PAGE生產(chǎn)安全檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司生產(chǎn)安全管理，規(guī)范生產(chǎn)安全檔案的建立、管理和使用，確保生產(chǎn)安全信息的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，有效預(yù)防和應(yīng)對生產(chǎn)安全事故，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及生產(chǎn)安全的部門、車間、班組及相關(guān)人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國家安全生產(chǎn)相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司內(nèi)部規(guī)定，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)如實(shí)反映生產(chǎn)安全工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、資料完整。3.及時歸檔原則：各項生產(chǎn)安全活動產(chǎn)生的文件、資料應(yīng)及時整理歸檔，不得拖延積壓。4.便于查詢原則：檔案分類清晰、標(biāo)識明確，便于快速查找和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）安全管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善生產(chǎn)安全檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司生產(chǎn)安全檔案的分類、編號、存儲等工作，確保檔案管理的規(guī)范化。3.收集、整理、審核各部門提交的生產(chǎn)安全檔案資料，對不符合要求的及時反饋并督促整改。4.定期對生產(chǎn)安全檔案進(jìn)行檢查、評估和清理，確保檔案的完整性和有效性。5.為公司內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位提供生產(chǎn)安全檔案查詢、借閱等服務(wù)，并做好記錄。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門生產(chǎn)安全檔案資料的收集、整理、保管和定期移交工作。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理，確保檔案資料的及時歸檔和妥善保存。3.按照公司安全管理部門的要求，規(guī)范檔案的格式、內(nèi)容和填寫要求，保證檔案質(zhì)量。4.在開展生產(chǎn)安全活動過程中，同步做好相關(guān)文件、記錄的生成和收集工作，為檔案管理提供原始資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常整理、分類、編號、裝訂、上架等工作，確保檔案存放有序、便于查找。3.做好檔案的安全保管工作，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。4.按照規(guī)定辦理檔案的查閱、借閱、歸還等手續(xù)，對查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。5.定期對檔案進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，及時發(fā)現(xiàn)并報告檔案管理中存在的問題。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.安全生產(chǎn)法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)類：包括國家、地方及行業(yè)頒布的安全生產(chǎn)相關(guān)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、政策文件等。2.安全管理文件類：公司制定的安全生產(chǎn)規(guī)章制度、操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案、安全檢查計劃、安全會議紀(jì)要等。3.安全培訓(xùn)教育類：員工安全培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)教材、考試試卷、培訓(xùn)效果評估等。4.安全檢查與隱患排查類：安全檢查表、隱患排查記錄、整改通知書、整改報告等。5.安全事故管理類：事故報告、事故調(diào)查處理文件、事故統(tǒng)計分析資料等。6.安全設(shè)施設(shè)備管理類：安全設(shè)施設(shè)備臺賬、維護(hù)保養(yǎng)記錄、檢測檢驗(yàn)報告、更新改造資料等。7.職業(yè)健康管理類：職業(yè)健康檔案、職業(yè)病危害因素檢測報告、員工職業(yè)健康體檢資料等。8.應(yīng)急管理類：應(yīng)急救援物資清單、應(yīng)急演練計劃、演練記錄、應(yīng)急處置報告等。9.其他類：與生產(chǎn)安全相關(guān)的其他文件、資料，如安全獎勵記錄、安全文化活動資料等。（二）編號規(guī)則1.采用八位數(shù)字編碼，前兩位表示檔案類別代碼（參照上述分類順序依次編號）。2.第三位至第四位表示年份代碼，取公元紀(jì)年的后兩位數(shù)字。3.第五位至第八位表示流水號，從0001開始依次編號。例如：安全生產(chǎn)法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)類中2023年的第5份文件，編號為01230005。四、檔案的建立與收集（一）文件生成1.各部門在開展生產(chǎn)安全相關(guān)工作時，應(yīng)按照公司規(guī)定的格式和要求及時生成各類文件、記錄。文件內(nèi)容應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整，能夠真實(shí)反映工作過程和結(jié)果。2.涉及多個部門的生產(chǎn)安全活動，主辦部門應(yīng)負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)相關(guān)部門共同完成文件的起草、審核和會簽工作，確保文件的有效性和可操作性。（二）資料收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集本部門生產(chǎn)安全檔案資料，包括但不限于日常工作中產(chǎn)生的文件、報表、記錄、照片、視頻等。2.收集的資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、偽造。對于重要資料，應(yīng)同時收集原件和復(fù)印件，并確保復(fù)印件與原件一致。