PAGE一檔案一責(zé)任人制度總則制度目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，明確檔案管理責(zé)任，提高檔案利用效率，特制定本“一檔案一責(zé)任人制度”。適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)?；驹瓌t1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。2.誰(shuí)形成誰(shuí)負(fù)責(zé)原則：檔案形成部門或個(gè)人對(duì)其形成檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，并指定專人作為該檔案的責(zé)任人。3.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。4.方便利用原則：在確保檔案安全的前提下，充分考慮檔案利用需求，簡(jiǎn)化手續(xù)，提高利用效率。檔案責(zé)任人職責(zé)檔案形成階段1.檔案形成部門或個(gè)人應(yīng)按照公司檔案管理要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地收集和整理本部門或個(gè)人在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料，確保文件材料齊全、完整。2.對(duì)形成的檔案進(jìn)行初步分類和整理，注明檔案的名稱、日期、來(lái)源、保管期限等基本信息。3.在檔案形成過(guò)程中，嚴(yán)格遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制度和業(yè)務(wù)流程，保證檔案內(nèi)容真實(shí)、有效，杜絕虛假檔案的產(chǎn)生。檔案收集階段1.檔案責(zé)任人負(fù)責(zé)定期將本部門或個(gè)人形成的檔案移交至公司檔案管理部門。移交時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，并雙方簽字確認(rèn)。2.對(duì)于重要檔案或緊急需要?dú)w檔的檔案，應(yīng)及時(shí)與檔案管理部門溝通協(xié)調(diào)，確保檔案能夠及時(shí)、順利地完成移交。3.在檔案收集過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案缺失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，確保檔案的完整性。檔案整理階段1.協(xié)助檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行進(jìn)一步的整理和分類。按照檔案管理的分類標(biāo)準(zhǔn)，將檔案劃分為不同的類別，如文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等。2.對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄索引，方便檔案的查找和利用。3.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂、裝盒等物理整理工作，確保檔案的整齊、美觀，便于長(zhǎng)期保存。檔案保管階段1.按照檔案管理部門的要求，將整理好的檔案存放在指定的檔案庫(kù)房或存儲(chǔ)設(shè)備中。確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好，符合檔案保管的條件。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，核對(duì)檔案的數(shù)量、完整性等情況。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并采取相應(yīng)的修復(fù)、復(fù)制等措施。3.嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房的管理制度，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房。做好檔案庫(kù)房的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等安全防護(hù)工作，確保檔案的安全。檔案利用階段1.根據(jù)公司內(nèi)部人員的檔案利用需求，按照規(guī)定的程序和手續(xù)，為利用者提供檔案查閱、借閱服務(wù)。2.在提供檔案利用服務(wù)時(shí)，應(yīng)認(rèn)真登記利用者的姓名、部門、利用目的、利用時(shí)間等信息，并要求利用者簽字確認(rèn)。3.對(duì)檔案利用過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，確保利用者按照規(guī)定的要求使用檔案，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。利用結(jié)束后，及時(shí)收回檔案，并檢查檔案的完整性。4.根據(jù)公司的規(guī)定，為外部單位或個(gè)人提供檔案查閱、借閱服務(wù)時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，確保檔案信息的安全和保密。檔案管理部門職責(zé)制度制定與完善1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，確保制度符合國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和檔案管理實(shí)際情況，適時(shí)對(duì)檔案管理制度進(jìn)行修訂和補(bǔ)充，保證制度的科學(xué)性和有效性。業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)1.對(duì)公司各部門的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，解答檔案管理過(guò)程中遇到的問(wèn)題。2.定期組織公司員工參加檔案管理培訓(xùn)，提高員工的檔案管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、檔案整理方法、檔案利用流程等。檔案集中管理1.負(fù)責(zé)接收、整理、保管公司各部門移交的檔案，建立公司統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等規(guī)范化管理，確保檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。3.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理工作，保證檔案庫(kù)房的安全和整潔，做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等工作。檔案利用服務(wù)1.按照規(guī)定的程序和手續(xù)，為公司內(nèi)部人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，滿足公司日常工作和業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。2.對(duì)公司外部單位或個(gè)人的檔案利用申請(qǐng)進(jìn)行審核，嚴(yán)格履行審批手續(xù)，確保檔案信息的安全和保密。3.根據(jù)公司的實(shí)際情況，制定檔案利用的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，并按照規(guī)定收取檔案利用費(fèi)用。檔案鑒定與銷毀1.定期組織對(duì)公司檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。根據(jù)檔案鑒定結(jié)果，對(duì)已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見(jiàn)。2.按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司的審批程序，對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行登記造冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，組織實(shí)施檔案銷毀工作。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。檔案分類與編號(hào)檔案分類1.文書(shū)檔案：包括公司各類行政文件、會(huì)議文件、請(qǐng)示報(bào)告、通知通報(bào)等。2.科技檔案：涵蓋公司科研項(xiàng)目、工程建設(shè)、設(shè)備儀器等方面的技術(shù)文件和資料。3.會(huì)計(jì)檔案：包含公司財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)相關(guān)檔案。4.人事檔案：涉及公司員工的個(gè)人基本信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲、工資福利等檔案材料。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司不同業(yè)務(wù)類型，分別設(shè)立相應(yīng)的業(yè)務(wù)檔案類別，如市場(chǎng)營(yíng)銷檔案、客戶服務(wù)檔案、生產(chǎn)管理檔案等。檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，確保每個(gè)檔案都有唯一的編號(hào)標(biāo)識(shí)。2.