PAGE2018年法治檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司法治檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，維護(hù)公司合法權(quán)益，促進(jìn)公司依法治理，依據(jù)國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價(jià)值的法治檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司法治檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.依法依規(guī)原則。嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及檔案管理相關(guān)規(guī)定，規(guī)范檔案管理工作流程。3.真實(shí)準(zhǔn)確原則。檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司業(yè)務(wù)活動實(shí)際情況，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。4.安全保密原則。加強(qiáng)檔案安全防護(hù)，確保檔案信息不泄露，維護(hù)公司商業(yè)秘密和合法權(quán)益。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善公司法治檔案管理制度，并組織實(shí)施。指導(dǎo)、監(jiān)督各部門法治檔案的收集、整理、歸檔工作。集中保管公司法治檔案，建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、利用等服務(wù)工作，確保檔案合理使用。定期對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案質(zhì)量。2.各部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)活動中法治檔案的收集、整理、初步審核，并按規(guī)定定期移交檔案管理部門。明確專人負(fù)責(zé)法治檔案管理工作，確保檔案管理工作的順利開展。配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等相關(guān)工作，提供必要的協(xié)助。二、檔案收集（一）收集范圍1.合同協(xié)議類各類經(jīng)濟(jì)合同、租賃合同、技術(shù)合同、服務(wù)合同等。應(yīng)涵蓋合同的簽訂背景、條款內(nèi)容、履行情況、變更記錄等完整信息。合作協(xié)議、戰(zhàn)略合作協(xié)議等涉及公司合作關(guān)系的文件。2.法律糾紛類訴訟案件檔案，包括起訴狀、答辯狀、證據(jù)材料、庭審記錄、判決書、裁定書等。仲裁案件檔案，如仲裁申請書、仲裁答辯書、仲裁裁決書等。行政復(fù)議案件相關(guān)材料，包括復(fù)議申請書、答復(fù)書、復(fù)議決定書等。3.合規(guī)審查類公司內(nèi)部規(guī)章制度的合法性審查意見及相關(guān)材料。重大決策、重要項(xiàng)目的法律風(fēng)險(xiǎn)評估報(bào)告及審查記錄。對業(yè)務(wù)活動涉及法律法規(guī)、政策文件的研究分析報(bào)告。4.文件通知類國家法律法規(guī)、政策文件的收集與整理，重點(diǎn)關(guān)注與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的條款解讀。政府部門發(fā)布的各類通知、公告，涉及公司業(yè)務(wù)的及時(shí)收集歸檔。行業(yè)主管部門的規(guī)范性文件、指導(dǎo)意見等。5.知識產(chǎn)權(quán)類商標(biāo)、專利、著作權(quán)等知識產(chǎn)權(quán)的申請文件、證書及相關(guān)維護(hù)記錄。知識產(chǎn)權(quán)侵權(quán)糾紛案件檔案及處理情況。6.其他類公司法律顧問出具的法律意見書、律師函等。與外部法律機(jī)構(gòu)簽訂的法律服務(wù)合同及相關(guān)工作記錄。涉及公司法治建設(shè)的會議紀(jì)要、調(diào)研報(bào)告等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后及時(shí)收集相關(guān)法治檔案材料，確保檔案的時(shí)效性和完整性。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，原件優(yōu)先收集，如無法提供原件，應(yīng)提供清晰、完整的復(fù)印件，并注明出處。3.檔案材料應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步整理，便于后續(xù)移交和管理。例如，合同協(xié)議類可按合同類型、簽訂時(shí)間順序排列；法律糾紛類按案件類型、發(fā)生時(shí)間整理。（三）收集流程1.各部門檔案管理人員定期對本部門業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的法治檔案材料進(jìn)行收集、匯總。2.對收集到的檔案材料進(jìn)行初步審核，確保材料符合歸檔要求。審核內(nèi)容包括材料的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性以及與業(yè)務(wù)活動的關(guān)聯(lián)性等。3.填寫檔案移交清單，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、移交部門等信息。4.將審核后的檔案材料及移交清單一并移交至公司檔案管理部門。檔案管理部門接收后，應(yīng)對移交的檔案進(jìn)行再次審核，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與移交部門溝通解決。三、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按檔案內(nèi)容分類合同協(xié)議類法律糾紛類合規(guī)審查類文件通知類知識產(chǎn)權(quán)類其他類2.按年度分類以檔案形成年度為依據(jù)進(jìn)行分類，便于查找和統(tǒng)計(jì)。例如，將2018年形成的所有法治檔案歸為一類。3.按保管期限分類永久保管檔案：對公司具有重要?dú)v史價(jià)值、涉及重大權(quán)益且需長期保存的檔案，如公司成立以來的重要合同協(xié)議、重大法律糾紛案件檔案等。定期保管檔案：根據(jù)檔案的重要程度和實(shí)際利用價(jià)值，確定保管期限為10年、30年等。如一般性合同協(xié)議、一般性法律糾紛案件檔案等。（二）整理方法1.