PAGE檔案管理制度建設(shè)方案一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：確保檔案的全面、系統(tǒng)，不遺漏重要信息。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)，對涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行保密管理。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.負(fù)責(zé)檔案的保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等工作。5.提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，積極開發(fā)利用檔案信息資源。6.對公司各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門各類文件材料的形成、積累和整理工作，并定期移交綜合管理部。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，配合綜合管理部做好檔案管理相關(guān)工作。3.嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理制度，確保本部門檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議文件，公司規(guī)章制度，人事檔案，行政事務(wù)文件等。2.業(yè)務(wù)管理類：涵蓋市場營銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、財(cái)務(wù)管理、采購管理、銷售管理等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件。3.項(xiàng)目管理類：針對公司各類項(xiàng)目，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目實(shí)施過程中的文件、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。4.合同協(xié)議類：公司簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。5.財(cái)務(wù)審計(jì)類：財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)文件等。6.聲像電子類：照片、錄音、錄像、電子文檔等。（二）編號規(guī)則1.采用層次分類編號法，一級類目用大寫字母表示，如“A”代表行政管理類，“B”代表業(yè)務(wù)管理類等。2.二級類目用兩位數(shù)字表示，如“A01”表示公司設(shè)立文件，“B01”表示市場營銷文件等。3.三級類目用三位數(shù)字表示，依此類推。4.對于電子文件，在編號后加“E”標(biāo)識，如“A01001E”表示行政管理類公司設(shè)立文件中的第001份電子文件。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、往來信函等。3.公司員工個(gè)人在工作中形成的重要文件、報(bào)告、總結(jié)等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的文件材料收集齊全，進(jìn)行初步整理。2.對于重要文件和緊急文件，應(yīng)優(yōu)先收集并及時(shí)移交綜合管理部。3.文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章手續(xù)齊全。（三）整理方法1.按照檔案分類方案，對收集到的文件材料進(jìn)行分類。2.每份文件材料應(yīng)編寫頁號，在右上角用鉛筆標(biāo)注。3.去除文件材料上的金屬物，破損的文件應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。4.對文件材料進(jìn)行裝訂，采用左側(cè)裝訂方式，保持整齊美觀。5.填寫卷內(nèi)文件目錄，包括序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號等內(nèi)容。6.編制備考表，說明卷內(nèi)文件的整理情況、缺損情況等。7.按照卷內(nèi)文件目錄順序排列文件材料，裝入檔案盒，并在盒脊上填寫檔案編號、年度、保管期限、起止卷號等信息。五、檔案的保管（一）保管場所1.綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風(fēng)良好。2.庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.具體保管期限參照國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定。一般來說，涉及公司核心機(jī)密、重要權(quán)益、長遠(yuǎn)發(fā)展等文件應(yīng)列為永久保管；對公司一定時(shí)期內(nèi)有查考利用價(jià)值的文件列為長期保管，保管期限為10年至50年；對短期內(nèi)有查考利用價(jià)值的文件列為短期保管，保管期限為1年至10年。（三）檔案存放1.按照檔案分類編號順序，將檔案盒排列上架存放。2.同一類別的檔案應(yīng)集中存放，便于查找和管理。（四）庫房管理1.建立庫房管理制度，明確庫房管理人員職責(zé)。2.定期對庫房進(jìn)行檢查，確保檔案安全。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.嚴(yán)格控制庫房溫度、濕度，溫度保持在14℃24℃之間，濕度保持在45%60%之間。4.非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫房。六、檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部查閱。2.查閱重要檔案或涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱檔案，需持有單位介紹信，經(jīng)公司綜合管理部審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員到綜合管理部填寫《檔案查閱申請表》，說明查閱目的、檔案名稱及編號等信息。2.綜合管理部檔案管理人員根據(jù)查閱權(quán)限進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并提供相應(yīng)的檔案。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員對檔案進(jìn)行檢查，確保檔案無損壞、丟失等情況。（三）借閱管理1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損等。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理人員進(jìn)行核對，如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。（四）檔案利用登記1.綜合管理部應(yīng)建立檔案利用登記臺賬，對檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.登記內(nèi)容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）目的、檔案名稱及編號、歸還日期等。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對到期檔案進(jìn)行鑒定。2.審查檔案的內(nèi)容是否已失去保存價(jià)值，如文件涉及的事項(xiàng)已完成、問題已解決，且無后續(xù)查考利用價(jià)值等。3.考慮檔案的歷史意義、科學(xué)價(jià)值、現(xiàn)實(shí)作用等因素。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對到期檔案進(jìn)行逐卷審查。2.對確定已無保存價(jià)值的檔案，填寫《檔案銷毀審批表》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。3.《檔案銷毀審批表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、綜合管理部負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（四）銷毀方式1.采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷毀人等信息。3.銷毀記錄應(yīng)保存[X]年。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.綜合管理部檔案管理人員負(fù)責(zé)將紙質(zhì)檔案內(nèi)容錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，更新檔案的分類編號、保管期限等信息。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。2.定期對系統(tǒng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。3.安裝防病毒軟件和防火墻，及時(shí)更新系統(tǒng)補(bǔ)丁，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.綜合管理部定期對公司各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、利用等情況。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，督促各部門限期整改。（二）考核評價(jià)1.建立檔案管理工作考核評價(jià)機(jī)制，將檔案管理工