PAGE非煤礦山檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)非煤礦山企業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和技術(shù)創(chuàng)新中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本企業(yè)及所屬各部門、各單位在非煤礦山生產(chǎn)、建設(shè)、管理等活動(dòng)中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。企業(yè)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則。檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.安全保密原則。加強(qiáng)檔案安全管理，確保檔案信息不泄露，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。4.方便利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為企業(yè)各項(xiàng)工作提供便捷服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)企業(yè)檔案的集中統(tǒng)一管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本企業(yè)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用企業(yè)各類檔案，確保檔案的安全和完整。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門、各單位的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。4.參與企業(yè)重大活動(dòng)和項(xiàng)目建設(shè)，做好相關(guān)檔案的收集和整理工作。5.開發(fā)利用檔案信息資源，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策和技術(shù)創(chuàng)新提供支持。（三）各部門、各單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案管理的具體工作，并接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.配合檔案管理部門做好企業(yè)檔案的集中統(tǒng)一管理工作，及時(shí)向檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.企業(yè)行政管理檔案，包括企業(yè)設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議記錄，企業(yè)規(guī)章制度，工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。2.企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營檔案，包括生產(chǎn)計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、銷售合同、采購合同、財(cái)務(wù)報(bào)表等。3.企業(yè)技術(shù)檔案，包括地質(zhì)勘探報(bào)告、礦山設(shè)計(jì)圖紙、開采方案、選礦工藝流程圖、設(shè)備技術(shù)資料等。4.企業(yè)安全管理檔案，包括安全生產(chǎn)許可證、安全評價(jià)報(bào)告、安全檢查記錄、隱患排查治理臺賬、事故應(yīng)急預(yù)案及演練記錄等。5.企業(yè)人力資源檔案，包括員工招聘、培訓(xùn)、考核、晉升、薪酬福利等相關(guān)文件。6.企業(yè)基本建設(shè)檔案，包括礦山建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、工程招投標(biāo)文件、施工過程中的各項(xiàng)技術(shù)資料、竣工驗(yàn)收文件等。7.企業(yè)科研檔案，包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)申請、研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、成果鑒定及推廣應(yīng)用等相關(guān)文件。8.企業(yè)聲像檔案，包括企業(yè)重大活動(dòng)、生產(chǎn)經(jīng)營場景、設(shè)備運(yùn)行狀況等照片、錄音、錄像資料。9.企業(yè)電子檔案，包括企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的電子文件、電子郵件、數(shù)據(jù)庫文件等。（二）收集要求1.各部門、各單位應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門、本單位在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的檔案，并確保檔案的齊全、完整。2.檔案收集應(yīng)遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按照分類方案進(jìn)行整理。3.對于重要文件和具有長期保存價(jià)值的檔案，應(yīng)同時(shí)收集紙質(zhì)文件和電子文件，并確保兩者內(nèi)容一致。（三）整理原則1.遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征進(jìn)行分類整理，確保分類科學(xué)、合理。3.整理后的檔案應(yīng)編目、裝訂，編制檢索工具，便于查找和利用。（四）整理方法1.文書檔案整理按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。對每份文件進(jìn)行編號、編目，填寫文件目錄。按照文件順序進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用左側(cè)裝訂方式。2.科技檔案整理按照項(xiàng)目分類，每個(gè)項(xiàng)目下再按照階段、專業(yè)進(jìn)行細(xì)分。對項(xiàng)目文件進(jìn)行編號、編目，編制項(xiàng)目文件目錄。對圖紙進(jìn)行折疊、裝訂，標(biāo)注圖號、圖名、比例等信息。3.會計(jì)檔案整理按照會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別進(jìn)行分類。對會計(jì)憑證進(jìn)行裝訂，填寫憑證封面和封底。對會計(jì)賬簿進(jìn)行整理、編目，編制賬簿目錄。4.電子檔案整理按照電子文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存儲。建立電子文件索引目錄，注明文件名稱、存儲位置、日期等信息。對電子文件進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品、防盜報(bào)警裝置等必要的設(shè)施。