文書(shū)檔案編號(hào)格式為：年度+保管期限+流水號(hào)。例如：2023長(zhǎng)期001，表示2023年度形成的長(zhǎng)期保管的第1份文書(shū)檔案。3.科技檔案編號(hào)格式為：項(xiàng)目代號(hào)+分類號(hào)+流水號(hào)。例如：KJ01001，表示科技項(xiàng)目KJ下的第1份分類檔案。4.會(huì)計(jì)檔案編號(hào)格式為：年度+類別+保管期限+流水號(hào)。例如：2023會(huì)計(jì)憑證永久001，表示2023年度的第1份永久保管的會(huì)計(jì)憑證檔案。5.人事檔案編號(hào)格式為：?jiǎn)T工工號(hào)+檔案類別+流水號(hào)。例如：001基本信息001，表示工號(hào)為001的員工的第1份基本信息檔案。6.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)格式根據(jù)不同業(yè)務(wù)特點(diǎn)自行設(shè)定，但應(yīng)保證編號(hào)的系統(tǒng)性和連貫性，便于管理和查詢。檔案保管期限與鑒定檔案保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。如公司成立的重要文件、重大決策文件、年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告等。2.長(zhǎng)期保管：保管期限為16年至50年的檔案。主要包括公司一般性業(yè)務(wù)文件、重要會(huì)議記錄、重要合同協(xié)議等。3.短期保管：保管期限為15年以下的檔案。如一般性的通知、簡(jiǎn)報(bào)、臨時(shí)性的業(yè)務(wù)文件等。檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期組織檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，成員包括檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表、檔案管理人員等。2.檔案鑒定小組按照檔案保管期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)公司已有的檔案進(jìn)行逐卷、逐件鑒定。鑒定過(guò)程中，應(yīng)充分考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存意義。3.對(duì)于保管期限已滿的檔案，檔案鑒定小組應(yīng)提出鑒定意見(jiàn)，填寫檔案鑒定表。鑒定意見(jiàn)分為繼續(xù)保存、銷毀兩種。對(duì)于擬銷毀的檔案，應(yīng)詳細(xì)注明銷毀原因和檔案內(nèi)容摘要。4.檔案鑒定工作結(jié)束后，檔案鑒定小組應(yīng)將鑒定結(jié)果報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序?qū)M銷毀的檔案進(jìn)行處理。檔案借閱與查閱內(nèi)部借閱與查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱或借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的（查閱或借閱）、檔案名稱、數(shù)量、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.檔案借閱申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，如符合借閱規(guī)定，予以辦理借閱手續(xù)。3.檔案借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，并說(shuō)明原因。4.借閱者應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊原因無(wú)法按時(shí)歸還，應(yīng)及時(shí)辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未歸還的，檔案管理部門將進(jìn)行催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。5.借閱者在借閱檔案期間，應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。外部查閱與借閱1.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱或借閱公司檔案時(shí)，應(yīng)向公司提交檔案查閱或借閱申請(qǐng)函，注明查閱或借閱目的、檔案名稱、數(shù)量、查閱或借閱期限等信息。2.檔案查閱或借閱申請(qǐng)函經(jīng)公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門按照規(guī)定的程序辦理查閱或借閱手續(xù)。3.外部查閱或借閱檔案時(shí)，應(yīng)安排專人陪同，并在指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱或借閱。查閱或借閱過(guò)程中，不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)，不得擅自復(fù)制、拍照、錄像檔案內(nèi)容。4.外部查閱或借閱檔案的期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)查閱或借閱期限，應(yīng)提前向公司提出申請(qǐng)，并說(shuō)明原因。逾期未歸還的，公司將收回檔案，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。5.外部查閱或借閱檔案后，查閱或借閱者應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將檔案歸還公司，并在檔案歸還清單上簽字確認(rèn)。檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)與查閱或借閱者聯(lián)系，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。檔案安全與保密檔案安全管理1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房、存儲(chǔ)設(shè)備、檔案整理場(chǎng)所等的安全管理。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火設(shè)備、防盜設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備、防鼠設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房的管理制度，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房。進(jìn)入檔案庫(kù)房時(shí)，應(yīng)進(jìn)行登記，注明進(jìn)入時(shí)間、人員姓名、事由等信息。4.檔案整理場(chǎng)所應(yīng)保持整潔、有序，嚴(yán)禁在整理場(chǎng)所吸煙、使用明火等。整理檔案時(shí)，應(yīng)注意保護(hù)檔案的安全，避免檔案受到損壞。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。檔案保密管理1.公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，保守公司檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格履行保密職責(zé)，對(duì)檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格管理。在檔案整理、保管、利用等過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。3.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密等重要檔案，應(yīng)實(shí)行專人專管制度，嚴(yán)格限制接觸范圍。4.在檔案利用過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案的保密級(jí)別，對(duì)利用者進(jìn)行必要的保密提醒，并監(jiān)督利用者遵守保密規(guī)定。5.如發(fā)現(xiàn)檔案有泄密情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。對(duì)造成泄密事故的責(zé)任人，應(yīng)依法依規(guī)追究其責(zé)任。監(jiān)督與考核監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，由公司領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門負(fù)責(zé)人、內(nèi)部審計(jì)人員等組成。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案管理工作進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案管理部門的工作情況、檔案責(zé)任人的職責(zé)履行情況、檔案的安全與保密情況等。3.監(jiān)督小組在監(jiān)督檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并要求相關(guān)部門或人員限期整改。整改完成后，應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底解決?？己酥贫?.建立