PAGE中醫(yī)館檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)中醫(yī)館檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在中醫(yī)館醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于中醫(yī)館各部門及全體員工在工作中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：中醫(yī)館檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、移交等工作，接受綜合檔案室的監(jiān)督和指導(dǎo)。2.真實(shí)性原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確地反映中醫(yī)館各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理與中醫(yī)館工作相關(guān)的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.安全性原則：采取有效措施，保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。（四）檔案管理職責(zé)1.綜合檔案室職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善中醫(yī)館檔案管理制度。負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理中醫(yī)館各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂、上架等工作。建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢利用。負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保檔案的實(shí)體安全；采取有效措施，防止檔案信息泄露。組織開展檔案的鑒定、銷毀工作，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定和銷毀。負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。積極開展檔案編研工作，開發(fā)利用檔案信息資源，為中醫(yī)館的發(fā)展提供參考依據(jù)。對(duì)各部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。2.各部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確。明確一名檔案兼職管理員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，接受綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。按照檔案管理制度的要求，定期將本部門形成的檔案移交綜合檔案室集中管理。積極配合綜合檔案室做好檔案的查詢、利用等工作，為中醫(yī)館各項(xiàng)工作提供支持。二、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政管理類檔案：包括中醫(yī)館行政事務(wù)管理活動(dòng)中形成的文件材料，如館務(wù)會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備檔案等。2.醫(yī)療業(yè)務(wù)類檔案：涵蓋中醫(yī)館醫(yī)療服務(wù)過程中產(chǎn)生的各類檔案，如病歷檔案、診斷報(bào)告、治療方案、醫(yī)療統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.教學(xué)科研類檔案：涉及中醫(yī)館教學(xué)、科研工作形成的文件資料，如教學(xué)計(jì)劃、教案、科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究成果報(bào)告等。4.其他類檔案：包括中醫(yī)館與外部單位往來的文件、合同協(xié)議、榮譽(yù)證書、宣傳資料等不屬于上述三類的檔案。（二）檔案編號(hào)1.編號(hào)方法行政管理類檔案編號(hào)：采用“XZ年份流水號(hào)”的格式。其中，“XZ”表示行政管理類檔案，年份為檔案形成的公元紀(jì)年，流水號(hào)為該類檔案按時(shí)間順序排列的順序號(hào)。醫(yī)療業(yè)務(wù)類檔案編號(hào)：采用“YL年份科室代碼流水號(hào)”的格式?！癥L”表示醫(yī)療業(yè)務(wù)類檔案，年份為檔案形成的公元紀(jì)年，科室代碼按照中醫(yī)館內(nèi)部科室設(shè)置進(jìn)行編制，流水號(hào)為該科室該年份檔案按時(shí)間順序排列的順序號(hào)。教學(xué)科研類檔案編號(hào)：采用“JXKY年份項(xiàng)目類別代碼流水號(hào)”的格式?！癑XKY”表示教學(xué)科研類檔案，年份為檔案形成的公元紀(jì)年，項(xiàng)目類別代碼根據(jù)教學(xué)、科研項(xiàng)目的不同類型進(jìn)行編制，流水號(hào)為該項(xiàng)目類別該年份檔案按時(shí)間順序排列的順序號(hào)。其他類檔案編號(hào)：采用“QT年份流水號(hào)”的格式。“QT”表示其他類檔案，年份為檔案形成的公元紀(jì)年，流水號(hào)為該類檔案按時(shí)間順序排列的順序號(hào)。2.編號(hào)示例行政管理類檔案：XZ2023001，表示2023年形成的第1份行政管理類檔案。醫(yī)療業(yè)務(wù)類檔案：YL202301005，表示2023年內(nèi)科科室形成的第5份醫(yī)療業(yè)務(wù)類檔案。教學(xué)科研類檔案：JXKY202302003，表示2023年科研項(xiàng)目類的第3份教學(xué)科研類檔案。其他類檔案：QT2023007，表示2023年形成的第7份其他類檔案。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍各部門在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的材料。中醫(yī)館與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等。中醫(yī)館員工個(gè)人在工作中獲得的榮譽(yù)證書、科研成果、學(xué)術(shù)論文等。其他與中醫(yī)館工作相關(guān)的有保存意義的檔案材料。2.收集要求各部門檔案兼職管理員應(yīng)及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的檔案材料，確保檔案的齊全完整。對(duì)于重要文件、緊急文件，應(yīng)在形成后立即收集，并進(jìn)行妥善保管。收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（二）檔案整理1.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。符合檔案管理的有關(guān)規(guī)定和要求。2.整理方法行政管理類檔案：按照文件材料的性質(zhì)、內(nèi)容進(jìn)行分類，如分為綜合管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、設(shè)備管理等類別，然后按時(shí)間順序排列，進(jìn)行編號(hào)、編目等整理工作。醫(yī)療業(yè)務(wù)類檔案：以病歷檔案為例，首先按照患者姓名、病歷號(hào)等進(jìn)行分類，然后將病歷中的各種檢查報(bào)告、診斷記錄、治療方案等按順序排列，進(jìn)行編號(hào)、編目。對(duì)于其他醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案，如醫(yī)療統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，按照?qǐng)?bào)表類型、時(shí)間順序進(jìn)行整理。教學(xué)科研類檔案：教學(xué)檔案按照課程名稱、教學(xué)階段等進(jìn)行分類整理，科研檔案按照項(xiàng)目申報(bào)、研究過程、成果驗(yàn)收等階段進(jìn)行分類整理，分別進(jìn)行編號(hào)、編目。其他類檔案：根據(jù)檔案內(nèi)容的性質(zhì)，如合同協(xié)議類、宣傳資料類等進(jìn)行分類，然后按時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列，進(jìn)行編號(hào)、編目。3.整理要求每份檔案應(yīng)編制頁碼，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。