PAGE科普檔案管理制度范本一、總則（一）目的為了加強公司科普檔案的管理，有效保護和利用科普檔案資源，提高公司科普工作的質(zhì)量和效率，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與科普工作相關(guān)的檔案管理，包括但不限于科普活動策劃方案、科普宣傳資料、科普培訓記錄、科普成果展示材料等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司科普檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責收集、整理、保管和利用。2.真實性原則科普檔案應如實反映公司科普工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則全面收集和保存與科普工作相關(guān)的各種文件、資料、記錄等，保證檔案的完整性。4.保密性原則對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的科普檔案，應嚴格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.制定和完善公司科普檔案管理制度，并組織實施。2.負責科普檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立科普檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理，方便查詢和利用。4.定期對科普檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.為公司各部門提供科普檔案的查閱、借閱服務，并做好登記和跟蹤管理。6.參與公司科普工作的規(guī)劃和決策，提供檔案信息支持。（二）各部門職責1.負責本部門科普工作中形成的各類文件、資料、記錄等的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好科普檔案的整理、鑒定、銷毀等工作。3.在開展科普工作過程中，嚴格按照檔案管理要求，規(guī)范文件材料的形成和積累，確保檔案的質(zhì)量。（三）檔案管理人員職責1.熟悉檔案管理業(yè)務檔案管理人員應具備檔案管理專業(yè)知識，熟悉科普檔案的形成規(guī)律和特點。掌握檔案管理的基本技能，如文件整理、編目、裝訂、信息化操作等。2.認真履行工作職責負責科普檔案的日常收集、整理、保管等工作，確保檔案的完整和安全。嚴格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，做好登記和跟蹤管理工作，防止檔案丟失或損壞。積極參與檔案管理的各項業(yè)務培訓和學習，不斷提高自身業(yè)務水平。3.保守檔案機密信息對涉及公司機密的科普檔案，嚴格保密，不得泄露給無關(guān)人員。在檔案管理工作中，遵守職業(yè)道德，確保檔案信息的安全。三、檔案收集（一）收集范圍1.科普活動策劃與組織科普活動方案、計劃、通知等文件?；顒蝇F(xiàn)場照片、視頻、音頻等資料?；顒訁⑴c人員名單、簽到表等記錄。2.科普宣傳資料科普宣傳冊、海報、宣傳單頁等設計稿和印刷品?？破站W(wǎng)站、公眾號等新媒體平臺發(fā)布的內(nèi)容及后臺數(shù)據(jù)記錄。與外部媒體合作進行科普宣傳的相關(guān)協(xié)議、報道等資料。3.科普培訓記錄培訓計劃、教案、課件等文件。培訓簽到表、學員反饋表等記錄。培訓考核試卷、成績記錄等資料。4.科普成果展示科普成果報告、論文、著作等?？破粘晒@獎證書、獎杯、獎牌等實物照片及相關(guān)證明材料。科普成果在各類展覽、展示活動中的展示資料，如展板設計稿、展品介紹等。5.其他與科普工作相關(guān)的文件、資料上級主管部門關(guān)于科普工作的文件、通知等。公司內(nèi)部關(guān)于科普工作的會議紀要、領(lǐng)導批示等。與科普工作相關(guān)的調(diào)研資料、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責科普文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.各部門應在每年年底前，將本年度形成的科普文件材料整理后移交檔案管理部門。四、檔案整理（一）分類標準1.按年度分類將科普檔案按形成年度進行分類，每年形成的檔案單獨存放。2.按類別分類科普活動類：包括各類科普活動的策劃、組織、實施等相關(guān)文件資料?？破招麄黝悾汉w科普宣傳冊、海報、新媒體內(nèi)容等宣傳資料?？破张嘤栴悾荷婕翱破张嘤柕挠媱?、教案、記錄等文件。科普成果類：包含科普成果報告、獲獎證書等相關(guān)材料。其他類：如上級文件、會議紀要等與科普工作相關(guān)的其他文件資料。（二）整理方法1.文件材料的裝訂對紙質(zhì)文件材料進行整理，去除金屬物，采用線裝或膠裝的方式進行裝訂，確保文件整齊、牢固。對于紙張較小的文件，可采用粘貼或折疊的方式進行處理，使其與其他文件大小一致。2.編目與編號按分類標準對整理好的檔案進行編目，編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。為每份檔案賦予唯一的編號，編號應遵循一定的規(guī)則，便于查詢和管理。編號可采用年度+類別+流水號的形式，如2023KHHD001，表示2023年科普活動類的第1份檔案。3.裝盒與上架將編目后的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、年度、起止編號等信息。按照檔案類別和編號順序，將檔案盒上架存放，便于查找和利用。五、檔案保管（一）保管期限劃分1.永久保管涉及公司核心科普成果、具有重要歷史價值和長遠利用價值的文件材料，如重大科普項目的成果報告、公司科普工作發(fā)展歷程中的標志性文件等，應永久保管。2.定期保管其他科普檔案根據(jù)其重要程度和利用價值，確定保管期限為10年或30年。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，可按規(guī)定進行銷毀。（二）保管條件1.檔案庫房檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜通風等條件，確保檔案的安全保管。庫房內(nèi)溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應控制在45%60%之間。2.檔案裝具采用符合標準的檔案柜、檔案盒等裝具存放檔案，確保檔案存放整齊、有序，便于查找和管理。定期對檔案裝具進行檢查和維護，如有損壞應及時更換修復。（三）檔案清點與檢查1.檔案管理人員應定期對檔案進行清點，核對檔案數(shù)量、編號、目錄等信息，確保檔案的完整和準確。2.每年對檔案庫房進行全面檢查，檢查檔案的保管狀況，如有無霉變、蟲蛀、損壞等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理。3.對電子檔案應定期進行備份，并檢查備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案利用（一）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱科普檔案，應填寫《科普檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時，檔案管理人員應在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門負責人同意。3.借閱檔案因特殊情況需要借閱科普檔案的，借閱人員應填寫《科普檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損等。借閱期滿后，借閱人員應及時歸還檔案，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應及時查明原因并追究責任。（二）檔案統(tǒng)計與分析1.檔案管理部門應建立科普檔案利用統(tǒng)計臺賬，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細記錄，包括查閱（借閱）時間、查閱（借閱）人員、查閱（借閱）內(nèi)容等信息。2.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，了解檔案的利用頻率、利用目的等，為檔案管理工作的優(yōu)化提供依據(jù)。3.根據(jù)檔案利用統(tǒng)計分析結(jié)果，及時調(diào)整檔案管理策略，如優(yōu)化檔案分類、完善檔案編目等，提高檔案的利用效率。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度，對保管期滿的科普檔案進行鑒定。2.鑒定工作應堅持全面審查、準確判定、嚴格把關(guān)的原則，確保鑒定結(jié)果的科學性和準確性。（二）鑒定組織成立由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門代表、檔案管理人員等組成的檔案鑒定小組，負責科普檔案的鑒定工作。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組對保管期滿的檔案進行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值、保管期限等因素，綜合判定檔案是否仍有保存價值。2.對于仍有保存價值的檔案，應重新確定保管期限；對于確無保存價值的檔案，應填寫《科普檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀理由等信息，報公司領(lǐng)導審批。（四）銷