PAGE評估單位檔案管理制度一、總則（一）目的為加強本單位檔案管理，有效保護和利用檔案資源，提高單位工作效率和管理水平，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本單位實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本單位檔案實行集中統(tǒng)一管理，由綜合檔案室負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。2.真實準確原則檔案應(yīng)如實反映本單位各項工作活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和準確性。3.分類科學(xué)原則根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)、時間等因素，進行科學(xué)分類，便于檔案的管理和查找利用。4.安全保密原則加強檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）綜合檔案室1.負責制定和完善本單位檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理本單位各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。3.負責檔案的收集、整理、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案的規(guī)范化和標準化。4.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。5.定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限的檔案提出存毀意見，經(jīng)批準后進行相應(yīng)處理。6.負責檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全。7.積極開展檔案的利用工作，為單位各項工作提供檔案信息支持，按照規(guī)定向有關(guān)部門和人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)。8.負責組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平。（二）各部門兼職檔案員1.負責本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，確保檔案的齊全完整。2.定期將本部門整理好的檔案移交綜合檔案室，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用工作，及時提供本部門相關(guān)檔案信息。4.負責本部門檔案的安全保管，對檔案的保管情況進行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)頒發(fā)的與本單位有關(guān)的文件、指示、規(guī)定、通知等。2.本單位形成的各類文件、報告、計劃、總結(jié)、會議記錄、合同協(xié)議、統(tǒng)計報表等。3.本單位在業(yè)務(wù)活動中形成的技術(shù)文件、圖紙、圖表、數(shù)據(jù)、樣本等科技檔案。4.本單位的會計憑證、賬簿、報表等會計檔案。5.本單位員工的人事檔案，包括履歷表、工資表、考核材料、獎懲材料、任免文件等。6.本單位開展各類業(yè)務(wù)活動形成的業(yè)務(wù)檔案，如項目檔案、客戶檔案、業(yè)務(wù)合同檔案等。7.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確兼職檔案員，負責本部門檔案的收集工作，確保檔案及時、完整地收集。每一項工作活動結(jié)束后，兼職檔案員應(yīng)及時將相關(guān)文件材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的檔案應(yīng)保持文件材料的原始性和完整性，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案。3.對于電子文件，應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式儲存，并定期進行備份。（三）整理方法1.文書檔案按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進行分類整理。年度：以文件形成的自然年度為依據(jù)進行劃分。保管期限：根據(jù)國家規(guī)定，文書檔案保管期限分為永久、定期（3年、5年、10年、15年、20年、30年）。機構(gòu)（問題）：按照本單位內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置或問題性質(zhì)進行分類。整理時，應(yīng)將每份文件進行編號、編目，填寫文件目錄，裝訂成冊，并編制檔案盒封面和脊背標簽。2.科技檔案按照項目專業(yè)階段進行分類整理。項目：以科技項目為單元進行分類。專業(yè)：根據(jù)科技檔案的專業(yè)性質(zhì)，如工程設(shè)計、產(chǎn)品研發(fā)、科研實驗等進行分類。階段：按照科技項目的立項、研究、設(shè)計、施工、驗收等階段進行分類。整理時，應(yīng)繪制項目分類編號索引圖，編制檔案目錄，對每份科技文件進行編號、編目，并填寫卷內(nèi)目錄、備考表等?？萍紮n案應(yīng)根據(jù)其載體形式分別裝訂或裝盒保存。3.會計檔案按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等類別進行分類整理。會計憑證：按月裝訂成冊，每冊厚度應(yīng)適中，一般不超過2厘米。會計賬簿：按年度整理，每本賬簿應(yīng)單獨裝訂，并在封面注明賬簿名稱、年度、冊數(shù)等信息。財務(wù)報告：按年度整理，裝訂成冊，并編制目錄。會計檔案應(yīng)編制會計檔案目錄，注明檔案名稱、保管期限、存放地點等信息。4.人事檔案按照檔案內(nèi)容的類別進行分類整理，一般分為履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、政審材料、黨團材料、獎勵材料、處分材料、工資待遇材料、任免材料等十大類。整理時，應(yīng)按照類別順序排列檔案材料，每類材料應(yīng)編寫頁碼，并填寫檔案目錄。人事檔案應(yīng)使用專門的檔案盒進行保管，并在檔案盒封面和脊背注明員工姓名、檔案編號等信息。5.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)業(yè)務(wù)活動的特點和管理要求，制定相應(yīng)的分類方案進行整理。如項目檔案可按照項目名稱階段文件類別進行分類，客戶檔案可按照客戶名稱業(yè)務(wù)往來文件類別進行分類等。整理時，應(yīng)建立業(yè)務(wù)檔案索引，編制檔案目錄，對每份業(yè)務(wù)文件進行編號、編目，并填寫卷內(nèi)目錄、備考表等。業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)其數(shù)量和保管期限分別裝訂或裝盒保存。四、檔案的保管（一）保管場所1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等安全防護設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度測量設(shè)備、防蟲防鼠藥品等，并定期進行檢查和維護。（二）檔案裝具1.應(yīng)使用符合國家標準的檔案柜、檔案盒、檔案袋等裝具存放檔案。