào)告、特色菜品研發(fā)資料等。5.成本核算類：食材成本核算表、水電費(fèi)清單、設(shè)備采購(gòu)及維修費(fèi)用記錄、其他費(fèi)用支出憑證等。6.其他類：食堂工作計(jì)劃、總結(jié)、投訴處理記錄、上級(jí)部門檢查文件等不屬于上述分類的檔案。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用“年度類別流水號(hào)”的編號(hào)方式。2.“年度”用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.“類別”根據(jù)上述分類標(biāo)準(zhǔn)，用兩位字母表示，如“SC”表示食材采購(gòu)類。4.“流水號(hào)”為該類別檔案的順序號(hào)，用三位數(shù)字表示，如“001”。5.例如，2023年食材采購(gòu)類的第5份檔案編號(hào)為“2023SC005”。四、檔案收集與整理（一）收集范圍1.食堂在日常運(yùn)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生的各類文件、資料、記錄等，包括紙質(zhì)文件和電子文件。2.與食堂相關(guān)的外部文件，如政府部門的通知、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、合作單位的往來(lái)文件等。（二）收集要求1.各部門和崗位應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照規(guī)定的時(shí)間和要求及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的檔案資料，并移交至檔案管理人員。2.檔案收集應(yīng)做到及時(shí)、完整、準(zhǔn)確，不得遺漏重要文件。對(duì)于重要文件，應(yīng)同時(shí)收集原件和復(fù)印件，確保檔案的可追溯性。3.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理，確保文件的可讀性和可識(shí)別性。（三）整理方法1.分類整理：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將收集到的檔案進(jìn)行分類，同類檔案集中存放。2.編號(hào)裝訂：對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，并按照編號(hào)順序進(jìn)行裝訂。裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。3.編目建冊(cè)：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源等信息，并建立檔案臺(tái)賬，記錄檔案的出入庫(kù)情況。五、檔案保管（一）保管期限1.永久保管：涉及食堂重大決策、食品安全事故、重要資質(zhì)文件等具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案。2.定期保管：10年保管期限：食堂工作計(jì)劃、總結(jié)、人員培訓(xùn)記錄等一般性文件資料。5年保管期限：食材采購(gòu)合同、驗(yàn)收記錄、成本核算表等與日常運(yùn)營(yíng)相關(guān)的文件資料。3年保管期限：臨時(shí)性的通知、報(bào)表等文件資料。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保紙質(zhì)檔案的安全存放。2.電子檔案保管：采用磁盤陣列、磁帶庫(kù)等存儲(chǔ)設(shè)備，對(duì)電子檔案進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并建立電子檔案存儲(chǔ)目錄，便于查找和管理。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。2.檔案柜應(yīng)排列整齊，標(biāo)識(shí)清晰，便于檔案的存放和查找。3.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)置防火、防盜、防蟲、防潮等設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施的正常運(yùn)行。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，確需進(jìn)入的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.學(xué)校內(nèi)部各部門因工作需要查閱食堂檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合查閱條件的，安排檔案管理人員提供查閱服務(wù)，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞等。4.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。復(fù)印后的檔案資料應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤，并加蓋檔案管理部門印章。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱食堂檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)借閱部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)對(duì)借閱檔案進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、借閱檔案名稱及數(shù)量等信息，并向借閱人發(fā)放《檔案借閱證》。3.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。5.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，確認(rèn)無(wú)誤后，在《檔案借閱登記表》上注明歸還時(shí)間，并收回《檔案借閱證》。七、檔案保密（一）保密范圍1.涉及食堂商業(yè)秘密、食品安全信息、人員隱私等敏感內(nèi)容的檔案。2.未經(jīng)公開(kāi)的食堂運(yùn)營(yíng)數(shù)據(jù)、成本核算資料、采購(gòu)價(jià)格等信息。（二）保密措施1.對(duì)保密檔案進(jìn)行單獨(dú)標(biāo)識(shí)和存放，嚴(yán)格限制接觸人員范圍。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.在檔案查閱、借閱過(guò)程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對(duì)涉及保密內(nèi)容的檔案進(jìn)行特殊管理。4.加強(qiáng)對(duì)檔案管理場(chǎng)所的安全防范，防止保密檔案泄露。（三）保密監(jiān)督1.定期對(duì)檔案保密工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.對(duì)違反保密規(guī)定的行為，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、食堂負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限和實(shí)際價(jià)值，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)已無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，編制《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、食堂負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后的《檔案銷毀清單》交檔案管理人員組織實(shí)施銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，