填寫檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、頁數(shù)等信息，便于查詢和管理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理，建立電子檔案目錄，便于檢索和利用。四、檔案的歸檔與移交（一）歸檔期限1.行政管理類檔案：一般應(yīng)在次年上半年歸檔。2.醫(yī)療業(yè)務(wù)類檔案：病歷檔案應(yīng)在患者出院后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔，其他醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在形成后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。3.教學(xué)科研類檔案：教學(xué)檔案應(yīng)在學(xué)期結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔，科研檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)題后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。4.其他類檔案：應(yīng)在檔案形成后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。（二）歸檔要求1.將整理好的檔案按照分類編號(hào)順序進(jìn)行排列，裝入檔案盒或檔案袋，并在盒（袋）上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、題名等信息。2.填寫檔案移交清單，清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、份數(shù)等內(nèi)容，一式兩份，一份隨檔案移交綜合檔案室，一份由移交部門留存。3.檔案移交時(shí)，移交部門應(yīng)與綜合檔案室辦理交接手續(xù)，雙方簽字確認(rèn)。（三）移交程序1.各部門檔案兼職管理員按照歸檔期限，將本部門整理好的檔案集中整理。2.填寫檔案移交清單，并將檔案和清單一并提交給綜合檔案室。3.綜合檔案室對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與移交部門溝通解決。4.核對(duì)無誤后，雙方在檔案移交清單上簽字，完成檔案移交工作。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。3.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案架、檔案柜、防磁柜等，確保檔案存放有序、安全。（二）檔案保管1.按照檔案分類編號(hào)順序，將檔案上架存放，便于查找和管理。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。3.對(duì)破損、褪色、字跡模糊的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。4.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保護(hù)1.采取防火措施，配備必要的消防器材，嚴(yán)禁在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙和使用明火。2.做好防潮工作，庫(kù)房?jī)?nèi)放置防潮劑，定期檢查檔案的受潮情況。3.采取防蟲措施，如放置驅(qū)蟲藥品、定期清掃庫(kù)房等，防止檔案被蟲蛀。4.加強(qiáng)防盜措施，安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案庫(kù)房的安全。5.防止檔案受到光照和有害氣體的影響，庫(kù)房應(yīng)采用防光窗簾、通風(fēng)設(shè)備等。六、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時(shí)的原則，確保檔案信息的安全和有效利用。2.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和保密規(guī)定，保護(hù)檔案所有者的合法權(quán)益。（二）利用范圍1.中醫(yī)館內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外部單位因工作需要，經(jīng)中醫(yī)館批準(zhǔn)后查閱、借閱相關(guān)檔案。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)依法查閱、借閱檔案。（三）利用程序1.內(nèi)部員工利用檔案填寫檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交綜合檔案室。綜合檔案室對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合利用條件的，安排查閱或借閱，并做好登記。查閱檔案應(yīng)在綜合檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需借閱檔案，借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。歸還檔案時(shí)，綜合檔案室應(yīng)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。2.外部單位利用檔案外部單位應(yīng)提前向中醫(yī)館提交檔案利用申請(qǐng)函，說明利用目的、檔案內(nèi)容要求等，經(jīng)中醫(yī)館領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理利用手續(xù)。按照內(nèi)部員工利用檔案的程序，填寫檔案利用申請(qǐng)表，經(jīng)綜合檔案室審核后，安排查閱或借閱，并做好詳細(xì)登記。查閱或借閱檔案時(shí)，應(yīng)安排專人陪同，確保檔案的安全和保密。利用完畢后，及時(shí)歸還檔案，并由陪同人員在歸還登記表上簽字確認(rèn)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)利用檔案司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)依法查閱、借閱檔案時(shí)應(yīng)出具相關(guān)證明文件，經(jīng)中醫(yī)館領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，綜合檔案室按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。查閱、借閱過程應(yīng)嚴(yán)格按照法律程序進(jìn)行，確保檔案信息不被泄露和濫用。（四）借閱登記1.建立檔案借閱登記簿，詳細(xì)記錄借閱日期、借閱人姓名、部門、檔案名稱、編號(hào)、借閱期限、歸還日期等信息。2.借閱登記應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，便于對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行跟蹤和管理。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、準(zhǔn)確判定價(jià)值的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、來源、保存狀況等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.審查檔案的內(nèi)容是否反映中醫(yī)館的主要職能活動(dòng)，是否具有歷史查考價(jià)值。2.分析檔案的保存狀況，如是否破損、褪色、字跡模糊等，判斷檔案是否還有繼續(xù)保存的必要。3.考慮檔案的利用頻率，對(duì)利用率極低且已失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行重點(diǎn)鑒定。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊(cè)，清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.將檔案銷毀清冊(cè)提交中醫(yī)館領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。5.檔案銷毀后，將檔案銷毀清冊(cè)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與信息化管理（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、利用人次、利用效果等方面的數(shù)據(jù)。3.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)主管部門和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提供檔案管理工作的統(tǒng)計(jì)信息。（二）檔案信