PAGE社區(qū)檔案室職責(zé)制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)社區(qū)檔案室的規(guī)范化管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，充分發(fā)揮檔案在社區(qū)建設(shè)、管理和服務(wù)中的作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本社區(qū)實(shí)際情況，制定本職責(zé)制度。（二）適用范圍本制度適用于本社區(qū)檔案室的各項(xiàng)工作，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用以及檔案工作人員的管理等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則社區(qū)檔案室對(duì)本社區(qū)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映社區(qū)各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，手續(xù)完備。3.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為社區(qū)工作人員、居民及相關(guān)單位提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及人員職責(zé)（一）檔案室設(shè)置社區(qū)設(shè)立獨(dú)立的檔案室，配備必要的辦公設(shè)備和檔案保管設(shè)施，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備等，確保檔案存放環(huán)境安全適宜。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案主管職責(zé)全面負(fù)責(zé)社區(qū)檔案室的管理工作，制定和完善檔案管理制度，并組織實(shí)施。指導(dǎo)和監(jiān)督檔案工作人員的業(yè)務(wù)工作，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保檔案管理工作的順利開(kāi)展。組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高社區(qū)工作人員和居民的檔案意識(shí)。參與社區(qū)重要工作的決策，為其提供檔案信息支持。2.檔案收集整理人員職責(zé)按照檔案收集范圍和要求，負(fù)責(zé)收集本社區(qū)各部門(mén)、各崗位形成的各類文件材料，確保檔案齊全完整。對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類、整理，編制檔案目錄，建立檔案檢索體系，便于檔案的查找和利用。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。3.檔案保管人員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的庫(kù)房管理，按照檔案保管要求，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)存放，確保檔案安全。做好檔案庫(kù)房的日常維護(hù)工作，保持庫(kù)房清潔衛(wèi)生，控制庫(kù)房溫度、濕度等環(huán)境條件，防止檔案受損。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理，確保檔案的實(shí)體安全。負(fù)責(zé)檔案的出入庫(kù)登記和清點(diǎn)工作，嚴(yán)格履行檔案借閱手續(xù)，確保檔案的流轉(zhuǎn)安全。4.檔案鑒定人員職責(zé)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和社區(qū)實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和計(jì)劃。對(duì)到期檔案和已失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。組織檔案鑒定工作會(huì)議，對(duì)鑒定意見(jiàn)進(jìn)行審議，形成鑒定結(jié)論。按照鑒定結(jié)論，對(duì)需要銷毀的檔案進(jìn)行登記造冊(cè)，經(jīng)批準(zhǔn)后組織銷毀，并做好銷毀記錄。5.檔案統(tǒng)計(jì)人員職責(zé)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)主管部門(mén)和社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)信息。對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析研究，為檔案管理決策提供依據(jù)。6.檔案利用人員職責(zé)負(fù)責(zé)接待檔案利用者，按照檔案利用規(guī)定，辦理檔案查閱、借閱、復(fù)制等手續(xù)。根據(jù)利用者的需求，迅速、準(zhǔn)確地提供所需檔案資料，并做好利用登記工作。