PAGE檔案室分級(jí)管理制度牌一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室管理，確保檔案的安全與完整，提高檔案利用效率，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本檔案室分級(jí)管理制度牌。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及所屬單位的檔案室管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案室對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.分級(jí)分類管理原則：根據(jù)檔案的重要程度、形成領(lǐng)域等因素，對(duì)檔案室進(jìn)行分級(jí)，并對(duì)檔案進(jìn)行分類管理，便于查找和利用。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案服務(wù)質(zhì)量，方便公司各部門(mén)及員工查閱和利用檔案。二、檔案室分級(jí)（一）一級(jí)檔案室1.定義：存放公司核心機(jī)密檔案、重要?dú)v史檔案及具有長(zhǎng)期保存價(jià)值檔案的檔案室。2.設(shè)置要求選址應(yīng)符合安全保密要求，遠(yuǎn)離易燃、易爆、易腐蝕等場(chǎng)所。配備完善的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)備。安裝監(jiān)控系統(tǒng)，對(duì)檔案室出入口及內(nèi)部進(jìn)行24小時(shí)監(jiān)控。配備獨(dú)立的空調(diào)系統(tǒng)，保持室內(nèi)溫度、濕度適宜。3.管理職責(zé)負(fù)責(zé)公司核心機(jī)密檔案、重要?dú)v史檔案及具有長(zhǎng)期保存價(jià)值檔案的收集、整理、保管和利用。制定一級(jí)檔案室管理制度和操作規(guī)程，確保檔案管理工作規(guī)范有序。定期對(duì)一級(jí)檔案室的檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的安全與完整。對(duì)一級(jí)檔案室的管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和安全保密意識(shí)。（二）二級(jí)檔案室1.定義：存放公司重要業(yè)務(wù)檔案、一般性歷史檔案及具有中期保存價(jià)值檔案的檔案室。2.設(shè)置要求選址應(yīng)相對(duì)獨(dú)立，便于檔案的集中管理和安全防護(hù)。配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)備。安裝門(mén)禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案室。配備空調(diào)設(shè)備，保持室內(nèi)溫度、濕度基本穩(wěn)定。3.管理職責(zé)負(fù)責(zé)公司重要業(yè)務(wù)檔案、一般性歷史檔案及具有中期保存價(jià)值檔案的收集、整理、保管和利用。執(zhí)行一級(jí)檔案室制定的管理制度和操作規(guī)程，結(jié)合二級(jí)檔案室實(shí)際情況，制定具體的實(shí)施細(xì)則。定期對(duì)二級(jí)檔案室的檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問(wèn)題。對(duì)二級(jí)檔案室的管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其檔案管理能力。（三）三級(jí)檔案室1.定義：存放公司日常工作中形成的一般性檔案及具有短期保存價(jià)值檔案的檔案室。2.設(shè)置要求選址應(yīng)便于各部門(mén)檔案的就近存放和取用。配備基本的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火器具等。保持檔案室通風(fēng)良好，環(huán)境整潔。3.管理職責(zé)負(fù)責(zé)公司日常工作中形成的一般性檔案及具有短期保存價(jià)值檔案的收集、整理、保管和利用。按照二級(jí)檔案室的要求，做好檔案的分類、編號(hào)、裝訂等基礎(chǔ)工作。定期對(duì)三級(jí)檔案室的檔案進(jìn)行清理和核對(duì)，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。協(xié)助公司其他部門(mén)做好檔案的查閱和利用工作。三、檔案分類（一）文書(shū)檔案類1.定義：公司在行政管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)等過(guò)程中形成的各種文件材料，包括請(qǐng)示、報(bào)告、通知、決定、會(huì)議紀(jì)要等。2.分類標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)文件的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類。一般分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、財(cái)務(wù)審計(jì)類等。3.整理要求按照文件的形成時(shí)間順序進(jìn)行排列。每份文件應(yīng)單獨(dú)編號(hào)，并編制目錄。文件應(yīng)裝訂整齊，保持頁(yè)面清潔。（二）科技檔案類1.定義：公司在科研、生產(chǎn)、工程建設(shè)等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的科技文件材料，包括項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等。2.分類標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)科技項(xiàng)目的性質(zhì)、階段等因素進(jìn)行分類，一般分為科研項(xiàng)目檔案、新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)檔案、工程建設(shè)檔案等。3.整理要求按照科技項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程進(jìn)行分類整理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。對(duì)圖紙等特殊載體的檔案，應(yīng)進(jìn)行單獨(dú)整理和編號(hào)，并注明保存方式和期限。建立科技檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，便于查詢和利用。（三）人事檔案類1.定義：公司員工的個(gè)人檔案，包括履歷材料、學(xué)歷學(xué)位材料、工作經(jīng)歷材料、考核材料、獎(jiǎng)懲材料等。2.分類標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)人事檔案的內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行分類，一般分為履歷類、自傳類、鑒定考核類、學(xué)歷學(xué)位類、政審類、黨團(tuán)類、獎(jiǎng)勵(lì)類、處分類、工資待遇類、任免類等。3.整理要求根據(jù)員工檔案的形成時(shí)間和內(nèi)容進(jìn)行分類整理，確保檔案的真實(shí)性和完整性。對(duì)檔案中的材料應(yīng)進(jìn)行審核和鑒別，剔除無(wú)效或重復(fù)的材料。建立人事檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化管理。（四）會(huì)計(jì)檔案類1.定義：公司在財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等文件材料。2.分類標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)會(huì)計(jì)檔案的形成時(shí)間和內(nèi)容進(jìn)行分類，一般分為會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)報(bào)告類、其他會(huì)計(jì)資料類等。3.整理要求按照會(huì)計(jì)年度進(jìn)行分類整理，確保會(huì)計(jì)檔案的連續(xù)性和系統(tǒng)性。對(duì)會(huì)計(jì)憑證應(yīng)進(jìn)行裝訂成冊(cè)，并編制目錄。會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)按年度打印成冊(cè)，妥善保管。（五）業(yè)務(wù)檔案類1.定義：公司各業(yè)務(wù)部門(mén)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，如合同協(xié)議、客戶資料、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等。