PAGE特教學(xué)籍檔案管理制度一、總則（一）目的特教學(xué)籍檔案管理是特殊教育學(xué)校管理工作的重要組成部分，對(duì)于全面、準(zhǔn)確地反映學(xué)校教育教學(xué)活動(dòng)，保障學(xué)生權(quán)益，促進(jìn)學(xué)校教育質(zhì)量提升具有重要意義。本制度旨在規(guī)范特教學(xué)籍檔案管理工作，確保學(xué)籍檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為學(xué)校教育教學(xué)決策、學(xué)生成長(zhǎng)發(fā)展提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于本校全體學(xué)生的學(xué)籍檔案管理，包括招生入學(xué)、在校學(xué)習(xí)、畢業(yè)結(jié)業(yè)等各個(gè)階段形成的各類學(xué)籍材料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：學(xué)籍檔案應(yīng)如實(shí)反映學(xué)生的基本信息、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、學(xué)業(yè)成績(jī)、獎(jiǎng)懲情況等，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集學(xué)生在各個(gè)階段形成的學(xué)籍材料，保證檔案資料的齊全完整，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，保護(hù)學(xué)生個(gè)人隱私，確保學(xué)籍檔案信息不被泄露。4.規(guī)范性原則：按照國(guó)家和地方教育行政部門(mén)規(guī)定的學(xué)籍管理規(guī)范和檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂和保管，確保檔案管理工作規(guī)范有序。二、學(xué)籍檔案內(nèi)容（一）學(xué)生基本信息1.個(gè)人基本情況：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、家庭住址、聯(lián)系電話等。2.殘疾情況：詳細(xì)記錄學(xué)生的殘疾類型、程度、殘疾證號(hào)等信息。3.監(jiān)護(hù)人信息：填寫(xiě)學(xué)生監(jiān)護(hù)人的姓名、關(guān)系、工作單位、聯(lián)系電話等。（二）招生入學(xué)材料1.報(bào)名登記表：記錄學(xué)生報(bào)名時(shí)填寫(xiě)的各項(xiàng)信息，包括報(bào)名時(shí)間、報(bào)名方式、報(bào)名專業(yè)等。2.入學(xué)通知書(shū)：學(xué)校發(fā)放給學(xué)生的入學(xué)憑證，注明入學(xué)時(shí)間、入學(xué)班級(jí)等信息。3.新生入學(xué)體檢表：學(xué)生入學(xué)時(shí)進(jìn)行身體檢查的記錄，包括各項(xiàng)身體指標(biāo)檢測(cè)結(jié)果、疾病診斷等。（三）在校學(xué)習(xí)材料1.學(xué)期課程表：反映學(xué)生每學(xué)期所修課程的安排情況，包括課程名稱、授課教師、上課時(shí)間和地點(diǎn)等。2.學(xué)業(yè)成績(jī)記錄：記錄學(xué)生各學(xué)期的考試成績(jī)、考查成績(jī)、平時(shí)作業(yè)成績(jī)等，采用百分制或等級(jí)制進(jìn)行評(píng)定。3.考勤記錄：詳細(xì)記載學(xué)生的出勤情況，包括遲到、早退、曠課、請(qǐng)假等信息，注明請(qǐng)假原因和請(qǐng)假時(shí)間。4.獎(jiǎng)懲記錄：記錄學(xué)生在校期間獲得的獎(jiǎng)勵(lì)和受到的處分情況，包括獎(jiǎng)勵(lì)名稱、頒獎(jiǎng)單位、獎(jiǎng)勵(lì)時(shí)間，處分類型、處分原因、處分時(shí)間等。5.綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)材料：對(duì)學(xué)生思想道德、學(xué)業(yè)水平、身心健康、藝術(shù)素養(yǎng)、社會(huì)實(shí)踐等方面進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)的記錄，包括評(píng)價(jià)方式、評(píng)價(jià)結(jié)果等。（四）學(xué)籍異動(dòng)材料1.轉(zhuǎn)學(xué)材料：包括轉(zhuǎn)學(xué)申請(qǐng)、轉(zhuǎn)學(xué)證明、轉(zhuǎn)學(xué)審批表等，記錄學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)的原因、轉(zhuǎn)入學(xué)校名稱、轉(zhuǎn)出時(shí)間、轉(zhuǎn)入時(shí)間等信息。2.休學(xué)復(fù)學(xué)材料：休學(xué)申請(qǐng)、休學(xué)證明、復(fù)學(xué)申請(qǐng)、復(fù)學(xué)審批表等，注明休學(xué)原因、休學(xué)時(shí)間、復(fù)學(xué)時(shí)間等。3.退學(xué)材料：退學(xué)申請(qǐng)、退學(xué)審批表等，記錄學(xué)生退學(xué)的原因和退學(xué)時(shí)間。（五）畢業(yè)結(jié)業(yè)材料1.畢業(yè)鑒定：對(duì)學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)表現(xiàn)、思想品德、專業(yè)技能等方面進(jìn)行全面鑒定的材料。