對(duì)檔案利用情況進(jìn)行跟蹤反饋，及時(shí)了解利用效果，為檔案管理工作的改進(jìn)提供參考。三、檔案收集（一）收集范圍1.黨群工作類：包括社區(qū)黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、精神文明建設(shè)等方面形成的文件材料。2.社區(qū)建設(shè)類：涉及社區(qū)規(guī)劃、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、環(huán)境衛(wèi)生、綠化美化、公共設(shè)施維護(hù)等方面的文件材料。3.社區(qū)管理類：涵蓋社區(qū)組織架構(gòu)、人員管理（包括招聘錄用、考核獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等）、社區(qū)服務(wù)、社區(qū)治安、社區(qū)文化活動(dòng)組織等方面的文件材料。4.社區(qū)服務(wù)類：有關(guān)社區(qū)為居民提供的各類服務(wù)項(xiàng)目（如養(yǎng)老服務(wù)、醫(yī)療服務(wù)、就業(yè)服務(wù)、救助服務(wù)等）的文件材料，包括服務(wù)協(xié)議、服務(wù)記錄及反饋等。5.居民信息類：居民個(gè)人基本信息、家庭情況、社會(huì)保障信息、計(jì)劃生育信息、居民訴求及處理情況等文件材料。6.財(cái)務(wù)資產(chǎn)類：社區(qū)財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、收支賬目、固定資產(chǎn)登記等文件材料。7.其他類：不屬于上述類別，但對(duì)社區(qū)工作具有查考利用價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.及時(shí)收集各部門(mén)、各崗位在工作活動(dòng)中形成的文件材料，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交檔案室。一般應(yīng)在次年上半年完成上一年度文件材料的收集工作。2.完整齊全收集的文件材料應(yīng)齊全完整，包括文件的正本、副本、定稿、附件、請(qǐng)示與批復(fù)、來(lái)文與復(fù)文等，確保能夠全面反映社區(qū)各項(xiàng)工作的真實(shí)情況。3.真實(shí)有效收集的文件材料必須是原件或具有法律效力的復(fù)印件，內(nèi)容真實(shí)可靠，簽字蓋章手續(xù)完備。（三）收集程序1.部門(mén)移交各部門(mén)指定專人負(fù)責(zé)將本部門(mén)形成的文件材料進(jìn)行整理分類，填寫(xiě)《檔案移交清單》，一式兩份，一份由移交部門(mén)留存，一份交檔案室。在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的文件材料移交檔案室。2.特殊情況收集對(duì)于一些重要活動(dòng)、突發(fā)事件等形成的臨時(shí)文件材料，檔案室應(yīng)及時(shí)介入，與相關(guān)部門(mén)共同收集整理，確保檔案的及時(shí)歸檔。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法1.年度分類法將檔案按年度分開(kāi)，即把同一年度形成的檔案集中在一起。2.機(jī)構(gòu)分類法結(jié)合社區(qū)的組織架構(gòu)，按部門(mén)或機(jī)構(gòu)對(duì)檔案進(jìn)行分類，如黨群工作部、社區(qū)建設(shè)辦公室、社區(qū)管理辦公室等形成的檔案分別歸類。3.問(wèn)題分類法根據(jù)檔案內(nèi)容所反映的問(wèn)題進(jìn)行分類，如社區(qū)黨建工作、社區(qū)環(huán)境衛(wèi)生問(wèn)題、社區(qū)服務(wù)項(xiàng)目等。在實(shí)際分類過(guò)程中，可根據(jù)檔案數(shù)量和管理需要，靈活運(yùn)用上述分類方法，采用年度機(jī)構(gòu)問(wèn)題或年度問(wèn)題機(jī)構(gòu)等分類方案。（三）整理步驟1.裝訂對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行修整和裱糊，去除金屬物，采用線裝或膠裝的方式進(jìn)行裝訂，確保文件整齊牢固。2.編頁(yè)號(hào)按照檔案排列順序，給每一頁(yè)文件材料編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，頁(yè)號(hào)編寫(xiě)位置應(yīng)統(tǒng)一、規(guī)范，便于查找和統(tǒng)計(jì)。3.編制卷內(nèi)目錄逐份填寫(xiě)卷內(nèi)文件的題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等項(xiàng)目，卷內(nèi)目錄應(yīng)排列在卷內(nèi)文件首頁(yè)之前。4.裝訂備考表備考表放在卷內(nèi)文件的尾頁(yè)，用于記錄卷內(nèi)文件的缺損、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況，以及立卷人、檢查人的姓名和立卷日期等。5.