PAGE工程檔案管理工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為公司工程建設(shè)、運(yùn)營(yíng)管理、維護(hù)維修以及技術(shù)創(chuàng)新等提供可靠的依據(jù)和支持，特制定本工作制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項(xiàng)目從項(xiàng)目立項(xiàng)、規(guī)劃設(shè)計(jì)、施工建設(shè)、竣工驗(yàn)收至交付使用全過(guò)程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：工程檔案應(yīng)如實(shí)反映工程建設(shè)的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋工程建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的文件資料，保證檔案的全面性和系統(tǒng)性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)、文字等表達(dá)清晰規(guī)范。4.及時(shí)性原則：工程檔案應(yīng)隨工程進(jìn)度同步整理、歸檔，確保檔案資料的時(shí)效性。5.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密以及國(guó)家秘密的工程檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司工程檔案管理工作制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.指導(dǎo)、協(xié)調(diào)各部門做好工程檔案的收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理公司工程檔案，建立健全工程檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效存儲(chǔ)和便捷查詢。4.定期對(duì)工程檔案進(jìn)行檢查、鑒定和統(tǒng)計(jì)，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.負(fù)責(zé)工程檔案的借閱、利用和保密工作，按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，保障檔案的合理利用。（二）項(xiàng)目建設(shè)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門工程項(xiàng)目檔案工作的組織和實(shí)施，明確專人負(fù)責(zé)檔案管理。2.按照檔案管理要求，及時(shí)收集、整理本部門在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的各類文件資料，并進(jìn)行初步分類和編目。3.配合檔案管理部門做好工程檔案的歸檔工作，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。4.在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，督促各參建單位做好各自負(fù)責(zé)范圍內(nèi)的檔案管理工作，對(duì)不符合要求的及時(shí)進(jìn)行整改。（三）參建單位職責(zé)1.各參建單位應(yīng)建立健全本單位的工程檔案管理制度，明確檔案管理責(zé)任人，負(fù)責(zé)本單位承擔(dān)工程項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔工作。2.嚴(yán)格按照國(guó)家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)以及公司要求，做好工程文件資料的形成、積累和保管工作，確保檔案資料真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、規(guī)范。3.在工程竣工驗(yàn)收前，將本單位整理好的工程檔案移交項(xiàng)目建設(shè)部門審核，審核通過(guò)后統(tǒng)一移交公司檔案管理部門。三、檔案收集（一）收集范圍1.項(xiàng)目立項(xiàng)文件，包括項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目批復(fù)等。2.規(guī)劃設(shè)計(jì)文件，如規(guī)劃選址意見(jiàn)書(shū)、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等。3.工程建設(shè)過(guò)程中的各類合同文件，包括勘察設(shè)計(jì)合同、施工合同、監(jiān)理合同、材料設(shè)備采購(gòu)合同等。4.施工過(guò)程中的技術(shù)文件，如施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程變更通知、施工日志、工程測(cè)量記錄、試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告等。5.工程質(zhì)量驗(yàn)收文件，包括分項(xiàng)、分部、單位工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。6.工程竣工圖，包括建筑、結(jié)構(gòu)、電氣及智能化、給排水、暖通等專業(yè)竣工圖。7.工程監(jiān)理文件，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。8.工程聲像檔案，包括工程建設(shè)前期及施工過(guò)程中的照片、錄像等。9.其他與工程建設(shè)相關(guān)的文件資料，如工程招投標(biāo)文件、工程結(jié)算資料等。（二）收集要求1.各部門和參建單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)工程檔案的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、完整地收集。2.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備，采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料和載體。3.對(duì)電子文件的收集，應(yīng)確保其格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，并與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。同時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)丟失。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)工程檔案按照工程項(xiàng)目的不同階段和文件資料的性質(zhì)進(jìn)行分類，一般分為工程前期文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件等大類，每大類再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。（二）整理方法1.紙質(zhì)檔案的整理按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類，同一類別的文件按照時(shí)間順序排列。對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編制文件目錄，目錄應(yīng)包含文件編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者等信息，并按照分類順序裝訂成冊(cè)。