2.畢業(yè)證書(shū)存根：學(xué)校頒發(fā)畢業(yè)證書(shū)的存根聯(lián)，記錄畢業(yè)證書(shū)編號(hào)、學(xué)生姓名、畢業(yè)時(shí)間、專業(yè)等信息。3.結(jié)業(yè)證書(shū)存根：對(duì)于未達(dá)到畢業(yè)要求但完成學(xué)業(yè)的學(xué)生頒發(fā)的結(jié)業(yè)證書(shū)存根，注明結(jié)業(yè)證書(shū)編號(hào)、學(xué)生姓名、結(jié)業(yè)時(shí)間、專業(yè)等。三、學(xué)籍檔案管理職責(zé)（一）學(xué)校學(xué)籍管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善本校學(xué)籍檔案管理制度，組織實(shí)施學(xué)籍檔案管理工作。2.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門(mén)之間的學(xué)籍檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)收集、整理和歸檔。3.負(fù)責(zé)學(xué)生學(xué)籍信息的錄入、審核、變更和維護(hù)，保證學(xué)籍信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。4.定期對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行檢查、清理和統(tǒng)計(jì)分析，為學(xué)校教育教學(xué)管理提供數(shù)據(jù)支持。5.按照國(guó)家和地方教育行政部門(mén)的要求，及時(shí)上報(bào)學(xué)籍檔案相關(guān)數(shù)據(jù)和材料。（二）班主任職責(zé)1.負(fù)責(zé)本班學(xué)生學(xué)籍檔案材料的收集、整理和初步審核，確保檔案資料的完整性和真實(shí)性。2.及時(shí)更新學(xué)生的基本信息、考勤記錄、獎(jiǎng)懲情況等，保證學(xué)籍檔案信息的時(shí)效性。3.協(xié)助學(xué)校學(xué)籍管理部門(mén)做好學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)手續(xù)的辦理工作，督促學(xué)生按時(shí)完成相關(guān)手續(xù)。4.指導(dǎo)學(xué)生正確對(duì)待學(xué)籍檔案，教育學(xué)生珍惜個(gè)人學(xué)籍信息，維護(hù)學(xué)籍檔案的嚴(yán)肅性。（三）任課教師職責(zé)1.認(rèn)真記錄學(xué)生的課堂表現(xiàn)、學(xué)業(yè)成績(jī)等情況，及時(shí)將相關(guān)材料提交給班主任。2.配合學(xué)校學(xué)籍管理部門(mén)做好學(xué)生學(xué)業(yè)成績(jī)的統(tǒng)計(jì)和分析工作，為學(xué)生的學(xué)業(yè)發(fā)展提供建議。3.在學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)時(shí)，提供相關(guān)的學(xué)業(yè)證明材料，協(xié)助辦理學(xué)籍異動(dòng)手續(xù)。（四）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)學(xué)籍檔案的集中保管，按照檔案管理規(guī)范對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂和存放，確保檔案存放有序、便于查找。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，做好檔案查閱、借閱登記工作，保證檔案的安全和完整。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施進(jìn)行處理。4.負(fù)責(zé)檔案的數(shù)字化管理工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案管理效率和利用價(jià)值。四、學(xué)籍檔案管理流程（一）檔案收集1.各部門(mén)按照職責(zé)分工，定期將學(xué)生的學(xué)籍檔案材料收集整理后移交學(xué)校學(xué)籍管理部門(mén)。收集時(shí)間為每學(xué)期末和學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)發(fā)生后一周內(nèi)。2.班主任負(fù)責(zé)收集本班學(xué)生的各類學(xué)籍材料，包括學(xué)生基本信息變更材料、考勤記錄、獎(jiǎng)懲情況記錄、學(xué)業(yè)成績(jī)記錄等，并進(jìn)行初步整理。3.任課教師在學(xué)期結(jié)束后，將學(xué)生的成績(jī)單、平時(shí)作業(yè)、考試試卷等學(xué)業(yè)成績(jī)相關(guān)材料交至班主任處。（二）檔案整理1.學(xué)校學(xué)籍管理部門(mén)對(duì)收集到的學(xué)籍檔案材料進(jìn)行統(tǒng)一整理。按照檔案內(nèi)容的類別，分為學(xué)生基本信息、招生入學(xué)、在校學(xué)習(xí)、學(xué)籍異動(dòng)、畢業(yè)結(jié)業(yè)等類別進(jìn)行分類。2.對(duì)每一類檔案材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。編號(hào)方式可采用年份+流水號(hào)的形式，如2023001表示2023年第1份檔案。