PAGE英山縣檔案管理制度規(guī)定一、總則（一）目的為加強(qiáng)英山縣檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本縣實(shí)際情況，制定本制度規(guī)定。（二）適用范圍本制度規(guī)定適用于英山縣各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體以及其他組織的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：英山縣各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，保證檔案內(nèi)容的完整性。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全防護(hù)措施，確保檔案信息不泄露，維護(hù)檔案安全。4.方便利用原則：建立健全檔案利用機(jī)制，便于檔案的查閱、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置英山縣設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)全縣檔案管理工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)工作需要，設(shè)立相應(yīng)的檔案管理部門或配備專（兼）職檔案管理人員。（二）檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理制度并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)收集、整理、保管本單位各類檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。組織檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行處理。提供檔案查閱、借閱服務(wù)，積極開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為單位各項(xiàng)工作提供支持。對(duì)下屬單位的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。2.檔案管理人員職責(zé)認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，遵守檔案管理工作紀(jì)律和職業(yè)道德規(guī)范。負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等基礎(chǔ)工作，確保檔案整理質(zhì)量。做好檔案的保管、保護(hù)工作，定期檢查檔案保管狀況，及時(shí)處理檔案保管中出現(xiàn)的問(wèn)題。按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，做好檔案利用登記和統(tǒng)計(jì)工作。積極參與檔案信息化建設(shè)，協(xié)助完成檔案數(shù)字化錄入、存儲(chǔ)和管理工作。對(duì)檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)，并提出改進(jìn)建議。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.文書(shū)檔案：包括各類公文、函件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.科技檔案：涵蓋科研項(xiàng)目、工程建設(shè)、設(shè)備儀器等方面形成的檔案，如項(xiàng)目立項(xiàng)文件、研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。3.人事檔案：包含干部職工的履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資、職稱、黨團(tuán)組織關(guān)系等方面的檔案材料。4.會(huì)計(jì)檔案：包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)各單位業(yè)務(wù)特點(diǎn)，收集整理在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案，如合同協(xié)議、業(yè)務(wù)往來(lái)文件、客戶資料等。6.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等反映單位重要活動(dòng)、事件的聲像資料。7.電子檔案：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件、資料、記錄等，如電子公文、電子報(bào)表、數(shù)據(jù)庫(kù)文件等。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門形成的各類檔案，并定期移交檔案管理部門。2.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、偽造、損毀或丟失。對(duì)于破損、褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對(duì)電子檔案的收集，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性和可讀性，按照規(guī)定格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行保存。（三）檔案整理方法1.文書(shū)檔案整理按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類，編制分類方案。對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)文件目錄，注明文件的文號(hào)、題名、日期、責(zé)任者等信息。將文件材料按照分類順序進(jìn)行裝訂，采用三孔一線或縫紉機(jī)裝訂的方式，確保裝訂牢固、整齊美觀。2.科技檔案整理根據(jù)項(xiàng)目或?qū)I(yè)特點(diǎn)，按照項(xiàng)目階段、專業(yè)類別等進(jìn)行分類。對(duì)每個(gè)項(xiàng)目或?qū)I(yè)的檔案進(jìn)行編號(hào)，編制項(xiàng)目檔案目錄，詳細(xì)記錄項(xiàng)目檔案的組成部分、編號(hào)、題名、日期等信息。對(duì)圖紙類檔案，應(yīng)折疊成A４幅面，圖面朝里，按照順序裝訂或裝盒存放。3.人事檔案整理按照干部人事檔案管理規(guī)定，對(duì)檔案材料進(jìn)行分類整理，分為履歷材料、自傳材料、考核材料、任免材料、鑒定材料、學(xué)歷學(xué)位材料、培訓(xùn)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、工資待遇材料、出國(guó)（境）材料、黨團(tuán)組織材料、其他材料等十大類。對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)檔案目錄，注明材料的名稱、日期、形成單位等信息。將檔案材料按照類別順序進(jìn)行裝訂，采用三孔一線或縫紉機(jī)裝訂的方式，確保裝訂牢固、整齊美觀。4.會(huì)計(jì)檔案整理按照會(huì)計(jì)檔案保管期限，將會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等分別整理。對(duì)會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)按照月份順序進(jìn)行編號(hào)、裝訂，每本憑證厚度應(yīng)保持一致。對(duì)會(huì)計(jì)賬簿，應(yīng)按照年度、賬簿種類進(jìn)行整理，編制賬簿目錄，注明賬簿名稱、年度、起止日期等信息。對(duì)會(huì)計(jì)報(bào)表，應(yīng)按照年度、報(bào)表種類進(jìn)行整理，編制報(bào)表目錄，注明報(bào)表名稱、年度、日期等信息。5.業(yè)務(wù)檔案整理根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和檔案形成規(guī)律，確定分類方法，如按照業(yè)務(wù)類型、客戶類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類。對(duì)每份業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)業(yè)務(wù)檔案目錄，注明檔案的題名、日期、業(yè)務(wù)編號(hào)、客戶名稱等信息。