裝盒將整理好的檔案裝入檔案盒，在檔案盒封面填寫(xiě)全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、起止件號(hào)、盒號(hào)等項(xiàng)目，盒脊填寫(xiě)全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、起止盒號(hào)等項(xiàng)目。五、檔案保管（一）庫(kù)房管理1.庫(kù)房選址檔案室?guī)旆繎?yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好、遠(yuǎn)離火源和水源的位置，確保檔案存放安全。2.庫(kù)房布局庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)合理劃分檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等功能區(qū)域，設(shè)置防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光、防高溫等設(shè)施設(shè)備。檔案存放區(qū)應(yīng)按照檔案類別、保管期限等進(jìn)行有序排列，便于查找和管理。3.庫(kù)房環(huán)境控制配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將庫(kù)房溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。定期對(duì)庫(kù)房溫濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè)記錄，采取有效措施調(diào)節(jié)溫濕度，確保檔案保存環(huán)境適宜。（二）檔案存放1.上架排列檔案應(yīng)按照分類方案依次上架排列，同一類別的檔案按照年度、保管期限等順序存放，便于查找和統(tǒng)計(jì)。2.標(biāo)識(shí)管理在檔案架、檔案盒等顯著位置標(biāo)注檔案類別、年度、保管期限等信息，便于快速定位和識(shí)別檔案。（三）檔案安全防護(hù)1.防火庫(kù)房?jī)?nèi)配備防火設(shè)備，如滅火器、消防栓等，并定期進(jìn)行檢查維護(hù)。嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙和使用明火，制定火災(zāi)應(yīng)急預(yù)案，定期組織消防演練。2.防盜安裝防盜門(mén)窗、監(jiān)控設(shè)備等，加強(qiáng)庫(kù)房安全保衛(wèi)工作。嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入庫(kù)房，檔案管理人員離開(kāi)庫(kù)房時(shí)應(yīng)關(guān)好門(mén)窗，切斷電源。3.防潮采取防潮措施，如鋪設(shè)防潮地面、放置除濕機(jī)等，防止檔案受潮發(fā)霉。對(duì)易受潮的檔案，可采用密封包裝等方式進(jìn)行保護(hù)。4.防蟲(chóng)在庫(kù)房?jī)?nèi)放置防蟲(chóng)藥品，定期檢查檔案是否有蟲(chóng)害跡象，發(fā)現(xiàn)蟲(chóng)害及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如熏蒸殺蟲(chóng)等。5.防鼠封堵庫(kù)房?jī)?nèi)的鼠洞，放置防鼠器具，如鼠夾、鼠藥等，防止老鼠咬壞檔案。6.防塵庫(kù)房門(mén)窗應(yīng)安裝防塵窗簾，定期打掃庫(kù)房衛(wèi)生，保持檔案清潔。7.防光庫(kù)房窗戶應(yīng)采用遮光窗簾或安裝遮光玻璃，避免陽(yáng)光直射檔案。檔案查閱區(qū)應(yīng)采用低照度照明設(shè)備，防止強(qiáng)光對(duì)檔案造成損害。8.防高溫在高溫季節(jié)，可采取通風(fēng)、空調(diào)降溫等措施，確保庫(kù)房溫度不超過(guò)規(guī)定范圍，防止檔案因高溫而老化、褪色。六、檔案鑒定（一）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.保管期限劃分根據(jù)檔案的重要程度、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，將檔案保管期限劃分為永久、定期（30年、10年）。永久保管的檔案：反映社區(qū)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)社區(qū)工作、國(guó)家建設(shè)、歷史研究具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。如社區(qū)成立以來(lái)的重要文件、重大活動(dòng)記錄、涉及居民切身利益的重要決策文件等。定期保管30年的檔案：在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)社區(qū)工作有查考利用價(jià)值的檔案。如社區(qū)年度工作計(jì)劃、總結(jié)、重要會(huì)議記錄等。定期保管10年的檔案：在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)社區(qū)工作有參考價(jià)值的檔案。如一般性的工作文件、短期的活動(dòng)記錄等。2.