2.分類標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)業(yè)務(wù)部門(mén)的職能和業(yè)務(wù)范圍進(jìn)行分類，一般分為市場(chǎng)營(yíng)銷類、銷售業(yè)務(wù)類、采購(gòu)業(yè)務(wù)類、物流業(yè)務(wù)類、售后服務(wù)類等。3.整理要求按照業(yè)務(wù)流程和時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，確保檔案的完整性和可追溯性。對(duì)合同協(xié)議等重要文件應(yīng)進(jìn)行編號(hào)和登記，并注明簽訂日期、有效期等信息。建立業(yè)務(wù)檔案索引，方便查詢和利用。四、檔案管理流程（一）檔案收集1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行初步整理，剔除無(wú)關(guān)或重復(fù)的材料。3.對(duì)于重要檔案或涉及公司機(jī)密的檔案，收集人員應(yīng)采取必要的安全措施，確保檔案的安全。（二）檔案整理1.檔案整理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和整理要求，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行詳細(xì)分類、編號(hào)和裝訂。2.對(duì)檔案中的文件材料應(yīng)進(jìn)行編目，編制檔案目錄清單，注明檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。3.檔案整理過(guò)程中，應(yīng)注意保持檔案的原始面貌，不得擅自涂改、偽造或銷毀檔案。（三）檔案保管1.檔案應(yīng)按照檔案室分級(jí)管理制度，分別存放在相應(yīng)級(jí)別的檔案室中。2.檔案室管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的安全與完整。3.對(duì)檔案的存放位置應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，便于查找和利用。4.加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)工作，采取防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等措施，確保檔案的質(zhì)量不受影響。（四）檔案利用1.公司各部門(mén)及員工因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室辦理查閱手續(xù)。2.檔案室管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。3.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)遵守檔案室的管理制度，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制或轉(zhuǎn)借檔案。4.如需復(fù)印或摘錄檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并按照規(guī)定的程序辦理手續(xù)。（五）檔案鑒定與銷毀1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)由公司檔案管理部門(mén)牽頭，組織相關(guān)部門(mén)人員參加，共同對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。3.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷毀申請(qǐng)表，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀處理。4.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，確保檔案信息的徹底消除。5.檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)做好記錄工作，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。五、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定公司檔案管理工作計(jì)劃和規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.組織協(xié)調(diào)公司各部門(mén)的檔案管理工作，指導(dǎo)和監(jiān)督檔案管理人員的業(yè)務(wù)工作。3.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的配置和維護(hù)，保障檔案管理工作的正常開(kāi)展。4.定期對(duì)公司檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題。5.組織開(kāi)展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。（二）檔案室管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案室的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和整理要求，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)和裝訂，建立健全檔案目錄體系。3.做好檔案的安全防護(hù)工作，確保檔案的安全與完整。4.為公司各部門(mén)及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好檔案利用登記工作。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問(wèn)題。6.協(xié)助檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人開(kāi)展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。（三）檔案形成部門(mén)兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和初步保管工作，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，對(duì)本部門(mén)檔案進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄清單。3.協(xié)助檔案室管理人員做好檔案的查閱和利用工作，提供必要的檔案信息。4.定期對(duì)本部門(mén)檔案進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向檔案室管理人員報(bào)告。六、檔案信息化管理（一）建立檔案信息管理系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。2.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)分析等功能，方便公司各部門(mén)及員工查閱和利用檔案。3.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同。（二）檔案數(shù)字化處理1.對(duì)重要檔案和利用率較高的檔案，應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案數(shù)字化處理應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保電子檔案的質(zhì)量和安全性。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新。（三）檔案信息安全管理1.加強(qiáng)檔案信息安全管理，采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。2.對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)的用戶進(jìn)行權(quán)限管理，嚴(yán)格控制用戶的訪問(wèn)權(quán)限和操作范圍。3.定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合本制度的要求。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用、鑒定銷毀等環(huán)節(jié)的工作情況，以及檔案管理人員的履職情況。3.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求相關(guān)部門(mén)限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行量化考核。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)