2.檔案柜應(yīng)堅固耐用，便于分類存放檔案，檔案盒、檔案袋應(yīng)采用無酸紙制作，確保檔案的安全保存。3.檔案裝具應(yīng)按照檔案分類編號順序排列，便于查找和管理。（三）檔案保管期限1.文書檔案的保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般分為永久保存和定期保存。永久保存的檔案主要包括本單位制定的重要規(guī)章制度、年度工作計劃和總結(jié)、機構(gòu)演變、人事任免等具有長遠利用價值的文件?！ㄆ诒４娴臋n案根據(jù)其重要程度和利用價值確定不同的保管期限，如3年、5年、10年、15年、20年、30年等。2.科技檔案的保管期限根據(jù)科技項目的性質(zhì)和重要程度確定，一般與科技項目的壽命周期相適應(yīng)，重要的科技項目檔案應(yīng)永久保存。3.會計檔案的保管期限按照《會計檔案管理辦法》執(zhí)行，會計憑證保管期限為30年，會計賬簿保管期限為30年，財務(wù)報告中月度、季度、半年度財務(wù)會計報告保管期限為10年，年度財務(wù)會計報告永久保存。4.人事檔案的保管期限為員工在職期間及離職后一定期限，一般為5年至10年，重要人事檔案應(yīng)永久保存。5.業(yè)務(wù)檔案的保管期限根據(jù)業(yè)務(wù)活動的性質(zhì)和管理要求確定，一般為3年至10年，重要業(yè)務(wù)檔案應(yīng)永久保存。（四）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號順序排列上架存放，便于查找和管理。2.定期對檔案進行清點核對，確保檔案的數(shù)量和保管狀況準確無誤。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。4.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲方式進行保管，并定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。5.嚴格執(zhí)行檔案借閱、歸還制度，對借出的檔案要及時催還，確保檔案按時歸還入庫。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負責人、各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負責對檔案進行鑒定工作。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限規(guī)定，結(jié)合檔案實際情況，對檔案進行鑒定。2.對于已過保管期限但仍有重要利用價值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對于保管期限已滿且確無保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。3.鑒定檔案時，應(yīng)審查檔案的內(nèi)容、來源、形式等方面，判斷其是否具有保存價值。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對檔案進行全面審查，逐卷逐件分析檔案的價值和保管期限。2.對擬銷毀的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀鑒定表》，詳細注明檔案名稱、年度、保管期限、數(shù)量、銷毀原因等信息，并由檔案鑒定工作小組成員簽字確認。3.將《檔案銷毀鑒定表》報單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準后方可進行銷毀。（四）銷毀方法1.對批準銷毀的檔案，應(yīng)采用適當?shù)匿N毀方法，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.紙質(zhì)檔案一般采用焚燒或粉碎的方法進行銷毀；電子檔案應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等技術(shù)手段進行銷毀，并確保存儲介質(zhì)無法再次使用。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認，銷毀清冊應(yīng)永久保存。六、檔案的利用（一）利用范圍1.本單位員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本單位檔案，須經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.司法機關(guān)、行政機關(guān)等因辦案需要查閱本單位檔案，應(yīng)按照有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱本單位員工查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱檔案的名稱、日期、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。外單位查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、日期、查閱目的、查閱人員名單等信息，經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，到綜合檔案室查閱。司法機關(guān)、行政機關(guān)等查閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書或行政公文，填寫《檔案查閱審批表》，經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，到綜合檔案室查閱。查閱檔案時，應(yīng)在綜合檔案室指定的地點進行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，嚴禁在檔案上圈劃、批注、污損。2.借閱本單位員工借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、日期、借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報綜合檔案室負責人審批。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容，不得在檔案上涂改、污損。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案。外單位借閱檔案，須經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準，并簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確借閱期限、借閱用途、保密責任等事項。借閱人員應(yīng)按照協(xié)議要求使用檔案，按時歸還檔案。（三）利用登記綜合檔案室應(yīng)對檔案的查閱、借閱情況進行詳細登記，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人員姓名、所在部門、查閱（借閱）檔案名稱、查閱（借閱）目的、歸還日期等信息。檔案利用登記應(yīng)定期進行整理歸檔，以便日后查詢和統(tǒng)計。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.綜合檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用人次、利用卷次等。3.檔案統(tǒng)計應(yīng)做到準確、及時、全面，統(tǒng)計報表