3.對(duì)每份檔案材料進(jìn)行裝訂，確保材料整齊、牢固。裝訂順序應(yīng)按照檔案內(nèi)容的重要性和時(shí)間順序排列，一般為封面、目錄、正文、封底。封面應(yīng)注明檔案名稱、編號(hào)、日期等信息，并加蓋學(xué)校公章。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)詳細(xì)列出每份檔案材料的名稱、編號(hào)、頁(yè)碼等信息，以便快速查找檔案內(nèi)容。（三）檔案歸檔1.將整理好的學(xué)籍檔案按照類別和編號(hào)順序存放于檔案柜中，每個(gè)檔案柜應(yīng)標(biāo)明存放檔案的類別和范圍。2.建立紙質(zhì)檔案和電子檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系，在電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中錄入檔案編號(hào)、名稱、存放位置等信息，便于電子檔案的查詢和管理。3.在檔案存放處設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)，注明檔案的基本信息和存放規(guī)則，方便檔案管理人員和查閱人員查找檔案。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱學(xué)籍檔案的，須填寫(xiě)《學(xué)籍檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到學(xué)校學(xué)籍管理部門(mén)查閱。2.檔案管理人員應(yīng)按照查閱申請(qǐng)表的要求，提供相應(yīng)的檔案材料，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案材料。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案材料歸還檔案管理人員，并在《學(xué)籍檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（五）檔案借閱1.因特殊原因需要借閱學(xué)籍檔案的，須填寫(xiě)《學(xué)籍檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱原因、借閱期限、借閱用途等，并經(jīng)學(xué)校學(xué)籍管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)兩周，如需延期借閱，須提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案材料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案材料上批注、涂改、污損。3.在借閱期限屆滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案材料。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案材料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人員的責(zé)任。（六）檔案保管1.學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案保管場(chǎng)所，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備（滅火器、消防栓等）、防潮設(shè)備（除濕機(jī)等）、防蟲(chóng)設(shè)備（防蟲(chóng)劑等）、防盜設(shè)備（監(jiān)控?cái)z像頭、門(mén)禁系統(tǒng)等），確保檔案的安全存放。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲(chóng)蛀等情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，要定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（七）檔案銷毀1.對(duì)于已失去保存價(jià)值的學(xué)籍檔案，由學(xué)校學(xué)籍管理部門(mén)提出銷毀意見(jiàn)，填寫(xiě)《學(xué)籍檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)在學(xué)校檔案管理部門(mén)和相關(guān)部門(mén)人員的監(jiān)督下進(jìn)行，采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.銷毀完成后，應(yīng)在《學(xué)籍檔案銷毀登記表》上記錄銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)督人員等信息，并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。同時(shí)，應(yīng)將銷毀情況報(bào)告學(xué)校檔案管理部門(mén)備案。五、學(xué)籍檔案信息化管理（一）信息化管理平臺(tái)建設(shè)1.學(xué)校應(yīng)建立特教學(xué)籍檔案信息化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的電子化管理和信息共享。平臺(tái)應(yīng)具備學(xué)生基本信息管理、招生入學(xué)管理、在校學(xué)習(xí)管理、學(xué)籍異動(dòng)管理、畢業(yè)結(jié)業(yè)管理、檔案查詢統(tǒng)計(jì)等功能模塊。