將業(yè)務(wù)檔案按照分類順序進(jìn)行裝訂或裝盒存放，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。6.聲像檔案整理對(duì)照片檔案，應(yīng)按照拍攝時(shí)間、內(nèi)容主題等進(jìn)行分類，編寫(xiě)照片說(shuō)明，注明拍攝日期、地點(diǎn)、人物、事件等信息。對(duì)錄音、錄像檔案，應(yīng)按照錄制時(shí)間、內(nèi)容主題等進(jìn)行分類，編寫(xiě)錄音、錄像說(shuō)明，注明錄制日期、地點(diǎn)、人物、事件等信息。將聲像檔案按照分類順序進(jìn)行整理，采用電子存儲(chǔ)或刻錄光盤等方式進(jìn)行保存，并建立相應(yīng)的目錄索引。7.電子檔案整理按照電子文件的分類方案，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)電子檔案進(jìn)行命名、編號(hào)，確保文件名規(guī)范、準(zhǔn)確，便于查找和管理。建立電子檔案元數(shù)據(jù)，詳細(xì)記錄電子檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、格式、大小、密級(jí)等信息，以便于檢索和利用。四、檔案的保管與保護(hù)（一）檔案保管場(chǎng)所建設(shè)1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害生物等功能。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、溫濕度計(jì)、防蟲(chóng)藥品、消防器材、防盜報(bào)警裝置等，確保檔案保管環(huán)境符合要求。3.庫(kù)房應(yīng)按照檔案類別、保管期限等進(jìn)行分區(qū)存放，設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，便于檔案的查找和管理。（二）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有破損、霉變、蟲(chóng)蛀等情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。2.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。4.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃，防止灰塵、雜物等對(duì)檔案造成污染。5.對(duì)檔案庫(kù)房的設(shè)施設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保其正常運(yùn)行。（三）檔案保護(hù)措施1.對(duì)紙質(zhì)檔案的保護(hù)，應(yīng)采取修復(fù)、裱糊、裝訂等措施，延長(zhǎng)檔案使用壽命。2.對(duì)電子檔案的保護(hù)，應(yīng)采取數(shù)據(jù)加密、訪問(wèn)控制、病毒防護(hù)等措施，確保電子檔案的安全。3.對(duì)聲像檔案中的照片、錄音、錄像等，應(yīng)采取翻拍、轉(zhuǎn)錄、修復(fù)等措施，防止其損壞或丟失。4.對(duì)重要檔案應(yīng)采取特殊保護(hù)措施，如設(shè)立專柜存放、專人保管等，確保檔案的安全。五、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定工作組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（二）檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限表，結(jié)合本單位實(shí)際情況，確定檔案的鑒定標(biāo)準(zhǔn)。2.對(duì)保管期限已滿的檔案，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)鑒定，判斷其是否仍具有保存價(jià)值。3.對(duì)涉及重要事項(xiàng)、機(jī)密信息、歷史研究等方面的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。（三）檔案鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)已滿保管期限的檔案進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對(duì)需要鑒定檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的題名、日期、文號(hào)、責(zé)任者、保管期限等信息。4.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（四）檔案銷毀1.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。2.檔案銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.檔案銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。六、檔案的利用與統(tǒng)計(jì)（一）檔案利用服務(wù)1.建立檔案查閱、借閱制度，明確查閱、借閱的范圍、程序和手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立檔案查閱室，為利用者提供良好的查閱環(huán)境。3.對(duì)查閱、借閱檔案的利用者，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理登記手續(xù)，注明利用者姓名、單位、查閱或借閱檔案的名稱、日期、用途等信息。4.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，及時(shí)提供檔案查閱、借閱服務(wù)，確保利用者能夠順利獲取所需檔案信息。（二）檔案利用登記與統(tǒng)計(jì)1.建立檔案利用登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案查閱、借閱的時(shí)間、利用者姓名、單位、檔案名稱、用途等信息。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用動(dòng)態(tài)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。3.檔案利用統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)及時(shí)報(bào)送單位領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)檔案管理部門。七、檔案信息化建設(shè)（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立覆蓋英山縣各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中管理和共享利用。2.推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。3.利用信息技術(shù)手段，加強(qiáng)檔案安全防護(hù)，確保檔案信息的安全保密。（二）檔案信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)選擇適合英山縣檔案管理工作需求的檔案管理軟件，建立檔案信息化管理平臺(tái)。在檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置檔案收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化操作。建立檔案信息資源庫(kù)，對(duì)各類檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和查詢。2.檔案數(shù)字化工作制定檔案數(shù)字化工作計(jì)劃，明確數(shù)字化范圍、標(biāo)準(zhǔn)和要求。對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等數(shù)字化處理，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并進(jìn)行備份和維護(hù)。3.檔案安全防護(hù)體系建設(shè)建立檔案信息安全管理制度，明確檔案信息安全責(zé)任。采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密技術(shù)、身份認(rèn)證等安全防護(hù)措施，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。（三）檔案信息化建設(shè)保障措施