鑒定原則遵循全面的觀點(diǎn)、歷史的觀點(diǎn)、發(fā)展的觀點(diǎn)、效益的觀點(diǎn)，從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案主管擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案收集整理、保管、利用等相關(guān)人員為成員。鑒定小組負(fù)責(zé)制定鑒定計(jì)劃，組織實(shí)施檔案鑒定工作。（三）鑒定程序1.初步審查檔案管理人員對(duì)到期檔案進(jìn)行初步審查，按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)，提出初步鑒定意見(jiàn)，確定需要進(jìn)一步鑒定的檔案范圍。2.詳細(xì)審查鑒定小組對(duì)初步審查確定的檔案進(jìn)行詳細(xì)審查，逐卷逐件分析檔案內(nèi)容，結(jié)合檔案的形成背景、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，提出鑒定意見(jiàn)。3.集體審議召開(kāi)鑒定工作會(huì)議對(duì)鑒定意見(jiàn)進(jìn)行集體審議，形成鑒定結(jié)論。鑒定結(jié)論應(yīng)明確檔案的保管期限，對(duì)需要銷毀的檔案列出清單。4.審批備案鑒定結(jié)論報(bào)社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)審批后，送上級(jí)主管部門(mén)備案。七、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)各類檔案的年度收進(jìn)數(shù)量、累計(jì)庫(kù)存數(shù)量、移出數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)記錄檔案查閱、借閱、復(fù)制的人次、卷次、件次等利用數(shù)據(jù)。3.檔案保管狀況統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)檔案的完好率、破損率、遺失率等保管狀況數(shù)據(jù)，并對(duì)檔案的保管環(huán)境（溫濕度、清潔衛(wèi)生等）進(jìn)行記錄統(tǒng)計(jì)。（二）統(tǒng)計(jì)方法建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，采用手工記錄或電子表格記錄的方式，對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)、準(zhǔn)確的登記。定期對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總分析，生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（三）統(tǒng)計(jì)報(bào)表1.年度檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表每年編制一次，反映本年度檔案的收進(jìn)、移出、庫(kù)存數(shù)量及利用情況等。2.定期檔案保管狀況報(bào)表每季度或半年編制一次，匯報(bào)檔案保管狀況及保管環(huán)境變化情況。八、檔案利用（一）利用范圍1.社區(qū)內(nèi)部利用為社區(qū)工作人員提供檔案查閱服務(wù)，用于工作參考、決策依據(jù)、解決問(wèn)題等。如查閱社區(qū)歷史檔案了解社區(qū)發(fā)展歷程，查閱居民檔案為居民提供精準(zhǔn)服務(wù)等。2.居民利用居民可根據(jù)自身需要，查閱與其個(gè)人相關(guān)的檔案信息，如社會(huì)保障檔案、計(jì)劃生育檔案等。3.外部單位利用因工作需要，相關(guān)政府部門(mén)、社會(huì)組織等可按照規(guī)定程序查閱本社區(qū)檔案，但需經(jīng)社區(qū)批準(zhǔn)，并辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱利用者可在檔案室查閱檔案原件或復(fù)印件，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助，確保查閱工作順利進(jìn)行。2.借閱對(duì)于確需借出檔案的利用者，應(yīng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，明確借閱期限、歸還時(shí)間等，并要求借閱者妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。3.復(fù)制根據(jù)利用者需求，可為其提供檔案復(fù)印件，并加蓋檔案室印章，注明復(fù)制日期和出處。（三）利用手續(xù)1.內(nèi)部利用手續(xù)社區(qū)工作人員查閱檔案，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱及范圍等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理查閱手續(xù)。2.居民利用手續(xù)居民查閱個(gè)人檔案，需攜帶有效身份證件，填寫(xiě)《居民檔案查閱登記表》，說(shuō)明查閱事由，經(jīng)檔案室審核后，方可查閱相關(guān)檔案。3.外部單位利用手續(xù)外部單位查閱檔案，應(yīng)提前向社區(qū)提交