2.信息化管理平臺(tái)應(yīng)與國(guó)家和地方教育行政部門(mén)的學(xué)籍管理系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，確保學(xué)籍信息的實(shí)時(shí)更新和準(zhǔn)確上報(bào)。同時(shí)，應(yīng)保證平臺(tái)的安全性和穩(wěn)定性，防止學(xué)籍信息泄露和系統(tǒng)故障。（二）電子檔案管理1.將紙質(zhì)學(xué)籍檔案按照檔案整理規(guī)范進(jìn)行掃描，轉(zhuǎn)化為電子檔案格式，如PDF等。掃描后的電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，圖像清晰、完整。2.在電子檔案管理系統(tǒng)中，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、標(biāo)注關(guān)鍵詞等操作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，方便檔案的查詢和檢索。同時(shí)，為每份電子檔案添加電子水印，防止電子檔案被非法篡改。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在多種存儲(chǔ)介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。備份周期可根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次全量備份，每周進(jìn)行一次增量備份。（三）信息安全與保密1.加強(qiáng)學(xué)籍檔案信息化管理平臺(tái)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。同時(shí)，定期對(duì)平臺(tái)進(jìn)行安全漏洞掃描和修復(fù)，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。2.對(duì)學(xué)籍檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限管理，根據(jù)不同人員的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限。如學(xué)籍管理部門(mén)負(fù)責(zé)人可進(jìn)行全面的學(xué)籍信息管理和系統(tǒng)設(shè)置；班主任只能查看和管理本班學(xué)生的學(xué)籍信息；檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案的整理、歸檔和查閱登記等操作。嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員訪問(wèn)學(xué)籍檔案信息化管理平臺(tái)。3.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及學(xué)生個(gè)人隱私的學(xué)籍信息進(jìn)行加密處理，防止信息泄露。在信息傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中，采用加密技術(shù)，確保信息的安全性。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)工作人員的保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任，防止因人為因素導(dǎo)致學(xué)籍信息泄露。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.學(xué)校成立學(xué)籍檔案管理監(jiān)督小組，由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括學(xué)籍管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員、班主任代表等。監(jiān)督小組定期對(duì)學(xué)籍檔案管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。2.學(xué)籍管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)自身的檔案管理工作進(jìn)行自查，檢查檔案收集、整理、歸檔、查閱、借閱、保管等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定要求，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正。同時(shí)，要積極配合學(xué)校監(jiān)督小組的檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和情況說(shuō)明。3.班主任應(yīng)定期對(duì)本班學(xué)生的學(xué)籍檔案進(jìn)行自查，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)檔案材料有缺失或錯(cuò)誤，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充或更正，并向?qū)W校學(xué)籍管理部門(mén)報(bào)告。（二）外部檢查1.積極配合教育行政部門(mén)對(duì)本校學(xué)籍檔案管理工作的檢查和指導(dǎo)，按照要求及時(shí)提供相關(guān)檔案資料和數(shù)據(jù)信息，接受教育行政部門(mén)的監(jiān)督檢查。2.對(duì)于教育行政部門(mén)提