（二）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。3.按照檔案保管期限，對到期檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案庫存的合理性。4.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份。備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。（三）檔案裝具1.采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放整齊、有序。2.檔案裝具應(yīng)標(biāo)注檔案類別、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、客觀、公正的原則，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確反映檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、來源、保管期限等因素，對檔案進(jìn)行綜合分析和評估，確定檔案的價(jià)值。2.對于保管期限已滿的檔案，應(yīng)重點(diǎn)審查其是否仍具有保存價(jià)值。對于具有重要?dú)v史價(jià)值、查考利用價(jià)值或涉及企業(yè)重大權(quán)益的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、文號、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定小組審核、企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.嚴(yán)禁將應(yīng)銷毀的檔案出售或轉(zhuǎn)讓給其他單位或個(gè)人。六、檔案的利用（一）利用原則1.遵循方便利用、保守機(jī)密的原則，確保檔案利用工作的規(guī)范、有序進(jìn)行。2.檔案利用應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)規(guī)章制度的要求，不得損害企業(yè)利益和他人合法權(quán)益。（二）利用范圍1.企業(yè)內(nèi)部各部門、各單位因工作需要查閱、借閱檔案。2.企業(yè)外部單位因履行法定職責(zé)或合作需要查閱、借閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱、借閱檔案。（三）利用手續(xù)1.企業(yè)內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.企業(yè)外部單位查閱、借閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信和查閱、借閱申請函，經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。查閱、借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的范圍進(jìn)行，如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，并注明用途。3.司法機(jī)關(guān)查閱、借閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書，經(jīng)企業(yè)法律顧問審核、企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。（四）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立檔案查閱室，為利用者提供查閱檔案的場所和設(shè)備。利用者應(yīng)在查閱室內(nèi)查閱檔案，不得將檔案帶出查閱室。2.對于需要借閱的檔案，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的期限進(jìn)行借閱登記，并跟蹤催還。借閱期限屆滿，利用者應(yīng)及時(shí)歸還檔案。3.檔案利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換或撕毀。如發(fā)現(xiàn)檔案損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為企業(yè)各項(xiàng)工作提供便捷的檔案信息支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對企業(yè)各類檔案進(jìn)行全面數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等。建立檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫，確保檔案數(shù)字化信息的準(zhǔn)確、完整和安全。2.檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)選用符合企業(yè)實(shí)際需求的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理、檢索查詢、借閱審批、統(tǒng)計(jì)分析等功能。對檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行定制開發(fā)，滿足企業(yè)個(gè)性化的檔案管理需求。3.信息安全保障建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止信息泄露、篡改和丟失。采用數(shù)據(jù)加密、身份認(rèn)證、訪問控制等技術(shù)手段，確保檔案信息化系統(tǒng)的安全運(yùn)行。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保檔案信息的準(zhǔn)確錄入和及時(shí)更新。2.加強(qiáng)對檔案信息化系統(tǒng)的維護(hù)和管理，定期進(jìn)行系統(tǒng)備份和數(shù)據(jù)清理，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。3.建立檔案信息化利用情況統(tǒng)計(jì)分析制度，及時(shí)掌握檔案利用動(dòng)態(tài)，為企業(yè)決策提供數(shù)據(jù)支持。八、檔案管理監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.企業(yè)設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，定期對各部門、各單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.檔案管理監(jiān)督小組應(yīng)制定監(jiān)督檢查計(jì)劃，明確檢查內(nèi)容、方法和標(biāo)準(zhǔn)，確保監(jiān)督檢查工作的有效性。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核制度1.建立檔案管理工作考核制度，將檔案管理工作納入企業(yè)績效考核體系，對各部門、各單位的檔案管理工作進(jìn)行量化考核