3.在收集過程中，如發(fā)現(xiàn)資料缺失或不完整，應(yīng)及時與相關(guān)人員溝通補(bǔ)充，確保檔案資料的完整性。（三）檔案移交1.各部門應(yīng)定期（每季度末）將整理好的生產(chǎn)安全檔案資料移交至公司安全管理部門。移交時，應(yīng)填寫《生產(chǎn)安全檔案移交清單》，詳細(xì)注明檔案名稱、數(shù)量、移交日期等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。2.安全管理部門在接收檔案時，應(yīng)對檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時反饋給移交部門進(jìn)行整改，直至符合要求為止。五、檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.檔案管理人員收到各部門移交的檔案資料后，應(yīng)及時進(jìn)行整理。按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對文件資料進(jìn)行分類、排序，剔除重復(fù)、無效的資料。2.對于紙張大小不一致、破損或折疊的文件，應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一處理，采用A4紙復(fù)印或裱糊等方式進(jìn)行修復(fù)，確保文件的整齊美觀。3.對每份文件進(jìn)行編號，并在文件首頁右上角加蓋編號章，編號應(yīng)與檔案編號一致。（二）裝訂要求1.對整理好的文件資料進(jìn)行裝訂，一般采用左側(cè)裝訂方式，確保裝訂牢固、整齊。2.裝訂時應(yīng)去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等，防止生銹損壞文件。3.對于頁數(shù)較多的文件，可采用三孔一線或膠裝方式裝訂，確保文件不散頁。（三）歸檔存儲1.裝訂后的檔案應(yīng)按照類別和編號順序依次裝入檔案盒，并在檔案盒正面標(biāo)明檔案類別、年份、起止編號等信息。2.將檔案盒存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，避免檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。3.建立電子檔案庫，對重要的生產(chǎn)安全檔案資料進(jìn)行電子掃描備份，存儲在服務(wù)器或其他存儲設(shè)備上。電子檔案應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的分類方式進(jìn)行分類存儲，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查詢和使用。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱生產(chǎn)安全檔案的，應(yīng)填寫《生產(chǎn)安全檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到公司安全管理部門辦理查閱手續(xù)。2.安全管理部門檔案管理人員根據(jù)申請表提供的查閱內(nèi)容，在檔案庫中查找相應(yīng)檔案，并將檔案提供給查閱人員在指定地點(diǎn)查閱。查閱人員不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞等。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《生產(chǎn)安全檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)查閱情況。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱生產(chǎn)安全檔案的，應(yīng)填寫《生產(chǎn)安全檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限、歸還時間等，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人和公司安全管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與借閱人員核實(shí)并要求其進(jìn)行處理。七、檔案的保管與保密（一）保管措施1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。2.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保檔案存放環(huán)境安全可靠。3.對電子檔案庫要定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。（二）保密要求1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、安全生產(chǎn)敏感信息等的生產(chǎn)安全檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，確保信息不泄露。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。在辦理檔案查閱、借閱等手續(xù)時，應(yīng)對查閱、借閱人員進(jìn)行保密提醒，要求其遵守保密制度。3.對因工作需要接觸檔案的人員，應(yīng)與其簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)，防止因人員流動導(dǎo)致檔案信息泄露。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.定期對生產(chǎn)安全檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保存價值和時效性，確定檔案的存毀。鑒定工作由公司安全管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。2.對保管期限已滿、確無保存價值的檔案，以及因其他原因需要銷毀的檔案，應(yīng)進(jìn)行鑒定。鑒定時，應(yīng)重點(diǎn)審查檔案的內(nèi)容是否涉及重要?dú)v史事件、關(guān)鍵技術(shù)信息、法律糾紛等，確保銷毀檔案不會對公司生產(chǎn)安全管理和其他工作造成不利影響。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，由檔案管理人員填寫《生產(chǎn)安全檔案銷毀申請表》，詳細(xì)列出檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)公司安全管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程符合規(guī)定要求。銷毀方式可采