對(duì)破損或褪色的文件進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。2.電子檔案的整理按照分類標(biāo)準(zhǔn)建立電子文件夾結(jié)構(gòu)，將電子文件分類存儲(chǔ)在相應(yīng)的文件夾中。對(duì)電子文件進(jìn)行命名，命名應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，反映文件的主要內(nèi)容和日期等關(guān)鍵信息。建立電子文件索引目錄，索引目錄應(yīng)與紙質(zhì)文件目錄相對(duì)應(yīng)，便于快速查找電子文件。對(duì)電子文件進(jìn)行元數(shù)據(jù)標(biāo)注，元數(shù)據(jù)應(yīng)包含文件的題名、日期、責(zé)任者、格式、大小等信息，確保電子文件的可追溯性和規(guī)范性。五、檔案歸檔（一）歸檔時(shí)間1.項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的各類文件資料，應(yīng)在每個(gè)階段結(jié)束后及時(shí)歸檔。例如，每月底將當(dāng)月形成的施工文件進(jìn)行歸檔，工程竣工驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi)完成全部工程檔案的歸檔工作。2.參建單位應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收前，將本單位整理好的工程檔案移交項(xiàng)目建設(shè)部門審核，審核通過(guò)后統(tǒng)一移交公司檔案管理部門。（二）歸檔程序1.項(xiàng)目建設(shè)部門在收到參建單位移交的工程檔案后，應(yīng)組織專人進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)通知參建單位進(jìn)行整改，整改合格后再進(jìn)行歸檔。2.審核通過(guò)的工程檔案，由項(xiàng)目建設(shè)部門填寫(xiě)《工程檔案歸檔清單》，詳細(xì)記錄檔案的類別、數(shù)量、移交時(shí)間等信息，并與檔案管理部門辦理交接手續(xù)。3.檔案管理部門在接收工程檔案時(shí)，應(yīng)對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行核對(duì)，核對(duì)無(wú)誤后在《工程檔案歸檔清單》上簽字確認(rèn)，并將檔案入庫(kù)保管。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類別和保管期限進(jìn)行合理排列。（二）保管要求1.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查，查看是否有破損、霉變等情況，如有問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理。2.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)，檢查數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。3.對(duì)聲像檔案應(yīng)進(jìn)行妥善保管，確保影像清晰、聲音完整。同時(shí)，應(yīng)建立聲像檔案目錄，便于查找和利用。4.按照檔案保管期限的要求，對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，到期檔案應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和處置。七、檔案利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工程建設(shè)、運(yùn)營(yíng)管理、維護(hù)維修、技術(shù)創(chuàng)新等工作需要，可查閱利用工程檔案。外部單位因工作需要查閱利用公司工程檔案的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）利用程序1.公司內(nèi)部人員查閱利用工程檔案，應(yīng)填寫(xiě)《工程檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門根據(jù)查閱申請(qǐng)表，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作。查閱登記應(yīng)包括查閱日期、查閱人員姓名、部門、查閱內(nèi)容、歸還日期等信息。3.外部單位查閱利用公司工程檔案，應(yīng)提前向公司提交查閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并加蓋單位公章。公司檔案管理部門收到申請(qǐng)函后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，由檔案管理部門與外部單位簽訂《工程檔案查閱利用協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，并按照協(xié)議要求提供檔案查閱服務(wù)。4.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案資料，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或損毀檔案。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、項(xiàng)目建設(shè)部門、相關(guān)技術(shù)專家等人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)國(guó)家和行業(yè)相關(guān)規(guī)定以及公司實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)考慮檔案的內(nèi)容價(jià)值、歷史意義、現(xiàn)實(shí)利用需求等因素，確定檔案的保管期限。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，列出需鑒定的檔案清單，并提交檔案鑒定小組。2.檔案鑒定小組對(duì)需鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的存毀。對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)《工程檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案管理部門指定專人進(jìn)行銷毀，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀日期、銷毀人員等信息，銷毀清冊(cè)應(yīng)長(zhǎng)期保存。九、保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密以及國(guó)家秘密的工程檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.設(shè)立專門的保密檔案室，對(duì)保密檔案進(jìn)行單獨(dú)存放，并采取必要的保密措施，如限制訪問(wèn)權(quán)限、安裝監(jiān)控設(shè)備等。3.在檔案查閱利用過(guò)程中，對(duì)涉及保密內(nèi)容的檔案，應(yīng)嚴(yán)格控制查閱范圍和使用方式，查閱人員不得擅自傳播或泄露檔案內(nèi)容。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的消防器材和