裝訂對紙張規(guī)格不一致、破損或散裝的檔案材料進(jìn)行整理和修復(fù)，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂，并確保裝訂牢固、整齊。2.編頁對已裝訂的檔案材料進(jìn)行編頁，編寫頁號應(yīng)準(zhǔn)確清晰，便于查閱和統(tǒng)計(jì)。頁號編寫位置應(yīng)統(tǒng)一，一般在每頁正面的右上角、背面的左上角。3.編目編制卷內(nèi)目錄，詳細(xì)記錄卷內(nèi)每份文件的題名、日期、頁號、備注等信息。卷內(nèi)目錄應(yīng)排列在卷內(nèi)文件首頁之前。編制案卷目錄，以案卷為單位，記錄案卷的編號、題名、年度、保管期限、密級、頁數(shù)、備注等信息。案卷目錄應(yīng)按一定順序排列，便于查找和管理。4.裝盒將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒封面和脊背填寫相關(guān)信息，包括全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、起止件號、盒號等，確保檔案存放有序、標(biāo)識清晰。四、檔案保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等，保障檔案保管環(huán)境適宜。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管采用檔案密集架存放紙質(zhì)檔案，按照分類、年度、保管期限等順序排列，便于查找和管理。定期對紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)紙張發(fā)黃、破損、字跡模糊等情況，及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.電子檔案保管建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行分類存儲，確保電子檔案的完整性和可讀性。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并進(jìn)行定期備份。制定電子檔案備份策略，采用磁帶備份、光盤備份、異地存儲等多種方式，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失。定期對電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行，防止電子檔案被篡改或損壞。（三）保管期限1.永久保管檔案應(yīng)長期保存，未經(jīng)法定程序不得銷毀。2.定期保管檔案在保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的，可按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（四）檔案鑒定1.公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、法務(wù)部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。2.檔案鑒定小組定期對保管期限屆滿的檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值、法律意義等因素，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息。檔案銷毀清冊應(yīng)經(jīng)檔案鑒定小組審核簽字，并報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（五）檔案銷毀1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，確保銷毀過程的安全、徹底。2.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)由檔案管理部門、法務(wù)部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員共同監(jiān)銷，并在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀后，檔案銷毀清冊應(yīng)作為檔案資料長期保存，以備查考。五、檔案利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱法治檔案，應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)檔案管理部門審批。2.涉及公司重大機(jī)密、商業(yè)秘密的檔案，查閱申請需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位或個(gè)人查閱公司法治檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司檔案管理部門審核同意，并報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱申請人提交查閱申請表后，檔案管理部門根據(jù)審批意見，確定是否提供查閱服務(wù)。2.如需查閱紙質(zhì)檔案，檔案管理人員應(yīng)在指定地點(diǎn)提供查閱，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案安全。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.如需查閱電子檔案，檔案管理人員應(yīng)在電子檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置查閱權(quán)限，限定查閱范圍和時(shí)間，并對查閱操作進(jìn)行記錄。4.查閱人員查閱檔案后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱法治檔案，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)檔案管理部門審批。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.外部單位或個(gè)人借閱公司法治檔案，應(yīng)按照查閱程序辦理審批手續(xù)，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、拍照、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞或丟失的，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（四）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對法治檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。